会议接站与报到工作

接站工作方案报到工作方案

一、接站工作

1、接待准备工作

（1）组成接待小组并完善接待信息。要专门成立接待小组，由专人负责，形成统一的指挥调度系统，并安排好信息、车辆、人员分工。

接站小组成员表

(2)完成接站信息。根据参会人员回执，确认相应交通工具和抵达时间后，制成《会议代表接站安排表》。

会议代表接站安排表

(3)确保车辆安排，根据此次需要，秘书与后勤部门协商，准备了5辆小

轿车，3辆商务车，1辆中型客车。

接待人员分工安排表

2、接待工具

准备好车会议代表接站安排表、手提扩音器、工作证、胸卡、接站标志物品等。

3、接站

（1）

（2）服饰穿着整齐、大方、体现我校的形象与外貌。

（3）接待客户核实身份，以免错接。

4、乘车返回

二、会议报到

1、设立醒目的引导牌和标志牌

2、报到签名

签名表

3、发放文件材料

接待人员将预先准备的文件袋发给报道人员，得引导参会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。

4、做好返程票预订工作

5、随时提及报到人数

有助于准确了解和把握会议的主要进展，为后续工作打下基础。

6、汇总报到情况

报到结束后，汇总有关情况向会议主办方领导报告。

三、签到工作

秘书处提前根据参会人员的信息，在会前制作好点子签到卡，临时租用技术先进的电子签到机。