办公室机构设置方案和工作职责

办公室机构设置方案及工作职责

一、办公室主任、副主任（3人：主任1名，副主任2 名）

（一）主任岗位职责：

1.按照办公室工作职责范围主持学院办公室全面工作。

2.根据党委和行政领导的要求，研究制定本部门工作计划，统筹安排各项工作。

3.搞好办公室的思想建设、作风建设、制度建设、业务建设和环境建设，考核、督促工作人员落实岗位职责。

4.按照院领导指示及会议决定，审定办公室发布通告、通知及其他文件。

5.负责安全稳定工作、保密工作和信访工作。

6.及时签批上级领导机关的来文，督办和检查领导批示文件的贯彻执行情况，协调有关部门落实领导的批办事项。

7.根据党、政领导指示负责组织、协调各部门综合性工作。

8.组织安排党委会、院长办公会议日程及党政工作的重要会议，审定会议纪要并督办会议决定。

9.调查研究，主动了解与全局有关的情况和问题，提出

解决办法，供领导决策参考。

10.负责组织接待上级机关或兄弟单位领导来校视察、参观、访问等工作。

11.指导外事办工作。

12.负责院领导通讯的管理，审批办公室经费预算，经费支出，经费报销。

13.完成学院党、政领导交办的其他工作。

（二）办公室副主任岗位职责：

1.分管秘书科和信息档案科工作。

2.协助主任做好办公室人员思想政治工作，负责办公室人员考勤工作。

3.协助主任做好督办检查工作，贯彻和落实学院的各项决议和决定，做好信息反馈工作，为领导决策提供依据。

4.协助主任做好综合协调工作及党政重要会议、全校性大会、大型活动组织安排工作。

5.协助主任做好安全稳定工作和信访工作。

6.负责重要材料的起草和日常公文的审核工作。

7.负责机要保密工作和公章、介绍信的把关、使用。

8.负责办公室周工作、全院3周工作及领导接待日安排

9.负责办公室网页管理及信息采集、调研工作。

10.负责学院大事记、年鉴及校史的编印工作。

11.负责学院档案工作，指导全院的档案业务。

12.完成领导交办的其他工作。

（三）办公室副主任（兼外事办主任）岗位职责：

1.分管综合科和外事办工作。

2.协助主任做好办公室人员思想政治工作和日常管理工作。

3.协助主任做好督办检查工作，贯彻和落实学院的各项决议和决定，做好信息反馈工作，为领导决策提供依据。

4.协助主任做好综合协调工作及重要活动的组织工作。

5.负责学院节假日、重大活动时的值班安排和总值班工作。

6.负责车辆的管理，保证学院领导及各部门的公务用车任务。

7.负责公务接待的组织协调和具体事务的安排。

8.负责学院对外联络和协调工作。

9.负责办公室办公用品、固定资产和院领导办公用品的管理工作。

10.负责公用通讯管理，协助有关部门做好全院全院办公设备的配置工作。

11.负责办公楼值班室、收发室的管理工作。

12.负责外事办工作。

13.完成领导交办的其他工作。

二、秘书科（3人：科长1名，文字秘书1名，内勤秘

书1 名）

（一）工作职责：

1.负责学院党委和行政发文以及院外来文、院内呈文等各类

公文的规范化管理工作。

2.参与学院发展规划、工作要点、工作总结、领导讲话等重要文稿以及其它各类文字材料的起草工作。

3.负责协助办公室主任，分管副主任组织党委全委会、常委会、院务会、书记办公会、中心组学习等重要会议，安排会议议题，作好会议通知和记录，起草印发会议纪要，检查落实会议决议的执行情况。

4.参与全校性重要会议和重要活动的会务工作。

5.负责上级重要文件和学院重大决议执行情况的检查与督办工作。

6.负责日常党务、安全稳定与保密工作。

7.负责学院领导接待日、办公室周工作安排和全院阶段性工作安排。

8.负责学院及职能部门发文的初审工作。

9.负责学院办公室主页有关栏目的管理工作。

10.负责机要室和文印室管理工作。

（二）秘书科科长岗位职责：

1.负责制订秘书科的工作制度和管理办法，统筹安排秘

书科的各项工作

2.负责党委全委会、院长办公会会议通知工作，负责会议记录，起草会议纪要，检查落实会议决议的执行情况。

3.参与学院规划、工作要点、工作总结、领导讲话等各类文字材料的起草工作。

4.负责以学院党委、行政和办公室名义发文的初审工作。

5.协助分管领导做好安全稳定工作。

6.具体负责院领导接待日、办公室周工作和学院各部门

三周工作安排。

7.负责对外办公自动化管理工作。

8.完成领导交办的其它工作。

（三）文字秘书职责：

1.负责院外各级党政系统来文和院内党政部门呈文的办理工作。

2.负责学院党政发文和办公室发文的登记、编号、分流、分发、打印、归档等工作。

3.负责党政收文和发文执行情况的检查、督办工作。

4.负责机要文件、资料的管理和保密宣传教育工作。

5.负责党政文件、材料的归档工作。

6.参与党政会议的通知、组织等会务工作。

7.参与党政公文、材料的起草工作。

8.负责书记、院长信件、资料的收取及发放工作

9.负责机要室日常管理工作。

10.完成领导交办的其它工作。

（四）内勤秘书岗位职责：

1.负责学院印章、院领导名章及学院办公室印章的保管和使用，负责全院各处级单位印章的刻制工作。

2.负责学院事业法人证书、组织机构代码证、法人委托

书、介绍信及便函的管理和使用。

3.负责院领导和办公室人员办公用品的管理和发放。

4.负责办公室库房的管理。

5.负责办公室工作人员的考勤。

6.负责党委会、院长办公会等重要会议会务工作。

7.负责接听办公室对外电话。

8.完成领导交办的其它工作。

三、信息档案科（3人：科长1名，信息档案秘书1名，档案员1名）

（一）工作职责：

1.负责围绕学院的中心工作，开展调查研究，为学院党委、行政决策提供依据。

2.负责学院信息报送和《学院领导参阅》等信息刊物的编辑工作。

3.负责学院高等教育基层统计报表相关数据的统计、发

布及上报工作，做好数据分析工作

4.负责学院办公室主页的建设、更新和维护。

5.负责学院教育行政办公系统的实施与管理。

6.负责学院办公室信访工作。