中小企业信息管理系统构建

Management

经管空间

2012年6月

059

中小企业信息管理系统构建探析

浙江财经学院东方学院信息分院 宋杰

摘 要：改革开放以来，我国中小企业数量增长迅速，其信息化管理进程也在不断推进，各种应用及信息方案如雨后春笋，这些都为中小企业的信息化管理建设进行了良好的铺垫。本文正是在对中小企业信息化建设的概念、必要性以及发展情况进行分析的基础上，对中小企业构建信息化管理进行了概述，重点研究了构建方法，希望能够对中小企业进行信息化建设提供参考。关键词：中小企业 信息系统 信息化建设 企业管理中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1005-5800(2012)06(b)-059-02目前，中小企业在我国工商登记注册部门占据的比例达到90％以上，而与其利用的份额相对较小的金融资源相比，中小企业却对我国的GDP创造、城镇就业、出口以及税收做出了巨大的贡献，其构成了我国经济运行的重要基础力量，对国家的经济命脉起到直接助力作用。

企业进行机构简化的重要步骤是信息化建设，这不但可以为企业提高经营效率以及降低维持成本，而且对于企业提高经营的连贯性和稳定性也是一剂良药。信息化管理可以在内部员工中形成较好的创新环境，企业借助信息管理系统可以更好的满足管理需求，这种差异化的竞争管理模式可以极大地提高企业产品及服务的附加值，促成企业的顺利转型，增加核心竞争力，保持持续健康的发展。我国《国民经济和社会发展信息化“十一五计划”》中就已经提出大力扶持中小企业信息化建设的战略目标和任务，近些年来，我国广大中小企业的信息化意识已随WTO框架的深入而有所提高，然而也面临着鱼龙混杂的现实局面。从经济发展全局来看，作为我国市场经济重要组成力量的中小企业信息化管理水平还较为落后，与西方国家相比劣势明显，亟待指引和规划发展[1]。

1 我国中小企业信息化管理现状及存在问题分析

1.1 中小企业信息化管理现状

据国家统计局于2011年进行的全国中小企业信息化建设调查报告中呈现的信息显示：在被调查的近三万家中小企业中，拥有互联网接入能力的企业数量占到80％以上，而这些企业中只有约五分之一的数量拥有自己的企业局域网及公共网站，近半企业有自己的电子邮件系统，电邮系统已经成为中小企业的主要信息应用，但是核心业务的信息化应用程度却只有10％左右，部分中小企业已经开展了电子商务经营管理模式[2]。

在对信息化建设对企业助力作用的调查中，多数企业认同信息化管理的正面作用，认为信息化建设能更好的规范经销渠道、加强客户管理以及全面提升竞争力；在对众多中小企业进行的信息化改造及建设意愿调查中，多数企业表达了愿意开展电子商务及进行信息化系统管理投资的意愿，无论是财务信息的集成管理还是企业人力资源的信息化建设，都暴露了巨大的潜在市场。

以被调查的华商基业管理咨询有限公司为例，其本是一家致力于为大型企业提供人才培养与发展领域咨询服务的公司，是目前我国在这一领域视野发展较为广阔、理解也比较深入的专业机构。华商基业的核心业务是企业人才的培养体系规划、行业课程开发、内部培训师以及关键人才培养等，其信息化管理建设也较为典型。目前公司的信息化管理系统维持部门有近20人，服务器在托管，主要应用为邮件、网站、内部办公网等主要的三个功能。公司的信息管理系统有二十多个终端，在服务器使用方面，较大的功能调整较

少，服务器基本上以文档式为主，邮件基本上一个月备份一次，公司

员工每天上班第一件事就是打开邮件查看信息，网站的外部访问量不是很高。目前，华商基业公司信息化建设正在做推广，把现有网站功能丰富，增加互动功能。公司的信息化硬件建设问题较少，软件方面的问题基本上求助于合作托管方，软件监控建设投入较少。总的来说，华商基业公司使用的这套信息化管理办公系统，以相对较少的投入，较好地提升了公司的办公效率，是众多中小企业中利用

信息化办公系统较为成功的案例之一[3]

。

1.2 中小企业信息化建设发展中存在的问题

国家统计局提供的报告已经显示了我国中小企业信息化建设理念的进步和投资意愿的提升，但是同时也发现了一些问题，具体如下：

(1)中小企业信息化建设人才储备短缺，信息化科学认知程度低。目前中小企业的经营决策大多采用领导个人决策直接决定模式，因此信息化推进很大程度决定于企业最高领导的意愿，而这些人普遍存在着信息化理论及实践知识储备欠缺的问题，观念较为陈旧，而信息化建设所需要的计算机和管理双项人才的引进受重视程度较低，具备这些技能的人才较为匮乏。

中小企业缺少科学的管理思想还导致了现代企业制度在管理中贯彻的较大难度，部分中小企业领导将信息化建设的精力主要集中在提升硬件、网络环境以及软件应用水平的基础上，而对人才的管理和使用较为轻视，这不但会使得巨资信息设备运营效率低下，不能发挥应有作用，而且还会对企业的资金管理造成额外浪费成本。此外，中小企业对于员工信息化办公的培训力度较小，对相关软件和信息模块培训教育缺乏，这也会导致中小企业信息管理建设的落后，甚至被同业和大企业赶出竞争激烈的市场。

(2)中小企业信息化系统管理建设投资结构不合理。资金欠缺以及企业融资难、自由资金周转慢是众多中小企业都存在的问题，而企业信息化管理改造和建设又是一项时间跨度较长的工程，风险与机会同在，但是小企业的实力决定了其管理水平的低下以及融资渠道狭窄的现实，众多的中小企业都存在企业资金不能应付信息化建设费用的巨大支出困境。

对于信息化系统管理所需要的软硬件、专业操作人才、相关业务及知识培训以及系统的更新维护等事项，都需要大量资金的持续保障，而小企业的“多办事、少花钱”经营思想使得信息化管理建设不能在它们之间得到坚持；另一方面，不少中小企业盲目的在信息化建设过程中加大对硬件设备的投入，而对先进的信息管理集成软件重视较少，这种头重脚轻的做法不仅直接使得企业流动资金运转困难，而且预期的信息化建设收益达成率也会严重降低，况且对于昂贵的硬件设备得不到科学的管理和维护，二次损失较大，企业后续投入实力被拖累。