加强档案管理优化的有效措施

加强档案管理优化的有效措施

档案管理对一个部门或单位来说是一项必不可少的

工作，将资料及时归档，可以方便日后查阅和借鉴，但在日常工作中，我们又往往忽略了它的管理。如何优化档案的管理，让档案更好地服务于日常工作，成为提升工作质量不容忽视的一个环节。本文就如何加强档案的优化管理提出一些具体措施，供大家借鉴。

前言档案管理在日常工作中虽然不能直接创造工作效

益，但

却可以间接地提高工作质量和工作效率，促进工作的规范有序。各部门、各单位都应当提升对档案管理工作的认知程度，加以重视并将其纳入单位的正常工作之中。

l优化档案管理的意义随着我国《档案法》颁布以来，一些企事业单位加强了

档案的管理力度，档案管理水平也得到了有效提升。纸质档案与电子档案的相接轨，促进了档案信息化资源的优化整合，对部门或单位的科学决策和管理提供了更便捷的信息支撑。但从我国档案管理的发展来看，档案管理也存在着很多不足，基础设施差，信息化程度不高，档案管理人员业务水平有待提高等，跟不上时代发展的步伐。这就需要我们优化档案管理，采取积极有效地优化措施，实现档案管理的提档

升级，更好地为企事业单位和个人提供有价值的信息与资料 留存，创造更多的社会效益。

2 优化档案管理的有效措施

2.1 考核与奖励并重，检查与完善相统一。任何一项工 作都要有完善的考核机制，才能促进执行力的提升，档案管 理同样需要完善的考核机制。要制定岗位责任制，对岗位的 工作职责、工作标准进行明确和要求，月末通过自我评价和 定期抽检，对工作完成情况和完成的质量进行绩效考核，对 不足部分要及时指出来，如归档不及时，档案借阅未履行手 续等，将工作完成情况和工作质量同绩效考核相结合，提高 监督的约束作用。 同时，对每月做得出色人员也要及时奖励，

列入绩效加分。通过强化监督检查，奖罚分明，进一步提高 了档案管理人员的积极性，促进了档案管理的优化。 2.2 积极采取新技术， 提高档案信息化管理水平。 当前，

我们处于信息化、科技化的时代，新技术为我们的日常生活 带来了很多的便捷，但也有一些档案管理部门不创新思维， 档案管理还趋于落后阶段 .有的还用手工操作， 没有发挥好现 我们档案管理人员要与时俱进，积极学习新技术，利用新技 术，为档案信息管理服好务。单位要及时配备计算机等电子 信息化设备，充分利用档案管理软件，将档案的所有信息录 入电脑，建立档案信息数据库，实现自动化管理，工作人员 可以根据相关程序随意检索需要查阅的档案资料，实现档案 管理的信息化、自动化。

2.3 完善培 ?机制，提高档案管理人员的素质。 档案管理 rH 步

代网络信息技术的作用， 影响了档案管理的效率提升 。 为此，

质量的好坏与档案管理人员的素质有很大关系，优化管理档 案需要一支优秀的工作团队，这就需要完善培训机制，加强 对档案管理人员进行培训，提升他们的业务水平。完善培训 机制由几个因素组成：一是培训经费。一些企事业单位非常 重视档案管理，在年初就将档案培训经费列入预算，可以保 证培训工作的顺利开展：二是培训内容要具体可操作。档案 管理包括资料归档、资料整理、档案登记、制作档案检索记 录和档案日常保管等。在培训时要有目标和学习内容。档案 管理人员要学会鉴定档案，档案存档时限有永久和短期之 分，对没有保存价值的档案按程序及时处理，对有长久保存 价值的档案进行精心管理与保存。三是围绕提升服务意识开 展培训。档案管理是一项服务性工作，平时看似无事，但管 理起来需要档案管理人员细心认真，不但日常需要对档案卫 生进行清理，而且还需要定期自查档案借阅情况，对未及时 归还档案的单位或部门及时催办归还，所以在培训时要围绕 提升服务意识进行开展，使档案得到有效利用，进一步提升 管理质量。四是专业的师资力量。档案管理部门可以邀请相 关领域的老师对工作人员进行专业培训，使他们掌握档案管 理的技巧和专业知识，为档案管理信息化建设提供重要的人 力保障。 2.4 完善基础设施，创造良好的档案管理环境。良好的 档案管理环境，不仅能提高档案的保存质量，还能延长档案 的使用寿命。我们在保存档案时，基本是纸质档案与电子档 案同时保留，纸质档案怕潮、怕阳光照射，所以我们在摆放 档案时，一定要选择干燥适宜的房间，定期通风，定期保持 地面的湿度，以防过于干燥造成纸质粉化。档案室要安放窗 帘，白天时尽量打开，以免阳光直射造成档案老化。为了保 证档案存放环境， 单位要购买档案柜， 对档案资料分类存放。

若档案较多，建议购买移动档案柜，在平时不用时移动档案 柜可以合拢在一起，减少占地空间，查阅时将其推开。电子 f It

步

档案要经常抽检，对由录像带存放的资料，要定期播放，以防录像带长期不用粉化，随着电子化的发展，录像带存放资料已不能满足档案存放的要求，需要提档升级。我们可以通过购买刻录机或用新技术软件还原录像档案资料，利用光盘、移动存储设备或百度空间等来保存资料，为档案管理创造良好的物质条件。

3结语随着数字信息化技术的快速发展，对档案管理工作也提

出了很多新的课题，只要我们创新思维，不断地以发展的眼光去看待档案管理，优化档案管理，时时更新档案管理手段，档案就会无时无刻地发挥着应有的作用。