机关文书档案管理规章制度

机关文书档案管理规章制度

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1、立卷归档

(1)立卷范围上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料

(2)立卷方法文秘人员在收集齐文件、资料的基础上对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限交专门档案业务人员签订后填写卷内目录进行整理装订所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固

2、登记保管

(1)登记将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录然后入橱上架

(2)保管案卷一经归档要严格保管确保万无一失档案室门窗要

保持坚固关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室保持室内清洁卫生做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐布局合理案卷排列科学便于查找

3、提供利用

(1)档案查阅凡到本室查阅档案的均由档案管理人员负责并按

规定为利用者提供所需档案资料

(2)注意事项本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后方可按规定提供

4、办理移交

档案在本室保存满10年后向档案馆办理移交手续

(1)签定所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求确保档案

资料齐全、完整、准确

(2)移交移交的档案要抄写案卷目录一式两份保证移交手续齐

全

局机关自身档案每年整理一次需存档的重大活动资料由各科室提供局办公室负责汇总存档

为加强机关档案建设规范档案管理和利用根据《档案法》和有关规定结合本局实际特制订本制度

一、局办公室负责各类文电资料的收集、整理、归档、保管、提供利用和移交工作

二、归档、管理范围包括以下内容：

1、归档、管理和提供利用中央、国务院、省、市各类的文件、函件、参阅件

2、归档、管理和提供利用中央、国务院、省、市领导的讲话及重要批示件等

3、归档、管理有关机关、部门的重要来函、来电

4、收集、归档与管理局发各类文件、通知及有关后勤管理服务工作的来往文书、合同、协议书等

档案资料包括纸质文件、照片(含底片)、软盘、碟片等

三、文书档案工作必须严格遵守《档案法》、《保守国家秘密法》以及档案主管部门的有关规定

四、文书档案的收集必须及时认真凡属归档的文件、资料要严格按次序、按类别登记、编号、分类存放

五、文书档案的整理每年六月底前将上年度的文书资料整理归档主要做好以下工作：

l、归卷文件的检查立卷之前要检查文件资料是否齐全完整是否符合归档范围要求是否保持文件间的历史联系力求卷内文件的保存

价值的统一

2、拟写案卷标题案卷标题应准确地揭示案卷的内容并力求文字简炼一目了然

3、卷内文件的排列与编号案卷内文件的排列要系统化以保持文件间的历史联系为原则同类文件按先上级后下级排列;同级文件按时间先后顺序排列;属于请示与批复类的按批复在前、请示在后排列卷内文件排定后用阿拉伯数字统一编写页码

4、填写卷内文件目录每个案卷都应编制案卷目录用来介绍本卷内文件的有关组成部分要根据目录项目逐项填写

5、填写案卷备考表案卷备考表内应注明卷内文件的实有页数、立卷日期及立卷人空白处填写说明卷内文件变动情况

6、填写案卷封皮填写的项目包括有关名称(全称)、撰稿人、案卷标题、卷内文件页数、年度日期、保管期限等书写文字规范字迹工整、清楚

7、案卷装订所有案卷均用硬纸卷皮和棉线绳装订装订前要除去文件上的金属物以防止受潮锈蚀后损坏文件文件过小的要用纸衬托;

文件没有留装订线的要加补贴边;残破的文件要拓裱大张的文件要折

叠做到整齐划一装订时应避免文件倒置、漏订现象

8、案卷排列一个年度的案卷在装订后要进行系统化的排列排定后通过编号固定他们的先后顺序案卷按保管期限分开永久、长期、短期的案卷要分别排列以体现一定的条理性

9、编制案卷目录内容包括案卷顺序号、文书处理号、案卷标题、卷内文件起止日期、保管期限、备注等一年度的案卷合编为一本目录

六、文书档案的保管文件组成案卷后要妥善保管放置于干燥、

通风、有固定位置的文件柜内防止霉变、虫咬减少光线、灰尘和有害气体对文件的辐射、侵蚀

七、所有应归档的文件、资料一律进局综合档案室保存综合档

案室应符合档案部门规定并有专人管理综合档案室应备有防火、防盗、防尘、防虫、防光、防潮、防霉、防高温等相关设施确保档案的完整与安全

八、文书档案的提供利用一是要严格管理制度查阅文件必须凭

单位介绍信查阅机密文件、原始记录需经局领导批准并认真办理登记、签字等手续;二是查阅指定的文件不得翻阅其他件、不准将查阅的文

件带出档案室;三是档案工作人员应根据当前中心工作将有参考利用价值的档案资料主动提供给领导及有关部门参考、借鉴由被动服务变为主动服务充分发挥档案为中心工作服务的作用

九、按照档案法规定和市档案局等有关部门的要求做好定期向档案馆移交档案的工作移交过程中要严格登记手续

第一条为加强和规范文书档案管理有效保护和利用档案促进档案工作为本单位各项工作服务根据《中华人民共和国档案法》和《安徽省档案管理办法》等有关规定制订本制度

第二条文书档案是指本单位在各项工作、活动中直接形成的具有保存价值的各种文字载体的历史记录

第三条为加强对文书档案工作领导成立委档案工作领导小组明确委办公室为委档案管理机构配备档案管理兼职人员为档案工作提供必要的条件

第四条委办公室依法履行下列职责：

(一)认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规建立健全统一的档案工作制度

(二)统筹规划并负责档案资料的收集、整理、鉴定、统计、归档、保管和开发利用等工作确保档案资料的完整、准确与安全积极主动地为各项工作服务

(三)监督指导所属单位的档案工作参与所属产权变动单位档案的处置工作完成与档案工作相关其他工作

第五条档案人员应履行以下职责：