采购操作规程

采购操作规程

1 目的

对采购的过程与供方进行控制，确保所采购的产品符合技术标准要求。

2 范围

适用于对本公司生产所需要的原辅材料、包装物采购及供方提供服务的控制，

对供方进行选择，评价和控制。

3 职责

3.1 总经理审批《月采购计划表》、《采购订单》、《采购申请单》。

3.2 采购部负责供方选择、评估、控制及物资采购工作；总公司负责统一招

标物料供应商选择、评估；新产品开发首次用物料供应商的选择、评估由技术中

心确定。

3.3 质量管理部负责制定采购物质技术标准和采购物资进厂验证，参

与对合格供方年度评定。

3.4采购部负责仓储物资的收、发及管理工作。

3.5 公司财务部负责采购费用的审查，结算和支付。

4 程序

4.1 采购物资分类

根据对生产过程的影响程度，将采购物资分为A、B、C三类。

A类：直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资（包

括原、辅料和包装材料）。

B类：指一般不影响最终产品的质量或即使略有影响但可采取措施予以纠正的

物资（包括设备备件、化学试剂、消毒剂、计量、检验用具等物资）。

C类：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资（包括办公用品、劳保用品等）。

4.2 对供方的评价

4.2.1 采购部根据采购物资技术标准和生产需要，通过对采购物资

的质量、价格、供货周期等条件进行比较后，选择合格的供方，填写《供方综合能力评价表》，对同类的重要物资和一般物资，应储备合格的供方。根据《采购物资分类明细表》规定的产品类别，明确供方的质量、价格、交货能力、使用情况、售后服务等。

4.2.2 采购原则

4.2.2.1 坚持先厂家后商家。

4.2.2.2优先选用质优价廉、信守合同、售后服务好，具有产品生

产、经营许可证的供方。

4.2.2.3采购的原料、辅料应符合相应的食品安全国家标准、地方标准和企业标准的规定。杜绝采购乳或乳制品以外的动物性蛋白质（允许使用的食品添加剂除外）或其他非食用原料制成的产品作为生产原料。

4.2.3 对有多年业务往来的重要物资的供方，应提供充分的书面证

明材料，可以包括以下内容，以证实其质量保证能力。

4.2.3.1企业法人营业执照、卫生许可证、税务登记证、国家认可的质检部门检验报告。

4.2.3.2供方产品的质量、价格、交货能力等情况。

4.2.3.3供方的售后服务和支持能力等。

4.2.4 对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料

外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货。

4.2.4.1 新供方根据提供的技术要求提供少量样品；

4.2.4.2 质量管理部对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写《供

方综合能力评价表》中相应栏目，反馈给采购部。

4.2.4.3 样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；

4.2.4.4 样品验证合格后，采购部通知供方小批量供货，经质量管理部

进货验证合格后，交生产部门试用，并由质量管理部出具相应试用后的验证报告，填写《供方综合能力评价表》中相关栏目，反馈给采购部。

4.2.4.5小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验

证、小批量试用均合格的供方可列为合格供方。

4.2.5 对于一般物资供方，需要经过样品验证和小批量试用合格

后，各相关部门提供评价意见，可列为合格供方。

4.2.6 供方产品如出现严重质量问题，质量管理部应向供方发出《纠

正和预防措施处理单》或质量“协调函”，如发出两次处理单而质量没有明显改

进的，应取消其供货资格。对于有质量问题的物资，由质量管理部提出降价、更换、退货以及经济赔偿等处理意见，采购部执行。

4.2.7 采购部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方综合

能力评价表》连续两次评定仍不合格，取消其供货资格。

4.3 采购

4.3.1 采购计划

销售公司每月20日前向生产部提供《月预计要货计划》，生产部

编制《物资需求计划表》，采购部根据《物资需求计划表》、安全库存、供货周期、市场行情编制《月采购计划表》经审批后实施采购。

4.3.2 采购申请

4.3.2.1 A类物资：库房根据经审核后的《月采购计划表》录入《采购申请单》。

4.3.2.2 B类物资：由各使用部门完整填写《临时采购申请单》经审批后备件仓库一份。备件仓库根据审核后的《临时采购申请单》、安全库存数量录入机制《采购申请单》。

4.3.2.3 C类物资：由各使用部门完整填写《临时采购申请单》经审批后备件仓库一份。备件仓库根据审核后的《临时采购申请单》、安全库存数量录入机制《采购申请单》。

4.3.3 采购的实施

4.3.3.1采购部根据审批的《采购订单》、《采购申请单》按照采

购物资技术标准在《合格供方名录》中选择优秀的供方实施采购。

4.3.3.2 采购A类物资应向供应商传递《采购订单》或《产品购销合

同》明确品名、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、付款方式、违约责任及供货期限等。

4.3.3.3采购过程中，应要求供方提供当批重要货物的相关证件（如检验报告等）。

4.4 采购信息

4.4.1 机制《采购申请单》、《临时采购申请单》、《采购订单》、《产品购销合同》、机制《采购订单》与协议等

4.4.2 质量检验技术文件、标准样品、图样等技术资料。

4.4.3 价格分析、供货能力、质量状况、售后服务等信息

4.5 采购物资的验证

4.5.1 对采购的物资可以有如下几种验证方式：

4.5.1.1 由质量管理部进行进货验证。

4.5.1.2 由顾客在本公司现场实施验证。

4.5.1.3 由本公司在供方现场实施验证。

4.5.2 验证活动根据《主要原辅料验收标准》、《包装材料验收标准》

等技术文件进行。验证可包括检验、测量、观察、工艺试验、试机验证

等方式，验证结果记录在K3系统《原材料验收单》上。

4.5.3质量管理部对购入的生乳和原料乳粉及其加工制品批批进行三聚氰胺等项目检验。

4.6 入库流程

4.6.1 A类物资入库：物资到厂后由库管员初验，感观判断合格后，

联系卸货、请检，并将到货的品名、数量报采购内勤员。经质量管理部验

证合格后，办理入库手续。

4.6.2 B类物资入库：各种维修材料、零备件，由设备工程师、保

管参与验收，合格后办理入库手续。使用部门定期反馈质量信息。入库

时仓库保管员通知采购内勤，到货的品名、数量。

4.6.3 C类物资入库：办公用品到公司后，由办公室或相关库管员

负责验收，合格后签字确认数量或确认数量后入库。

4.7 不合格处置

经检验、验收不合格的物质，由采购部按质量管理部《不合格品处理报告》，负责处置。

4.7.1 A类物资：经检验部门检验，若某单项指标不合格，视其影响产品的程度，按以下三种方式处置：1、拒收退货；2、调换；3、让步接收。让步接收物资按程序经质量管理部确认，采购部联系执行。仓库办理入库手续。

4.7.2 B类、C类物资：经检验或实际生产、试机验收不合格，按以下方式处置：拒收、退货、调换。

4.8 采购物资货款结算

采购部凭电脑制入库单或临时请购单、采购订单或报价单、发票等原始凭证，填