企业会计电子档案的管理

企业会计电子档案的管理1建立严格的内部控制制度

内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是，会计档案信息化要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工会计系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。会计档案信息化要求内部控制的手段更加多样化，程序化控制是其主要的控制手段。不难看出，保证资料准确、可靠是内部控制的主要目的，内部控制制度可有效地保证会计电子档案的安全和可靠。

2建产严格的认证制度引入加密技术在手工会计系统中，数据的处理和存

储均分散于各个部门和人员，而会计电子档案系统的突出特点是数据的处理和存储的集中化，由此给数据安全带来一定的威胁。如未经授权的人员可以利用计算机轻而易举地浏览大部分文件和数据，从而使得机密数据被泄露。而严格的认证制度可以防止未经授权的人员进入会计电子档案系统。认证技术包括不同权限的口令认证、指纹认证、全息认证等。加密技术的引入可有效保证数据的安全性。

3建立授权操作制度实行岗位专人专职

根据责、权、利、效相结合的原则，对不同的岗位赋予不同的权限，可设立系统主管、管理员、操作员等岗位。岗位的职责应明确，既不能出现管理的盲点，也不能出现职责的交叉和重复。采取不相容职责相分离的措施，严格岗位责任制。设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。

4实现会计电子档案多备份管理规范化和制度化会计电子档案的备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施。会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯，会计电子档案管理人员应根据会计数据业务量的多少定期对这些档案进行检查和拷贝，以防止因磁性介质的毁损而使信息丢失。对会计电子档案应定时进行双备份或多备份，备份数据和原件数据不能存放在同一地点，应设立会计电子档案保管室，并且分别设在不同的存放地点。实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化，设立信息备份员，专门负责会计电子档案的备份工作。所有备份的会计档案数据最好用质地优良的光盘刻录，以保证数据的安全。年终要将当年形成的所有会计电子档案信息整理归类，并标明日期、内容目录、备份人姓名等内容，用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签名。

5将会计电子档案的格式随技术的发展不断升级使不同时期的会计电子档案具有兼容性

会计电子档案存放的格式应具有通用性、易识别性，随着文档技术的不断升级，作为会计电子档案应保证不同时期数据的兼容性和数据处理的方便性。由于当前软件技术的局限性，由低版本操作系统生成的会计信息在新系统中不能正常运行，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成的文件在新系统中不能被解读，将造成大量数据资源的浪费和信息管理活动的盲区，造成巨大的损失。

6定期对会计电子档案进行检测及时做好数据维护工作

要采用等距抽样或随机抽样的方式定期对会计电子档案进行检测。检测的主要内容为：①进行外观检查，确定存储介质表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁以及有无霉斑出现等。②进行逻辑检测，采用专用检测软件对会计电子档案进行读写校验。对于在检测中发现有差错的存储介质，要及时进行修正或更新。③要健全检测、维护的审批、登记管理工作，审批、检测、维护等资料要归档保留，严禁随意进行数据恢复和拷贝。

7提高会计电子档案保管人员的素质

保管人员应掌握会计学、档案学、管理学和信息系统的基本理论、基本方法和基本技能，还应了解计算机通讯技术、网络技术、软件工程、软件设计技术等。在会计电子档案系统中，不仅对保管人员的专业知识、基本技能有了新的要求，而且在道德标准、工作态度上也有了更高的要求。因此，为了提高保管人员的素质，必须在保管人员招聘、选拔、提升等环节建立起严格长效的控制制度。

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蒋艳霞80

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