采购业务流程及方案

采购业务流程及说明

一、采购的内容

本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。

二、采购流程

三、采购流程说明

❶由资产的使用部门提出采购申请，填制《采购申请单》；

❷《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批；

❸将经审批的《采购申请单》报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。

❹由经济运行部开具《采购订单》，并将《采购订单》传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划；

❺采购员根据采购计划具体安排采购作业，

❻采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票；

❼仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具《材料入库单》；

❽将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门；

❾请购人员填制《付款审批卡》，经请购部门主管领导审批后；

❿财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理；

四、关键控制点

各使用部门的需求和请购

采购申请的审批和审核

采购计划制定

采购定价

合同签订和审核

付款方式和程序

与供应商的对账

五、部门设置与职责

➢采购部：

直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式；

实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理；

定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持；

采购部内部设一名采购主管，采购员2—3名；

➢经济运行部：

经济运行部是公司采购业务的归口管理部门；

按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、

参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。

对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，采购催交和检验，并负责最后合同签章。

负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础信息；

汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包

括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工

作档案等；

经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名；

➢财务科：

定期获得和汇总相关票据和明细帐表，按照会计准则进行核算；

负责重点环节审核、票据审核；

定期与供应商进行对账；

➢仓库：

仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。

实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管，在单据管理和库存信息分析管理上

与财务管理部形成工作接口；

仓库管理组内岗位包括仓库管理员、收料员、发料员、质检员。

六、采购检验

●目的：

为规范采购材料入库前检验特制定本制度。

●职责：

生产基地负责编写、修改、完善本制度，并实施执行。

综合财务部总监负责监查制度执行情况，并提出完善提议。

综合财务部采购人员负责所购物料质量性价比最高或最佳。

生产基地检验人员负责对所购物料进行入库前检验，确保无漏检、无错检、无误检。

●内容：

生产产品外购入库前检验:参照生产基地生产管理制度中产品检验标准进行检验。

●标签入库前检验：

3.1内包装标签：防疫标签、产品标签、生产批号、生产人员、检验人员。

3.2外包装标签或印刷内容需含有：发货标签、产品防疫证、合格证。

上，正向不能倾斜，多个标签不能相互压住、不能压字，而应间隔1mm，或根据标准包装表中要求。

七、采购合同变更流程图及说明表

任务概

要

采购合同变更

节点控

制

相关说明

①采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行《采购合同》

②质量管理部、物资使用部门等相关部门，在采购部执行《采购合同》的过程中进行配合

③采购部将《采购合同》执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等内容

④公司相关部门在使用物资的过程中，提出具体的变更合同要求

⑤供应商在执行合同或供货过程中，提出变更合同要求，并发出《合同变更通知》

⑥采购部分析合同的变更要求，并就具体的变更事项与供应商进行协商

⑦合同变更意见达成一致后，采购部着手修改原《采购合同》的相关条款

⑧修改后的《采购合同》交采购经理审核，若采购经理不批准，应返给采购部相关人员进行修改

⑨根据实际情况，将修改后的《采购合同》继续提交给高层管理人员进行审批

八、岗位设置于职责

采购主管：

协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作；

汇总、审核、修订各部门年度采购计划，根据计划审定结果下达采购指令，监督采购计划实施完成情况；

制订和调整供应商管理与合作的原则和政策；选择供应商并报经济运行部审批；具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的

交易合作策略；收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。

负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。

审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施；