{采购管理}采购操作规程

{采购管理}采购操作规程 采购流程：采购计划采购订单验收入库发票付款 

采购合同 预付流程：预付款采购计划采购订单验收入库发票核销预付款  采购合同

1 操作界面

目前操作只用到主功能菜单中的【供应链】和【系统设置】两大块。 打开序时簿时系统都会先弹出过滤窗口，可以按照个人习惯设置过滤条件，并保存为方案，方便以后使用。

2 采购计划

流程：生成采购计划生成采购订单生成或签订采购合同采购入库录入采购发票采购付款

2.1 采购计划生成 流程：【引入】（采购员自己名下的品种）【计算】【提交】（【更新】）【审核】【订单】 【供应链】【采购管理】【采购计划】【采购中心】 1、【引入】：每次做计划都需要引入，采购员在此只能引入自己管理的品种，同一次计划内的商品只能引入一次。 2、【计算】：系统会根据采购计划参数设置中设置好的参数自动生成计划数量，采购员可手工修改计划数量。 3、【提交】：此笔计划添加到屏幕下半部窗口中，表示此笔计划完成。提交后如果需要修改，可以点击“修改”。 4、【更新】：在弹出窗口中选择供应商、采购员、部门、发票类型、供应商业务员等信息。供应商业务员处需要回车选择。带*号项为必填项。如果是预付的，需要挑上【需要预付款标志】。如果提交到下窗口的数据有供应商且不需要修改可不点更新。 注：如果没做第三步更新步骤且信息不全，直接审核的话，系统会弹出如下提示： 5、【审核】：计划制作完毕。【审核】是审核已经确认完成的计划，是计划完成的确认过程。 6、【订单】：系统会根据刚刚制作的计划下推生成订单。  【采购中心】界面上的【新增】：可以新增所有品种的计划，不限制是否是本采购员名下的品种。  “引入”：显示本操作员自己的品种+没有确定采购员的品种。  【计算】，连锁总部计算不生成计划数量，默认为0。连锁总部通过【生成】取得计划数量。

2.2 采购计划高级审核 条件：计划数量 + 当前库存 > 采购周期*日均销量，需要高级审核 流程：【通过】【审核】/【驳回】 【供应链】【采购管理】【采购计划】【采购计划高级审核】 1、【通过】：选中要审核的计划，点击通过。 2、【审核】：符合条件的点击【审核】，计划生成。【驳回】：不符合条件的点击【驳回】。 3 生成采购订单 流程：将采购中心生成过来的订单进行【审核】【修改】（【生成合同】）【勾稽合同】【审核】 【供应链】【采购管理】【订单处理】【采购订单-序时簿】 在此看到上一步点击【订单】生成的订单。 1、【审核】：选中一条订单点击【审核】，系统会出现如下图的错误： 2、上图错误说明目前还没有可供订单勾稽的合同，此时需要选中此条订单，单击【查看】打开下图界面： 3、【生成合同】：输入必填信息，点击【生成合同】。 4、【钩稽合同】：生成合同后，在合同界面审核合同完毕，要回到此界面【钩稽合同】。 5、【审核】，如出现【审核成功】的提示，表示此笔订单制作完毕。 5、当订单执行了一部分，不再需要来货时，订单可以关闭，但是未审核的订单不能关闭。此时订单是可以删除的。 注意：采购订单可以直接录入，特别是针对新品种的时候，可以直接录入采购订单，不需要先作计划，不管什么样的订单，都是需要钩稽合同的。 注意：如果供应商是“每批签订合同”，可以通过订单生成合同，系统自动钩稽生成的合同。生成的合同需要审核后，才能审核订单 4 签订采购合同 4.1 由订单生成采购合同 【供应链】【采购管理】【合同协议】【采购合同-序时簿】 【审核】：查找过滤出已生成的合同，点击【审核】，完成。如需高级审核的，进入高级审核步骤。

4.2 手工录入采购合同 流程：【新增】录入明细【保存】【审核】 【供应链】【采购管理】【合同协议】【采购合同-序时簿】 1、【新增】：弹出下图，在供应商处输入助记码或者代码选择供应商，输入【书面合同号】等信息，修改合同效期，如果是批次合同，需要挑上【批次合同标志】。 2、【保存】后，点击【审核】，弹出审核成功提示。  以下几种情况时，【审核】时会提出合同需要进入高级审核：1.首次签订合同、2.进价高于上次合同进价、3.底价高于上次合同底价、4.结算期低于上次合同结算期

4.3 采购合同高级审核 【供应链】【采购管理】【合同协议】【采购合同高级审核】 1、【通过】：选中要审核的合同，点击【通过】。 2、【审核】，符合条件点击，点击【审核】系统弹出【审核成功】窗口。不符合条件的，点击【驳回】，在弹出的窗口中输入驳回原因，点【是】，驳回完成。 5 采购入库 【供应链】【采购管理】【入库】【采购入库-序时簿】 1、【审核】：选中要入库的验收单，点击审核。 2、【记账】：审核后记账，入库工作完成，库存增加，增加应收。

6 采购发票

流程：【新增】【选择】【保存】【业务审核】【审核】【记账】 【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-序时簿】//【采购发票】 1、【新增】：新增一笔发票录入。弹出如下窗口，选择供应商，填上发票号，选择单据属性，输入税率。 2、【选择】：选择入库明细，确定。只能选择相同税率的明细。修改时间段查找入库明细。 【自动】：也可以输入【价税合计】数，点击【自动】，让系统自动挑选明细。 ３、【保存】 ４、【业务审核】：表示业务人员录入发票工作完毕。 ５、【审核】：财务审核发票。 ６、【记账】：财务记账，生成发票帐。 7 采购付款 7.1 制作采购付款单 流程：【新增】【选择】【计算】【保存】【业务审核】【打印】【审核】【记账】 【供应链】【采购管理】【结算】【付款单-序时簿】//【付款单】 1、【新增】：新增一笔付款。弹出如下窗口，选择供应商，选择支付方式。 2、【选择】：选择入库明细，确定。修改时间段查找入库明细。 【自动】：也可以输入【付款金额】，点击【自动】，让系统自动挑选明细。 3、【保存】 4、【业务审核】：表示业务人员录入发票工作完毕。审核不通过时，提示需要进行高级审核。 5、【打印】：打印付款通知书 6、【审核】：财务审核，审核后付款通知书不能再次打印。 7、【记账】：财务审核，付款工作完毕。

7.2 付款单高级审核 【供应链】【采购管理】【结算】【付款单高级审核】 1、【通过】：选中品种，点击通过。 2、【审核】：符合条件，同意通过的点【审核】；不符合条件，不同意通过的点【驳回】，填写驳回原因。 8 采购退货 8.1 采购退货申请 流程：【引入】【修改】【保存】【审核】【记账】 采购退货必须先做采购退货申请 【供应链】【采购管理】【入库】【采购退货申请】 1、【引入】：引入原入库单。可以按照供应商、商品、采购员进行检索。挑勾，确定。（如为不可售库存，点【不可售引入】，其他同【引入】） 2、【修改】：在序时簿窗口中刷新出刚刚引入的申请明细。点击【修改】，修改退回原因及退回数量。 2、【保存】【审核】【打印】。 3、【记账】：点击记账相当于将此采购退货申请单完成关闭，不可反审不能修改。 4、退回状态：是显示库房是否付货点单；点单数量：库房实付数量

9 采购预付发票

9.1 录入预付发票 流程：发票先到，或多到，就先做预付发票，【新增】手工录入发票明细保存审核记账核销入库 【供应链】【采购管理】【采购发票】【预付发票-序时簿】/【预付发票】 1、【新增】：输入选择供应商，填写税率，选择品种。 表头录入注意：税率录入后品种明细税率自动跟随不能修改 2、【保存】【审核】，业务人员预付发票录入完毕。 3、【记账】，财务记账。

9.2 核销预付发票 【供应链】【采购管理】【采购发票】【预付发票-序时簿】 1、选中要核销的发票，点击【查看】弹出如下窗口 2、【核销入库】：点击核销入库，严格限制品种明细对应，对应上的品种，点击【核销】，未记账也可以核销入库。 2、【反核销】：在预付发票序时薄查询要反核销的预付发票单据，点击核销入库，选择已核销明细，点击“反核销”即已完成反核销操作。

10 采购预付款

10.1 预付品种设置 针对那些常规需要预付的品种，可以在此设置，新增输入供应商及明细后审核生效。“每次预付上限”，是该供应商每次做预付款不能超过此金额，为空不限制；“明细区的库存数量上限”，是该供应商该品种预付数量加上当库存数量不能超过此数量。

10.2 新增预付单 【供应链】【结算】【预付单-序时簿】/【预付单】 1、【新增】：输入选择供应商等带*的必填项，输入品种，价格，数量信息。 2、【保存】【审核】【记账】，预收款录入完毕。 10.3 核销预付单 流程：选中已有预付单【查看】【核销入库】【查看生成预付单】 【供应链】【结算】【预付单-序时簿】/【预付单】 1、【查看】 2、【核销入库】：预付单核销入库 【票据】：查看客户付款票据是否可以转对。 【订单】：选择了订单号可以看到订单明细。 【合同】：选择了合同号可以看到合同明细。 【计算】：计算预付明细商品的相关参考数据，如：本年付款、应收余额、不合格额等

10.4 入库进价调整 流程：【新增】【引入】【保存】【核销合同】【审核】【记账】 【供应链】【采购管理】【结算】【入库进价价调整】 1、【新增】：弹出窗口后，用供应商编码或助记码选择供应商，选择采购员、部门 2、【引入】：挑勾后，点确定。默认引入的调整数量是当前库存数量，引入后调整数量可修改。 3、【保存】【核销合同】【审核】【记账】 注意：可通过入库进价调整修改入库单税率。

10.5 供应商调账 流程：【新增】【引入】【保存】【审核】【记账】 【供应链】【采购管理】【结算】【供应商调账序时簿】