采购业务流程及方案
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采购业务流程及说明
一、采购的内容
本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料(原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品)和非生产性物料(办公劳保用品)的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。
二、采购流程
三、采购流程说明
❶由资产的使用部门提出采购申请,填制《采购申请单》;
❷《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批;
❸将经审批的《采购申请单》报经济运行部,由经济运行部进行审核并备案。
❹由经济运行部开具《采购订单》,并将《采购订单》传递给采购部门。
采购部门据此制定采购计划;
❺采购员根据采购计划具体安排采购作业,
❻采购物资回来后,由采购员、对方销售人员(或运输人员)以及仓库管理人员负责办理材料入库。
并索取销售发票;
❼仓库管理人员认真检验核实采购的物资后,开具《材料入库单》;
❽将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门;
❾请购人员填制《付款审批卡》,经请购部门主管领导审批后;
❿财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理;
四、关键控制点
各使用部门的需求和请购
采购申请的审批和审核
采购计划制定
采购定价
合同签订和审核
付款方式和程序
与供应商的对账
五、部门设置与职责
➢采购部:
直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排,规划采购部内部具体业务的管理模式;
实施物资的采购、运输、仓储,相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理;
定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工,充实基本数据库,提交相应报表,为管理部门提供多层次的决策信息支持;
采购部内部设一名采购主管,采购员2—3名;
➢经济运行部:
经济运行部是公司采购业务的归口管理部门;
按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制,主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、
参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。
对采购合同进行法律条款审定,协调仲裁采购纠纷,采购催交和检验,并负责最后合同签章。
负责建立健全采购信息数据库,收集、整理供应商和材料市场的基础信息;
汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档,包
括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工
作档案等;
经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名;
➢财务科:
定期获得和汇总相关票据和明细帐表,按照会计准则进行核算;
负责重点环节审核、票据审核;
定期与供应商进行对账;
➢仓库:
仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检验、销毁等实物管理,在库物资仓储保管。
实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管,在单据管理和库存信息分析管理上
与财务管理部形成工作接口;
仓库管理组内岗位包括仓库管理员、收料员、发料员、质检员。
六、采购检验
●目的:
为规范采购材料入库前检验特制定本制度。
●职责:
生产基地负责编写、修改、完善本制度,并实施执行。
综合财务部总监负责监查制度执行情况,并提出完善提议。
综合财务部采购人员负责所购物料质量性价比最高或最佳。
生产基地检验人员负责对所购物料进行入库前检验,确保无漏检、无错检、无误检。
●内容:
生产产品外购入库前检验:参照生产基地生产管理制度中产品检验标准进行检验。
●标签入库前检验:
3.1内包装标签:防疫标签、产品标签、生产批号、生产人员、检验人员。
3.2外包装标签或印刷内容需含有:发货标签、产品防疫证、合格证。
上,正向不能倾斜,多个标签不能相互压住、不能压字,而应间隔1mm,或根据标准包装表中要求。
七、采购合同变更流程图及说明表
任务概
要
采购合同变更
节点控
制
相关说明
①采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行《采购合同》
②质量管理部、物资使用部门等相关部门,在采购部执行《采购合同》的过程中进行配合
③采购部将《采购合同》执行情况进行记录,包括货款的支付、货物的交接等内容
④公司相关部门在使用物资的过程中,提出具体的变更合同要求
⑤供应商在执行合同或供货过程中,提出变更合同要求,并发出《合同变更通知》
⑥采购部分析合同的变更要求,并就具体的变更事项与供应商进行协商
⑦合同变更意见达成一致后,采购部着手修改原《采购合同》的相关条款
⑧修改后的《采购合同》交采购经理审核,若采购经理不批准,应返给采购部相关人员进行修改
⑨根据实际情况,将修改后的《采购合同》继续提交给高层管理人员进行审批
八、岗位设置于职责
采购主管:
协调和规划部门内具体工作,落实供应部相关预算任务,并根据预算限额控制本部门的业务运作;
汇总、审核、修订各部门年度采购计划,根据计划审定结果下达采购指令,监督采购计划实施完成情况;
制订和调整供应商管理与合作的原则和政策;选择供应商并报经济运行部审批;具体协调与供应商的合作关系,落实供应部与供应商的
交易合作策略;收集供应商基本信息,参加供应商考核和评审。
负责收集、汇总和上报供应市场行业信息,提出供应商规划建议。
审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施;
审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施,审核和提交存货资产损溢的定期处理报告;
负责合同、订单,采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更新,进行重要信息汇总统计,每月出据分类汇总报表;
根据采购信息,对管理部门和经济运行部提供材料采购月报表,物料管理月报表;
根据各部门上报的年度采购计划审批《采购申请单》;
下达采购指令,安排和组织采购作业的具体实施工作;
采购经理
审核各单位上报的《采购申请单》,并做好采购业务的信息统计工作; 审批采购主管上报的供应商名单,对供应商资质进行审查;
对采购主管提供的供应商询比价进行基本控制审核,组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料;
审定各部门上报的采购计划和资金计划;
根据基本进货成本信息和财务科传递的成本变动数据,提交重点物料进价成本管理改进目标的建议;
签订采购合同,做好采购合同信息采集;
审批供应商管理与合作的原则和政策,组织年度供应商考评和更替工作;
参与和监督招标议标采购;
仓库管理员
负责仓库的日常管理,组织和监督仓库员工日常工作,提交盘赢盘亏
处理报告,报废存货、滞存物资处理报告。
制订库存管理改进目标和推进具体控制措施,组织监控存货资产非生产性损耗,提交存货异常状态解决方案。
定期分析库存规模、结构和周转情况,向仓库主管和财务管理部提交库存分析相关报表和报告;
收料员
物资正常入库、退料入库、盘盈入库等收料环节交接,物料入库数量清点和制单,日常在库物资仓储作业。
发料员:
物资正常出库、毁损出库、盘亏出库、退货出库等发料环节交接,物料出库数量清点和制单,日常在库物资仓储作业。
质检员:
参予入库交接环节和原辅料不定期抽检,外包装初检和质检抽样,填写请验单,协助质量技术部质检员进行检验工作。