{采购管理}采购操作规程

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{采购管理}采购操作规程

采购流程:采购计划→采购订单→验收→入库→发票→付款

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采购合同

预付流程:预付款→采购计划→采购订单→验收→入库→发票→核销预付款

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采购合同

1操作界面

目前操作只用到主功能菜单中的【供应链】和【系统设置】两大块。

打开序时簿时系统都会先弹出过滤窗口,可以按照个人习惯设置过滤条件,并保存为方案,方便以后使用。

2采购计划

流程:生成采购计划→生成采购订单→生成或签订采购合同→采购入库→录入采购发票→采购付款

2.1采购计划生成

流程:【引入】(采购员自己名下的品种)→【计算】→【提交】(→【更新】)→【审核】→【订单】

【供应链】→【采购管理】→【采购计划】→【采购中心】

1、【引入】:每次做计划都需要引入,采购员在此只能引入自己管理的品种,同一次计划内的商品只能引入一次。

2、【计算】:系统会根据采购计划参数设置中设置好的参数自动生成计划数量,采购员可手工修改计划数量。

3、【提交】:此笔计划添加到屏幕下半部窗口中,表示此笔计划完成。提交后如果需要修改,可以点击“修改”。

4、【更新】:在弹出窗口中选择供应商、采购员、部门、发票类型、供应商业务员等信息。供应商业务员处需要回车选择。带*号项为必填项。如果是预付的,需要挑上【需要预付款标志】。如果提交到下窗口的数据有供应商且不需要修改可不点更新。

注:如果没做第三步更新步骤且信息不全,直接审核的话,系统会弹出如下提示:

5、【审核】:计划制作完毕。【审核】是审核已经确认完成的计划,是计划完成的确认过程。

6、【订单】:系统会根据刚刚制作的计划下推生成订单。

◆【采购中心】界面上的【新增】:可以新增所有品种的计划,不限制是否是本采购员名

下的品种。

◆“引入”:显示本操作员自己的品种+没有确定采购员的品种。

◆【计算】,连锁总部计算不生成计划数量,默认为0。连锁总部通过【生成】取得计划

数量。

2.2采购计划高级审核

条件:计划数量+ 当前库存> 采购周期*日均销量,需要高级审核

流程:【通过】→【审核】/【驳回】

【供应链】→【采购管理】→【采购计划】→【采购计划高级审核】

1、【通过】:选中要审核的计划,点击通过。

2、【审核】:符合条件的点击【审核】,计划生成。【驳回】:不符合条件的点击【驳回】。

3生成采购订单

流程:将采购中心生成过来的订单进行【审核】→【修改】(→【生成合同】)→【勾稽合同】→【审核】

【供应链】→【采购管理】→【订单处理】→【采购订单-序时簿】

在此看到上一步点击【订单】生成的订单。

1、【审核】:选中一条订单点击【审核】,系统会出现如下图的错误:

2、上图错误说明目前还没有可供订单勾稽的合同,此时需要选中此条订单,单击【查看】打开下图界面:

3、【生成合同】:输入必填信息,点击【生成合同】。

4、【钩稽合同】:生成合同后,在合同界面审核合同完毕,要回到此界面【钩稽合同】。

5、【审核】,如出现【审核成功】的提示,表示此笔订单制作完毕。

5、当订单执行了一部分,不再需要来货时,订单可以关闭,但是未审核的订单不能关闭。此时订单是可以删除的。

注意:采购订单可以直接录入,特别是针对新品种的时候,可以直接录入采购订单,不需要先作计划,不管什么样的订单,都是需要钩稽合同的。

注意:如果供应商是“每批签订合同”,可以通过订单生成合同,系统自动钩稽生成的合同。生成的合同需要审核后,才能审核订单

4签订采购合同

4.1由订单生成采购合同

【供应链】→【采购管理】→【合同协议】→【采购合同-序时簿】

【审核】:查找过滤出已生成的合同,点击【审核】,完成。如需高级审核的,进入高级审核步骤。

4.2手工录入采购合同

流程:【新增】→录入明细→【保存】→【审核】

【供应链】→【采购管理】→【合同协议】→【采购合同-序时簿】

1、【新增】:弹出下图,在供应商处输入助记码或者代码选择供应商,输入【书面合同号】等信息,修改合同效期,如果是批次合同,需要挑上【批次合同标志】。

2、【保存】后,点击【审核】,弹出审核成功提示。

◆以下几种情况时,【审核】时会提出合同需要进入高级审核:1.首次签订合同、2.进价

高于上次合同进价、3.底价高于上次合同底价、4.结算期低于上次合同结算期

4.3采购合同高级审核

【供应链】→【采购管理】→【合同协议】→【采购合同高级审核】

1、【通过】:选中要审核的合同,点击【通过】。

2、【审核】,符合条件点击,点击【审核】系统弹出【审核成功】窗口。不符合条件的,点击【驳回】,在弹出的窗口中输入驳回原因,点【是】,驳回完成。

【供应链】→【采购管理】→【入库】→【采购入库-序时簿】

1、【审核】:选中要入库的验收单,点击审核。

2、【记账】:审核后记账,入库工作完成,库存增加,增加应收。

6采购发票

流程:【新增】→【选择】→【保存】→【业务审核】→【审核】→【记账】

【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票-序时簿】//【采购发票】

1、【新增】:新增一笔发票录入。弹出如下窗口,选择供应商,填上发票号,选择单据属性,输入税率。

2、【选择】:选择入库明细,确定。只能选择相同税率的明细。修改时间段查找入库明细。【自动】:也可以输入【价税合计】数,点击【自动】,让系统自动挑选明细。

3、【保存】

4、【业务审核】:表示业务人员录入发票工作完毕。

5、【审核】:财务审核发票。

6、【记账】:财务记账,生成发票帐。

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