优化时间管理,提高工作效率

优化时间管理，提高工作效率

优化时间管理，提高工作效率

一、盘点我们的财富

1、人平均寿命80岁时间：

29200天(700800小时)

2、一天的时间进账：

1440分钟(86400秒)

3、算一算还有多少时间财富：

做一个寿命演示，以30岁为例还有多少工作时间：

80-30-20=30(年)

30×251=7530(天工作)

30×251×8=60240(小时工作)(年)

4、算一算工作成本：

以部门主管收入为例：

年工作成本10万元，

每小时工作成本100000/2008=≈50(元)，

每天工作成本=400(元)

二、什么是时间管理

是指如何减少时间浪费用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。它是指面对时间而进行的自我管理，你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活

习惯，包括要订目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重、自我约束、持之以恒才可能提高效率，事半功倍。不能管理时间，便什么都不能管理。

三、工作时间的三种状态

1、集中精力工作时间(23%以下)

心无杂念，不受干扰，进入忘我境界，工作起来很愉快，工作效率高；

2、无意义浪费时间(75%以上)

思想安定不下来，烦躁不安。打开浏览器漫无目地乱逛，不停地用QQ或手机聊天发短信息，在办公室与同事聊天侃大山，无法集中精力按计划投入工作，工作效率低；

3、真正的休息(2%以下)

工作时间90分钟后应休息片刻，打个小盹，闭目养神，到室外散步。

四、时间"四象限法则"

重要性

第二象限：重要但不紧急

处理方法：有计划去做

饱和后果：忙碌但不是盲目

原则：集中精力处理，做好计

划，先紧后松第一象限：重要且紧急

处理方法：立即去做

饱和后果：压力无限增大危机

原则：越少越好，许多是在第二象限没有做好转到了第一象限

第四象限：不重要且不紧急

处理方法：尽量别做

饱和后果：浪费生命

原则：可以当作调节身心，但不能沉溺于此象限第三象限：不重要但紧急处理方法：可交给别人去做

饱和后果：忙碌且盲目

原则：放权交给别人去做

紧迫性

五、时间窃贼使你陷入"时间黑洞"

时间黑洞：它会永无止境地吞噬你的宝贵时间，使你投入的时间多而产出少，甚至根本不产生任何价值。时间黑洞是由时间块聚集而成的，有点像滚雪球，一点一点的雪聚集起来就形成了大雪球。如：超市时间黑洞、电视时间黑洞、网络时间黑洞、八卦时间黑洞等等。

1、产生时间黑洞的10大时间窃贼：

1)办公桌杂乱无章，花时间找东西；

2)工作时断时续(打断一次至少10分钟恢复集中注意力)；

3)习惯拖延时间，找借口推迟行动；

4)对问题缺乏理解或根本没有听清楚就匆忙行动；

5)不善于处理不速之客的打扰和无端电话的干扰；

6)懒惰求方便；

7)工作中闲聊刹不住车；

8)惋惜不已，白日做梦；

9)消极心态、低落情绪；

10)分不轻重缓急，缺乏条理和简洁。

2、避开"时间黑洞"，严防"时间窃贼"的10个方法：

1)关掉MSN、QQ等聊天工具。记住，要彻底关闭而不是隐身；

2)关掉outlook的"邮件到达提醒"功能；

3)必须绝对保持办公环境的干净整洁，并且保证你需要的办公用品触手可及，因杂乱的办公桌会严重地分散你的注意力；

4)给水杯里倒满水。这样不会因去倒水而打断注意力，喝水有利健康；

5)准备一张你当天的工作清单，整天的安排必须全在上面，你完成一项就划掉一项，这会让你既有责任感又有成就感；

6)选一张舒适的椅子，可选一个好的腰垫或颈垫使你很安心舒畅集中精力工作；

7)尽量地隔离自己，让你的身边同事最好不要在这90分钟内打扰你；

8)做事情要分轻重缓急，先做最重要最迫切的事情，做一件事就务必做好再做第二件事，这样做以后，相信你会轻松很多；

9)当你觉得无法集中精力的时候就先休息一会儿，一般成年人保持精力高度集中的时间是20分钟左右；

10)设置工作任务的最后期限。这种适当的最后期限能明显地提高你的办事效率、挖掘你的潜能。

六、用好时间管理表格工具

1、工作时间管理规划表

时间主要工作及要求

8：20~8：30整理工作台面，打开OA系统，理清一天工作清单，最好写下"备忘录"

8：30~9：301、与直接下属交换意见和布置重要工作；

2、集中精力认真完成重要且紧迫的工作；

3、关闭所有的聊天工具和浏览器，手机调到静音状态。

9：30~11：001、集中精力，有计划性完成重要但不紧迫的工作；

2、不要随意窜走办公室，尽量隔离自己，减少干扰。

11：00~11：451、回复所有需要回复的电话和短信；

2、查询邮件并回复，处理好后关闭聊天工具。

11：45~13：00午饭和午休

13：00~14：001、与其他部门之间的工作沟通；

2、与本部门的内部沟通；

3、处理一些杂事。

14：00~15：301、收集查询资料，写文件报告、批阅文件；

2、向领导汇报工作。

15：30~17：001、为新的工作任务做准备，查阅资料；

2、安排工作会议，组织或参加培训。

17：00~17：301、回复所有需要回复的电话和短信；

2、查询邮件并回复；

3、反省一天来的工作和思考下一步工作。

19：00~21：301、有计划读书，写读书笔记；