现代企业人事档案管理现状分析

现代企业人事档案管理现状分析

摘要随着现代化企业制度的建立和完善，对人力资源管理提出了新的要求，人

事档案管理作为人力资源管理的重要方面，对于深化企业改革，拓展人力资源管

理的深度和广度具有重要的意义。本文从人事档案的作用、存在的问题展开，针

对性提出了人事档案管理改进方法。

关键词人事档案存在问题改进方法

人事档案是中国人事管理制度的重要内容，具有中国特色。它是个人身份、

学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案具有全面性、现实性、动

态性、流动性、机密性等特点。

一、人事档案的作用

1、人事档案对企业的作用

人事档案为企业人力资源部提供决策依据。档案是历史的真实记录，通过档

案可以清楚地了解员工的学习、工作轨迹，了解员工的思想言行、业务水平、个

人素质、历史情况等原始材料，为领导科学决策和管理提供重要的参考依据。在

招聘过程中，人力资源部会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生

的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总归入本人档案，作为考核依据。因此企业在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确

地了解个人的情况，为人力资源的准确选拔和配置起重要参考作用。

2、人事档案对个人的作用

对个人的作用来说主要是利用档案的凭证作用。由于档案具有其真实性、原

始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效用，为个人切身利益服务。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政

审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手

续都将以档案材料的审核为重要依据。

二、企业人事档案管理存在的问题

1.对人事档案重视程度不足。从公司各级领导到普通员工经常忽视人事档案

在人力资源管理过程中的作用。认为人事档案只是个人生平经历的简单记录，对

于个人来说没有实质性作用。因此，对于档案的利用程度有限，档案重要价值很

难发挥。

2.档案管理人员专业知识匮乏。档案管理人员缺少档案管理的专业知识，很

多管理人员是兼职，档案管理属于从属地位，有时间就管，没时间就不管。对于

档案材料的收集、档案归档、档案检索等专业知识知之甚少，档案管理水平低。

3.人事档案管理缺少硬件设备支持。人事档案材料是永久保存资料伴随个人

一生，所以档案资料必须要有安全的、单独的、适宜的保管环境，配备温控设备、干燥设备、防火设备等。档案的归档、查阅、复印等应该有单独的设备，形成自

成一体的管理系统。现在很多企业不具备这种硬件支撑。

4.人事档案信息化水平低。人事档案重要的功能就是快速检索，查询有效信息。目前很多企业的信息化水平低，仅仅停留在手工查阅模式，没有实现人事档

案的无纸化办公检索，办公效率低，耗费大量人力。

5.人事档案规章制度不完善。企业人事档案管理流于形式，档案管理制度不

完善，即使有管理制度也不能较好的执行，对档案的收集、整理、查询、转递等

没有严格的按照规章制度执行，管理混乱。

6.人事档案内容信息量小。目前人事档案资料包括履历材料、鉴定资料、入团入党资料等十类资料，内容信息量小，实用性差，不能适应现阶段人力资源开发的要求，随着社会的飞速发展，人事档案应该囊括的材料也应该逐步增加。

三、改进人事档案管理

1、提高对人事档案管理的认识水平。人事档案管理是企业内强管理，提高现代化管理水平的重要环节，人事档案可以为领导决策提供最有力的支持。因此企业内部从上到下应该更新观念，逐步提高对人事档案重要性的认识。营造人人重视档案的氛围，实现人事档案管理创新发展。

2、加大对档案管理专业人才的培养。档案管理是一个系统的工作，需要专业知识作为支撑。尤其是随着信息化技术的发展，传统档案管理模式也应该与时俱进。档案管理人员除具备档案收集、整理、归档、查阅、编目等专业知识外，还应该具有较高的计算机操作和网络管理能力。要加大对档案管理人员的培训，使其具备新形势下档案管理的基本能力。

3、加大人事档案管理投入力度。提高档案管理关键是要提高档案管理投入，首先设立专门的档案室，配备符合档案管理要求的档案柜和防护设备，确保人事档案完好保存，在档案室的选址上严禁将档案放在办公楼的顶层、底层或者地下室，避免档案长期遭受高温潮湿侵害。其次，档案室配备温度控制设备、除湿设备、复印设备、计算机检索设备等电子设备，同时在软件系统上也应该配套使用和企业自身发展的档案查询输出系统，以便高效利用人事档案。

4、加强档案信息化建设。目前人事档案大部分仍是纸质材料，很少使用数字化记录。人事档案查阅过程中会耗费大量人力，实现档案的信息化，可以进一步实现对人事档案的管理，还可以提升档案服务的深度，也是实现电子档案信息资源共享的关键环节。同时也可避免由于纸张受潮、腐蚀、虫蛀、发霉等风险对档案造成的损害，永久保存档案。

5、完善人事档案制度建设。没有规矩不成方圆，凡事如此，人事档案管理过程中，应有完善合理在制度，使档案管理更加制度化、具体化。首先档案收集阶段，保证档案资料尽可能全面、及时；其次对于档案材料的真实性，档案管理人员应该审慎甄别；第三对于档案查阅、转递应该建立台账，档案材料的每一次异动都有据可查。

6、增加档案资料囊括范围。人事档案不可能千人一面，人事档案内容也千差万别，对于不同类型，不同企业的人事档案也会有所不同。因此档案资料要尽可能全面，除了十类基本材料外，针对不同行业的个人材料也应该增加。

知识经济时代已经来临，企业对人力资源管理提出了更高的要求，人力资源管理成为促进企业发展的重要推手，做好人事档案管理对于提升人力资源管理的深度具有重要意义。

参考文献

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