退休人员人事档案的管理措施

退休人员人事档案的管理措施

作者：徐丽丽

来源：《卷宗》2020年第23期

摘要：档案不论是对于个人还是对于事业单位来说都是至关重要的，在这个互联网的时代，传统的人事档案资料也要进行革新为以电子版的形式进行存档，在处理资料的过程中应严格保障资料安全。

关键词：退休人员;人事档案;管理措施

一个人的个人档案代表着他的事业经历和发展轨迹，档案是一个人的事业名片和能力名片，对一个人至关重要。档案是文明社会的产物，自从人类脱离了蒙昧就开始用某种方式记载自己的生活经历，也就有了档案。从甲骨金石、泥板纸草到纸张再到今天的电子记录，档案作为人们过往活动的证明和记载一直伴随着各国、各地区、各民族、各类组织、人群和个体的生存和发展，作为历史记录和文明积淀代代相传。档案是人和人群的心理、行为和结果的记录和留存，必然涉及主体角色和类别归属等身份认同的基本信息，从而可能进入身份认同的过程之中。对于企业或者事业单位而言，工作人员的档案也是十分重要的，如何管理这些档案特别是退休人员的档案是人事科的工作人员必须解决的问题。从档案资料的收集整理到对于档案的保护，每一个环节都不能忽略。

1 对退休人员人事档案的收集整理

1.1 完善退休人员档案的资料

人事科在退休人员退休前，要对他们的档案进行最终的完善。将平时忽略掉的内容或者是一些详细的资料完整地放入档案中，要避免档案资料的缺失，确保每一位退休人员的完整履历都被记录在案了。重点检查、核查退休人员在工作期间的优秀表现或者是重大过失，这类重要的信息是一定不能缺少的。最终形成的档案要尽可能的完整、详尽。

1.2 检查核实退休人员档案信息的真实性

人事科在将退休人员的档案进行管理留存之前，要对涉及的档案信息进行一次大检查，重点检查档案信息的真假[1]。由于在日后相关的事业单位或者是个人在有需要的情况下会调取档案，所以档案信息的真假不论是对事业单位还是退休人员本人来说都十分重要，一定要坚决避免虚假档案信息的产生，避免给后期的工作带来不便、给事业单位带来消极影响。人事科的工作人员在完成这部分工作的时候，要联系退休人员本人，在退休人员的理解和配合下进行资料的核实。

1.3 整理退休人员档案资料

为了方便日后的使用和查看，人事科要对最终形成的退休人员的档案资料进行整理。按照一定的顺序将档案进行整理，例如时间、类别、奖惩情况，这样整理出来的档案资料才比较容易查看。不要把所有的信息没有逻辑和顺序的堆砌在一起，这样在日后想查看的时候会没有头绪。

2 对纸质档案材料进行集中电子录入

如今的时代是一个互联网的时代、电子的时代，因此最终存档的档案资料要以电子版的形式进行网络存档。观念的更新是实现档案管理工作模式创新建构的重要前提，作为档案管理工作人员，在接纳大数据与信息资源共享发展观的基础上，积极地对管理工作模式进行创新建构。对档案管理工作更新观念，就要求管理人员将“数字化”这一词汇作为管理工作的关键词。基于此，管理人员必须摒弃传统的管理观念，树立电子档案管理意识，以快速地适应数字化档案的发展进程[2]。此外，在观念更新方面，管理人员还应提升责任意识，要具备协同创新工作意识，加强档案馆之间的信息交流与管理经验交流，实现对档案馆内各项资源的最优化配置，并严格以用户为导向进行档案管理，形成一种现代化特征明显、数字化进程鲜明的档案管理工作新模式。

由于纸质版的档案资料管理起来存在着很多的困难，首先对于纸质资料的存储需要大量的空间。其次，纸质资料由于材料的性质在后期不容易保存，例如阴雨、暴晒等天气条件会对档案资料的状况产生影响。随着时间的流逝纸质版档案资料的字迹和颜色也会逐渐变得模糊不清。第三，如果退休人员的档案资料是以纸质版进行存档的话，如果后期需要调取也会非常不便。国家档案局十三五规划中要求持续推进数字档案馆建设，积极响应数字中国建设，加快推进信息技术与档案工作深度融合;到2020年，全国地市级以上国家综合档案馆要全部建设成具有接收立档单位电子档案、覆盖馆藏重要档案数字复制件等功能完善的数字档案馆;全国50%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目。

综上所述，最终形成的档案资料还是以电子版的形式进行存档比较好。人事科的工作人员在进行电子录入的时候一定要仔细检查、再三核对，确保所有的資料信息全部录入网络管理系统了，不要有信息的遗漏。

3 对退休人员的档案资料进行严格管理

3.1 已经存档的档案信息不能随意修改

对于已经存档的档案信息，一定要进行严格的管理，绝对不能随意修改。为了确保信息的真实性和档案的准确性，已经存档的档案信息除非极其特殊的情况是不允许个人私自、随意修

改的。如果有什么特殊情况需要进行资料的修改，程序和过程一定要进行严格的把关和审批，要有充分的理由和充足的证明材料。

3.2 防止退休人员档案资料的泄露

为了防止不法分子或者是别有用心的单位或者企业窃取退休人员档案资料信息，对单位或者是退休人员个人造成伤害和不利影响，对退休人员的档案资料信息必须进行严格的管理和保存[3]。存放退休人员档案资料信息的网络系统必须要有安全的防火墙，该网络系统的安全性和严密性要由专业人员进行管理和把控，密切监视网络系统的动态信息，防止资料被入侵和盗取。同时除了退休人员本人以外，其余的单位或者是个人在调取、查看资料时要有充分的理由和充足的手续，对于资料的外带更是要严格把关，坚决防止资料信息的外泄。

4 结语

档案是对退休人员事业轨迹的整理和总结，对于事业单位的人事科来说，管理退休人员的档案资料信息是他们工作的重要组成部分。只有将创新、耐心和严谨的精神结合起来档案管理工作才能最终完成。

参考文献

[1]李玉琴，汪运生，顾紫琦.信息资源共享视域下档案管理创新研究[J].山西档案，2020，（03）：网络首发.

[2]蒋建璐，于书琪，封乐.退休人员社会化管理服务问题探究——以S市调研为例[J].劳动保障世界，2020（15）：62-63+66.

[3]谭旭.事业单位人事档案管理工作的重要性及优化措施[J].就业与保障，2020（05）：167-168.