ISO22000：2018文件与记录控制程序

1 目的
1.1使适用管理体系的所有文件、资料正确使用与流通，确保相关部门能及时获得适当且有效的最新版本文件。
1.2记录是体系运行的重要证据，同时也作为品质改善和追踪溯源提供依据，并据以衡量体系运作的有效性。
2 范围
涉及食品安全,无论内部或外部相关文件、资料、记录均适用。
3 定义
3.1 内部文件与资料：指本公司食品安全管理体系的一、二、三、四阶文件及该体系内相关制度文件。
3.1.4四阶文件：将一、二、三阶文件所规定的执行事项予以记录的固定格式的空白表格。
3.2外部文件：有关国际/国家/行业标准、客户标准、集团总部下发的各类规章制度工程图纸、照片、设备操作说明书等。
3.3综合科：公司管理体系文件、生产配方、制程标准等技术资料的管理单位，负责公司文件、资料与记录管理制度标准化的建立及执行。
R－表单文件Z－暂行文件
5.3.1.3部门编码：由四位阿拉伯数字组成，由集团总部统一发布，该组织编码不定期更新。
部门
编码
部门
编码
部门
编码
生产
SC
办公室
BGS
质检
ZJ
库管
KG
供销
GX
5.3.1.4流水号：以三位数字表示,从“001”开始编号,“002”“003”…依此类推。
5.3.1.5文件版本：以数字1，2，3……顺序排列，版本变更10次后，若再作版本变更，则原文编号作废，由综合科另发放一文件编号，版本重新定为1版。文件版本填写于文件封面之版本栏。
4 权责
4.1 内部文件的制订、修订及废止与收发管理权责表
文件阶属
核准
审核
制定、评审
收发管制单位
1
一阶文件
食品安全小组组长
各部门会签
体系小组
综合科
2
二阶文件
食品安全小组组长
各部门会签
体系小组
综合科
3
三阶文件
部门主管
部门各功能主管
部门人员
各部门综合科
4
四阶表单
部门主管
部门各功能主管
部门人员
各部门综合科
5.2.2 文件评审的内容：
5.2.2.1文件符合性：评审文件的内容与国家、地方法律法规、标准、客户要求是否符合，是否有未包含或相违背之处。
5.2.2.2文件适宜性：评审文件是否适合该公司、该部门、该岗位容，是否可恰当的指导公司、部门、岗位的工作。
5.2.2.3文件有效性：评审文件内容描述是否清楚；部门接口和流程节点是否明确、顺畅；当体系有变化时文件是否需要删除、补充、完善。
5.1.2 文件修订程序：
5.1.2.1当文件与现状不符时需要修订，由提出部门修订，完成后填写《文件修订申请单》，说明修订文件的理由，修订后的文件一并填写《文件修正履历表》，文件修订后请相关部门会签。
5.1.2.2文件修订后，经相关部门会签及权责主管核准后，文件正本交综合科保管，副本由综合科发放至相关部门。
注：
4.2综合科负责公司内外部文件统一发行、回收、分类、存档及与各单位综合科人员沟通联络；制定文件标准化作业及文件编号原则，定期制作并更新《文件版本一览表》，确保文件最新有效。
4.3各部门：负责规划、制定本部门使用的表单格式，形成记录资料保存与销毁。
4.4国家法律法规、国际/国家/行业标准、客户标准、研发提供的技术性文件与资料收发管制由质检负责；此部分文件发放按由综合科根据文件涉及的部门，经质检主管核准后发放。
5.3.1.6文件页序：以字母A、B、C……顺序变更.若修订总页数不变,则只需将修订页之页序变更,则A变为B,依次类推。当任一页序变更到J次时,若再需变更该页次时,则重新发行新版本,页序重为A。若需在某页X/Y前新增页数，则增页依次定为X-1/Y, X-2/Y,……。修改页序填于文件每页之页序栏,表单页序填于表号中。
4.5原物料标准或合同资料发行发放对象为原物辅料供应商或服务商的，由供销负责,发文
可不必回收，但需确保相关方的文件为最新版本文件。
4.6 对客户之文件及资料发行由各相关部门负责,发文可不必回收。
5程序内容：
5.1文件制订、修订、废止：
5.1.1文件制订：由权责单位或人员负责编写，由综合科发放文件编号后，填写文件封面，经权责部门主管审查及核准后，一、二、三阶文件正本由综合科统一保存、分发及编制文件清单。
3.1.1一阶文件：手册文件，用来对外部告知客户，或对内部让全体员工了解公司管理活动的指导纲要。
3.1.2二阶文件：程序文件，系统中表示不同权责单位间横向整合关系的管理程序文件，同时解释了手册文件中各主要过程（要素）的说明文件。
3.1.3三阶文件：作业指导书类，指导权责部门纵向落实各类作业规范的标准说明文件。
3.8文件回收：指对不合时效废止：不合时效、破污损文件回收至综合科作废，不再使用。
3.10文件销毁：指对回收至综合科作废的文件进行定期销毁【碎纸机销毁或人工撕碎，研发“密”或‘机密’的技术文件必须用碎纸机销毁】并在文件回收记录中体现出文件是否销毁。
3.4文本文件：使用文件标准用纸作为载体影印的公司管理系统的全部正本、副本文件。
3.5电子文件：使用数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖数字设备阅读、处理的全部文件，如集团以OA形式发布的文件。
3.6文件正本：综合科发行之后，所存档的文件均属文件正本。
3.7文件副本：文件管制中心发行至使用单位的文本文件均属文件副本。
5.1.2.3若文件的某页内容修订后超出原页容量需增加新页时，为避免因总页数改变导致文件发放时需要打印全部文件内容，可在原页次上增加页数，编码改为如下形式：如3/5+1，3/5+2之类推形式。
5.1.3 文件废止：文件若需废止时，由原制订部门提出废止，填写《文件修订申请单》说明废止文件的理由，经部门主管及食品安全小组组长核准后，至综合科登记，由综合科回收旧版文件，回收后的文件。废止之文件编号不再重复使用。
5.2文件评审与核准程序：文件制订、修订、废止的审查、核准、定期评审权限依4.1权责进行。
5.2.1文件评审的时机：
5.2.1.1 实际作业流程有改变，与文件规定不一致时；
5.2.1.2 国家法律法规、客户、第三方认证规则有变化时，受其影响的文件也需变化的；
5.2.1.3 每年内审或管理评审时，文件评审结果应作为管理评审内容的输入。
5.2.2.4 文件评审应形成评审报告。评审报告的格式见附件
5.3文件、表单编号规则：
5.3.1公司管理体系文件记录均有统一、唯一的编号，编码原则如下图所示：
□—□□□□—□□□—□□
5.3.1.1文件表单编号规则说明：
适用于文件编号适用于表单编号
5.3.1.2文件类别：M－手册文件P－程序文件 W－作业指导书