秘书人员的知识结构

秘书人员的知识结构

秘书工作人员由于处在领导阶层之中，接触的范围广、遇到的事情多，因此要求秘书应具备相当广泛的知识。但事物都是相对而言的，每一种工作所需要的知识都有其相对性。秘书人员虽直接接触领导工作，但他应具备的知识又不同于一般领导所具有的知识；秘书人员又要和众多的方面打交道，但他所掌握的知识，又与任何一个部门的具体业务又有着很大的差别。这便形成了秘书工作人员的一种特殊知识结构。

一、基础层——基础知识

基础知识主要包括文、史、哲、数、理、化，以及天文、地理、生物等方面的基本原理和常识。缺乏基础知识，常常会造成工作中的失误。比如，在机械局或在化工系统当秘书，对能量守恒定律，对基本的化学分子结构一窍不通，那么对日常大量涉及到的有关科学理论和生产方面知识的工作或行文便很难插足：很难落笔。在秘书工作中许多时候，基础知识似乎不是明显地起作用(基础知识缺乏一些，似乎还能应付过去)，实际上是在潜移默化中起作用，对实际工作是很有影响的。比如，对党的方针政策掌握得如何，对于领导意图的理解程度，对于行文中思想脉胳、语气、分寸等，以及对于工作中新知识的吸收等等，都无不和秘书人员本身的知识基础和知识素养有着直接的关系。由于秘书人员处于领导阶层，接触面大，日常工作中会遇到大量的“随机性”问题。比如，在陪同领导视察或检查工作时，发现实际中新的疑难问题，领导要你及时了解有关这方面的材料，如果你的知识底子比较厚实，便可对该问题的性质、特点及时作出较为正确的分析和判断。否则便会无所措手足。

特别值得提出的是，应该注重对语法和逻辑的学习(至于中外文学史可以粗线条地了解一些)。我们知道，机关应用文在写作上主要采取的是说明和论证的方法，所以对其准确性和严密性的要求比较突出。因为汉语的语言非常奉富，其表达的方式也颇为复杂，这就要求从事秘书工作的人懂得一些语法和逻辑知识，使行文更为稳妥。比如，在一份由司法部门工作的秘书起草的文件中，有这样一句话：“两位当事人辩护律师”，从上下文中也看不出“两位”到底指的是“当事人”还是“辩护律师”，这就容易引起歧义。如果能懂一些语法和逻辑知识，就可以避免这一类错误。又加，某机械局的一份简报上，在给“全面质量管理”下定义的时候，后面写了三、四行，最终落在“帮助企业对提出的改善建议实施指导”上，没有断明定义中种概念和属概念的关系，因而也就没能把问题讲准、讲透。此外，象主谓不搭配、句子结构混乱、层次划分不清

等语法和逻辑错误，在我们现行的公文中还普遍存在，这些都会影响领导威信和工作效率。所以，注重语法和逻辑方面的学习，的确是秘书工作人员不容忽视的任务。

二、次基础层——管理学知识

秘书人员固然不是直接的管理者，但却是管理的协作者；秘书工作显然是管理工作的一部分，故又非懂管理不可。根据秘书工作的特点，秘书在懂得一般管理学理论的基础上，应特别注意这样两个方面：其一，是关于“人”的知识。秘书人员在工作中要和上下左右各方面的人打交道，他的身份会相对变化(在领导面前是作为助手出现的；在下级面前常常要代替领导说话j在同级中，又要充当协调人的角色)，因此要求秘书不但要具有接人待物的社会知识，而且最好具有关于行为科学、社会心理学等方面的理论知识。总之，对人的各个方面了解得越深刻，就越能做好人的工作。其二，关于系统论、信息论、控制论方面的知识。这是本世纪初出现的崭新的综合性基础理论，它在各种管理工作中所起的作用，正在日益为人们所认识。秘书人员应当掌握这种科学的思想方法，以加深对各自管理系统的理解，提高为领导提供信息的数量和质量，从而最终达到协助领导提高其管理控制水平的目的。

三、相关层——专业知识

专业知识也是秘书人员应当具备的。我们知道，各级办公室秘书工作的一项首要任务，就是对各方面情况的汇总和文字的把关。秘书对下面的专业知识不可能样样精通，但起码应当做到熟悉和了解，这样才不至于说外行话，工作起来才能得心应手。

四、中心层——秘书业务知识

秘书业务知识是秘书人员的专业知识，它直接影响着秘书工作的水平。在这方面大体应包括如下几方面工作内容的知识：

资料工作、调查研究、政策问题、公文研究、文书处理、协调工作，群众工作、会务工作、信访工作、档案工作、查办工作、机关事务管理等。同时，对秘书史的了解，可以加深对秘书工作规律的认识，增加对其本职工作的修养。以上各项知识内容，具体工作中的秘书又是各有其不同的一个或几个侧重面(在小单位里，一个人往往要兼任许多项，当然他的知识面要更全面了)，但作为一个称职和出色的秘书，应当逐步对秘书工作的全局有比较透彻的了解，尽管他不可能样样都能干到。这就象搞历史的，不可能脱离整个中国和世界的历史搞某一断代史的研究。秘书人员对秘书工作范围的知识掌握得越多、越广，

对自己具体工作意义的理解也便会越加全面和深刻，因而才会使工作做得愈加主动。

秘书人员的知识结构是在秘书工作的实践中形成的，但我们把握了这种结构，又会在工作中去更加自觉地补充我们的知识。这当中，自觉和不自觉是大不一样的。许多秘书人员在开始工作的时候知识水平很有限：但由于注意在实际工作中吸取知识，就能不断扩大自己的知识面，提高工作效率。有的秘书虽整天忙忙碌碌，却长进不大。秘书人员的知识结构并非是一个机械的固定体，而是始终在发展变化之中的。即便是一些知识水准较高的秘书工作者，也需在不同的工作时期，有计划、有重点地充实新的知识内容，不断调整自己的知识结构，以更好地适应发展着的领导工作的需要。