参观接待管理办法
接待管理制度办法
接待管理制度办法第一章总则第一条为规范机构接待管理工作，维护机构形象，提高服务质量，制定本办法。
第二条本办法适用于机构内部所有接待活动的管理。
第三条机构接待活动应当遵循公平、公正、便民的原则，做到规范有序、热情周到。
第四条接待工作的内容包括来访接待、电话接待、函电接待等。
第二章来访接待第五条来访事宜接待工作由机构的接待员负责。
第六条来访接待工作时间为工作日上午8:30至12:00，下午1:30至5:00。
第七条来访者需提前电话预约，接待员及时做好来访人员的接待准备工作。
第八条来访者如未提前预约，接待员应当主动告知来访事宜无法安排接待，并将来访者妥善引导至负责人处。
第九条来访者到达机构后，接待员应当迎接并引导到指定地点接待，并主动茶水。
第十条接待员应当准备来访者信息登记表，及时记录来访者姓名、单位、事由、联系电话等信息。
第十一条来访接待结束后，接待员应当及时向对应的负责人反馈来访情况，做好来访者档案材料整理工作。
第三章电话接待第十二条电话接待工作由机构接待员负责。
第十三条机构电话接待时间为工作日上午8:30至12:00，下午1:30至5:00。
第十四条接待员接听电话时应当规范用语，热情有礼，听取来电人员事宜并及时记录。
第十五条接待员应当按照来电事宜的不同性质及时转接至相应的部门或人员。
第十六条接待员接待的电话需及时处理并做好记录，做到清晰、完整。
第十七条如果电话接待员未能及时接听来电，应当通过回拨电话的方式询问来电人员的具体事宜。
第四章函电接待第十八条函电接待工作由机构接待员负责。
第十九条机构函电接待时间为工作日上午8:30至12:00，下午1:30至5:00。
第二十条接待员应当及时处理收到的函电，并将来件送达至指定处。
第二十一条接待员应当及时回复函电并保存回复记录。
第二十二条接待员应当定期整理归档机构的函电资料，做到清晰、便于查阅。
第五章接待管理第二十三条机构接待员应当严格遵守机构的相关规章制度，不得违反接待管理制度。
公司来宾参观接待管理办法
公司来宾参观接待管理办法第一章总则第一条为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，更好地反映公司精神面貌，争取各级领导和兄弟单位的支持和合作，达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本管理办法。
第二章接待工作的主要任务第二条安排上级部门、兄弟单位、友邻部门和基层单位领导来公司人员的吃、住、行。
第三条安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。
第四条协助办理公司大型会议的会务工作。
第五条协助开展公共关系工作，协调好公司的外部环境。
第三章接待工作的基本原则第六条坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，增强接待工作深度，宣传企业形象，提高公司声誉，并广泛获取信息。
第七条接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性;既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定，又要增加兄弟单位之间的感情，同时也要完成领导交办的工作任务。
第八条根据来宾的身份和任务，安排不同领导接待，确定相应人员陪同，既要热情周到，也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。
第九条坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。
办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务;对涉及较强业务性的接待事务，应由有关部门对口接待，办公室配合。
第十条接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则搞好服务，不允许发生有损公司形象的事件。
第四章接待工作的程序与规定第十一条日常接待工作规范。
（1）接打电话时，要使用文明语言，如“您好”“请问贵姓”“您找哪位”“请稍候”“谢谢”等礼貌用语。
（2）打电话前，要准备好记录用纸、笔及其他所需要的文件、资料，不能等电话接通后再去找所需要的东西，让对方拿着听筒等候。
（3）客人来访时，应热情迎接，主动引客人到办公室或接待室交谈。
忌让客人长久等候无人过问。
如本人有事离开办公室，应将办公桌上的文件、资料收好，以免泄密或丢失。
（4）宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分别安排工作餐、聚餐、宴会，并根据来宾身份确定不同的陪同人员。
接待管理办法
接待管理办法一、引言为了提高公司接待工作的效率和质量，向访客展示公司形象和价值，特制定本接待管理办法。
该办法适用于公司内外接待工作，旨在规范接待流程，确保接待工作的高效、专业和友好。
二、接待职责和责任1. 接待职责接待人员是公司形象的代表，他们的主要职责是迎接和接待访客，提供必要的信息和帮助。
他们应该始终保持专业、礼貌和友好的态度，确保访客在公司的访问体验愉快和成功。
2. 接待责任接待人员对于接待工作的质量和结果负有责任。
他们应该全面了解公司的业务和产品知识，及时回答访客的问题并提供有效的解决方案。
如果无法回答问题，接待人员应该向相关部门的专业人士寻求帮助，并确保及时跟进并回复访客。
三、接待流程1. 预约接待访客预约接待必须提前与接待人员联系，提供访问的目的、日期、时间和访客的基本信息。
接待人员应该及时确认预约，并根据预约信息做好准备工作。
2. 接待准备接待人员在接待前需要做好充分的准备工作。
这包括收集和整理与公司业务相关的资料和信息，确保了解访客的身份和背景，以便更好地满足他们的需求。
3. 接待程序接待人员应及时到达会议地点或接待处，准备好必要的接待设施和资料。
在接待过程中，他们应遵循以下程序：- 热情欢迎访客，向他们介绍自己并确认访问目的。
- 引导访客前往接待区域，并为他们提供舒适的环境。
- 向访问人员提供公司概况和产品介绍，回答他们的问题。
- 根据访客的需求，安排参观和会议，确保访问行程顺利进行。
- 结束时，感谢访客的光临，并表示期待未来的合作机会。
4. 接待记录接待人员应及时记录接待的详细信息，包括访客的姓名、联系方式、访问目的、接待时间等。
这些记录可以作为后续跟进和沟通的依据，以及对接待工作的总结和评估。
四、接待礼仪1. 仪容仪表接待人员应注重仪容仪表，保持整洁、干净、得体的形象。
穿着职业装，注意发型整齐，不戴过于鲜艳或夸张的饰品。
他们的外表应呈现出专业、可靠和亲切的形象，以赢得访客的信任和好感。
公司参观接待管理办法
1目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，提升客户接待水平和客户对公司的认知度，确保接待工作的有礼、有节、有序、不浪费、不违法，推进接待工作规范化、制度化、标准化，结合公司实际，制定本管理办法。
2适用范围适用于政府领导、合作伙伴、重要客户和其他重要客人到厂区参观访问相关接待工作的安排，不包括公司客商和外部送货人员因业务和工作需要与相关职能部门的日常业务接洽活动。
3 职责3.1 行政部作为参观接待工作的归口管理部门，根据各相关部门的《来访接待申请单》负责接待工作的安排和管理，拟定来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。
重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈相关负责人确认。
3.2 各相关部门负责配合行政部的接待工作，及时提报、反馈来访信息，协助拟定接待计划，参与来宾接待4 参观接待流程4.1 具体接待流程表如下：接待后期总结及报道4.2 接待后期工作4.2.1 接待负责人收集来访人员名单和手机等联系方式，整理在册。
4.2.2 接待结束后1个工作日，接待对口人应形成文字总结，必要时可搭配图片，经公司领导审定后刊登在公司网站或微信公众号等平台。
5 岗位人员配置成立接待小组，依照工作分工和技能要求，接待小组基本的人员岗位配置为：5.1 接待对口人：提出接待需求，并协调接待负责人实施接待，接待结束后负责接待信息反馈与评估及接待文稿撰稿。
5.2 接待负责人：制定接待计划、承担接待工作，负责填写《来访接待总结表》，作为总协调人，对此次接待效果负责。
5.3 各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置、讲解人员、摄影撰稿人员等等。
）6 接待级别标准根据来宾的重要性、相关职务级别及来访目的性等将接待标准划分为一级、二级、三级。
三种级别如下：7 来访接待注意事项7.1. 接待注意事项：7.1.1 接机7.1.1.1举的接机牌应该有公司名、人名和欢迎辞。
7.1.1.2客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。
参观学校接待规章制度表
参观学校接待规章制度表第一条为促进学校教育教学工作的发展，展示学校的教育教学成果，吸引更多人了解和关注学校，我校特制定本规章制度。
第二条学校接待对象为中小学生、家长、教师、校外人士及教育相关行业人员。
第三条接待时间安排1. 学校接待时间：周一至周五、上午8:00-11:30、下午2:00-4:00。
2. 活动日接待时间：假期或特别活动日，可根据实际情况安排接待时间，需提前向学校教育办公室提交申请，并经学校批准后方可安排。
第四条接待邀请1. 接待对象需提前向学校教育办公室发送参观请求函，提出参观时间、人数、目的等相关信息。
2. 学校教育办公室收到请求函后，将根据学校实际情况和接待安排，确认接待时间，并将相关事宜通知接待对象。
第五条接待流程1. 接待对象在到访学校时，需向保安处出示邀请函，进行身份验证后方可进入学校。
2. 接待对象需在规定时间内到达指定接待地点，并等待接待人员引导进入。
3. 接待人员将向接待对象介绍学校概况、办学理念、教育教学成果等相关情况。
4. 接待对象可参观校园环境、教学设施以及课堂教学活动。
5. 接待对象如有疑问或需要帮助，可随时向接待人员提出，并接待人员将提供相关帮助和解答。
6. 参观结束后，接待对象需按时离开学校，并主动向接待人员道谢。
第六条接待注意事项1. 接待对象须遵守学校规章制度，不得随意破坏、乱扔垃圾等行为。
2. 接待对象需遵守教师和学生的学习、生活规律，不得干扰学校正常教学秩序。
3. 接待对象需在教学楼内注意安全，不得攀爬、奔跑等危险行为。
4. 接待对象如有患有传染病症状，需提前通知学校接待人员并暂缓参观。
第七条违规处理1. 如接待对象违反规章制度，损害学校利益或影响学校正常教学秩序，学校有权终止接待，并保留追究其相应责任的权利。
2. 对于严重损害学校名誉或造成重大损失的违规行为，学校将向相关部门报案并追究其法律责任。
第八条规章更新1. 学校有权对本规章制度进行修订，并经学校教育办公室审批后实施。
公司领导参观接待管理制度
公司领导参观接待管理制度一、目的和原则制定本制度的目的，在于规范公司领导参观接待的工作流程，确保每一次接待都能够体现出公司的专业水准和文化内涵。
在执行过程中，我们应坚持以下原则：- 尊重每一位访客，提供热情、周到的服务；- 保持高效与专业，确保活动的有序进行；- 注重细节，体现公司的良好形象。
二、适用范围本管理制度适用于所有参与公司领导参观接待工作的员工，包括但不限于前台接待、行政后勤、安保人员以及相关业务部门的工作人员。
三、职责分工1. 前台接待：- 负责接收访客预约，记录访客信息；- 通知相关部门准备接待工作；- 引导访客至指定地点。
2. 行政后勤：- 负责接待场所的布置与清理；- 准备接待所需的物资，如饮料、宣传资料等；- 确保接待区域的环境卫生。
3. 安保人员：- 负责访客的安全检查；- 维护接待区域的秩序；- 处理突发事件。
4. 相关业务部门：- 提供专业的业务介绍；- 安排专业人员陪同参观；- 收集反馈并作出相应的改进。
四、接待流程1. 预约确认- 前台接到预约后，应及时与相关部门确认并安排具体的接待时间；- 各部门应根据预约情况提前做好准备工作。
2. 接待准备- 行政后勤部门负责准备接待场所和所需物资；- 安保人员提前了解访客信息，做好安全预案。
3. 迎接访客- 前台在访客到来时，热情迎接并进行必要的登记手续；- 相关业务部门的代表应在约定时间前到达接待地点。
4. 参观交流- 业务代表向访客详细介绍公司情况及业务内容；- 带领访客参观公司的关键区域，如生产线、研发中心等；- 在交流过程中，耐心解答访客的提问。
5. 送别访客- 参观结束后，业务代表应将访客送至门口，并表示感谢；- 前台记录访客离开时间，并询问是否需要后续的联系或者服务。
五、后续跟进- 业务部门应在活动结束后收集访客的反馈；- 根据反馈调整接待流程，提升服务质量；- 对于有合作意向的访客，应及时跟进并维护良好的关系。
六、附则本管理制度自发布之日起实施，由行政部门负责解释。
图书馆参观接待管理办法
XX图书馆参观接待管理办法
第一条为了进一步规范图书馆对参观接待工作的管理，根据学校相关规定，结合工作实际，制定本办法。
第二条在本馆正常开馆时间内可接待国内外友好团体来馆参观。
第三条校外单位组织参观本馆，须提前与综合办公室联系，联系电话：XX
第四条凡属外宾参观，主请单位须向学校国际合作与交流处申请，经同意后与综合办公室联系参观。
第五条对于人数较少的专业性、学术性参观或学校邀请来的特殊客人，经综合办公室同意，由馆领导或有关负责人接待，可进入某些阅览室和开、闭架库参观。
本校教师、学生和其他工作人员陪同本人亲属、同学等来馆参观，须将本人有效证件（工作证或学生证）暂留在图书馆接待处，并按规定进行登记，本馆专业阅览室不接待参观。
参观时间限为30分钟之内，如超过30分钟则需补办临时阅览证。
第六条XX校友本人凭校友总会发放的“校友卡”或毕业证（或复印件），并附上本人有效身份证件，可进入图书馆。
第七条来馆参观应以不影响图书馆正常工作秩序和读者阅览为前提，参观人数较多时不引导进入各类阅览室，参观者应遵守馆内各项规定，维护馆内秩序。
第八条本办法由图书馆负责解释。
第九条本办法自通过之日起施行。
修订时间
X年X月X日。
游客中心运营接待管理办法
游客中心运营接待管理办法一、总则为了有效管理游客中心的运营接待工作，提高接待服务质量，保障游客的权益，制定本办法。
二、接待对象游客中心接待对象主要包括以下几类人员：1.游客：指前来参观旅游景点的个人或团体。
2.媒体记者：指前来采访报道游客中心或旅游景点的专业记者。
3.代表团：指参访团、考察团或交流团等组织前来游览的团体。
三、接待流程游客中心的接待流程如下：1.游客接待–游客到达游客中心后，接待员应礼貌地向游客打招呼并询问其需求。
–接待员应向游客提供游客中心的宣传资料，如地图、手册等。
–根据游客的需求，接待员应详细介绍游客中心及旅游景点的相关信息。
–如游客有特殊需求，接待员应协助解决或引导游客向相关部门咨询。
–接待员应及时跟进游客的反馈意见，并确保问题得到解决。
2.媒体记者接待–媒体记者到达游客中心后，接待员应主动了解其来访目的，协助其采访工作。
–接待员应向媒体记者提供相关媒体资料以及安排专人陪同参观。
–如媒体记者有专访需求，接待员应安排相关负责人或专家进行专访。
3.代表团接待–代表团到达游客中心后，接待员应核对团队名单，并按照事先安排好的接待计划进行接待。
–接待员应向代表团成员介绍游客中心的基本情况以及旅游景点的特点。
–如代表团有特殊需求，接待员应配合相关部门协调解决。
四、接待服务标准游客中心的接待服务应遵循以下标准：1.热情接待：接待员应以礼貌、亲切的态度迎接游客，提供周到的服务。
2.专业知识：接待员应熟悉游客中心及旅游景点的相关信息，并能够对游客提出的问题做出准确回答。
3.个性化服务：接待员应根据游客的需求，提供个性化的服务，如推荐适合的行程安排、景点参观顺序等。
4.快速响应：接待员应及时跟进游客的需求，并快速解决问题或提供帮助。
5.安全保障：接待员应对游客的人身和财产安全负责，如发现安全隐患应及时上报。
五、接待整体规划为了确保接待工作的顺利进行，游客中心应进行以下整体规划：1.接待区域规划：合理规划接待区域，设置接待柜台、候客区和问询区等功能区。
集团来访接待流程及管理办法
集团来访接待流程及管理办法1、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理”的原则制定本制度。
2、适用范围适用于政府领导、合作伙伴、重大客户及因业务发生的各种接待。
3、概念和定义3.1接待类型第一条、一般接待：主要指企业日常接待，包括求职接待、来电接待和业务接待。
第二条、常规接待：主要指政府、高校、金融、企业联络员在提前预约的情况下，1天内行程的参观接待。
第三条、重要接待：主要指政府、高校、金融、企业等重要领导人以考察团的形式，莅临我司考察、指导、调研座谈，并且为2天（含2天）以上行程接待。
3.2角色和职责人力行政部：负责人：人力行政部经理1、信息沟通与调度控制2、接待通知的发放与人员分工安排3、各项工作的督促检查和汇报4、接待工作总结与评估行政办公室：负责人：办公室主任1、提供公司整体接待环境及物品准备2、现场接待及会议室安排，提供后勤保障：矿泉水、宣传册、水果3、接待现场的拍照工作销售内勤：负责人：内勤主管1、现场服务接待2、产品展厅的准备3、展厅产品的补充和试吃品的准备生产部：负责人：生产总经理1、生产现场标准化生产控制2、生产环境标准化清理3、参观通道的卫生清理4、参观人员的现场接待和服务其它部门：负责人：部门负责人1、根据接待要求，负责本部门的业务介绍2、保证部门及项目基本资料的准备3、配合接待服务工作4、接待流程第四条、一般接待相关部门发布接待需求-办公室进行场地准备-部门人员邀请相关人员参加。
第五条、常规接待根据政府的接待通知，确定接待时间、来访名单、来访流程、我司接待人员、人员分工与细则安排。
根据沟通协调结果，编制《关于***领导到我司参观接待的通知》，通过公司工作群发布，并抄送领导。
接待人员根据分工与工作细则安排相应工作，部门领导负责相应进行检查，并报企管中心备案，企管中心进行抽查。
接待过程：公司环境参观-公司车间参观-公司大厅参观讲解-公司产品展厅参观-公司会议室座谈-安排就餐。
医院友好来访参观接待管理办法
医院友好来访参观接待管理办法一、概述为了更好地开展医院的友好来访和参观活动，规范接待管理工作，提高医院服务水平和形象，制定此办法。
二、适用范围适用于我院所有来访和参观活动的接待和管理工作。
三、接待原则1.友好、热情、周到、有礼。
接待人员应以亲切友好的态度迎接来访人员，主动交流，主动解答问题。
2.安全第一。
来访人员进入医院需携带有效证件，进行有效登记并佩戴来访证。
在来访人员进入医院期间，应加强安全监管，确保来访人员的人身安全。
3.按照程序办事。
接待人员应根据来访人员的需求指导其前往相应的科室，并在需要的时候协助其完成各项手续。
4.注重细节。
在接待和服务过程中，要注重细节和贴心服务，让来访人员感受到我们的关心和体贴。
四、接待流程1.来访人员提前进行登记。
来访人员需要提前进行登记，填写相关信息，获取来访证，并佩戴来访证。
2.接待人员接待。
当来访人员到达医院时，接待人员会热情接待、引导，为其提供必要的前往指引、便利服务。
3.科室联系。
在来访人员到达指定科室前，接待人员将与相应科室联系，做好相关接待准备，以保证来访人员顺利进入科室。
4.科室接待。
科室工作人员应根据接待准则接待来访人员，根据来访人员提出的需求为其提供专业服务，解答相关问题。
5.送行。
来访人员在医院期间得到圆满满足后，接待人员将全程陪同其完成医院外围的访问活动，送行、道别。
五、接待标准1.接待人员要经过培训，对接待流程、礼仪、安全保障等方面进行专业训练，能够做到沟通清晰，指导准确，热情周到，安全可靠。
2.来访人员需携带有效证件，如身份证、工作证、学生证等有效证件。
3.来访期间勿拍照、录音、录像等行为。
4.来访人员需守时，如需更改行程，请提前告知接待人员，协商安排。
5.来访人员需保持良好的礼仪习惯，文明参观，不随意触碰和破坏医院设施和设备。
六、接待人员的职责和权利1.接待人员的职责是对来访人员进行接待和引导，履行好来访人员的需求，并确保安全。
2.接待人员有权指导来访人员进行前往指引、便利服务。
公司来客接待管理制度
公司来客接待管理制度一、总则为了规范公司来客接待工作、提升公司形象、加强与客户的沟通交流，制定本制度。
公司接待工作是公司形象的窗口，是客户了解公司的第一印象，因此，接待工作的重要性不可忽视。
二、接待对象1. 客户：公司接待工作主要针对公司的客户，包括潜在客户、现有客户、合作伙伴等。
2. 合作伙伴：公司的合作伙伴也是公司的重要客户，需要给予同等的重视。
3. 其他来访人员：除了客户和合作伙伴，公司接待工作还包括其他来访人员，如媒体记者、政府官员等。
三、接待流程1. 来访预约：来访客户需要提前预约，确保公司有足够的时间和资源来安排接待工作。
2. 来访登记：来访客户到达公司后，需要前台接待人员进行登记，包括姓名、单位、来访目的等信息。
3. 接待安排：根据客户的来访目的和公司的安排，安排相关人员进行接待工作，包括销售人员、技术人员等。
4. 接待流程：接待工作包括接待客户、带领客户参观公司、介绍公司业务、洽谈合作事宜等。
5. 接待礼仪：公司接待人员需要具备良好的礼仪素养，包括穿着整洁、态度热情、语言得体等。
6. 接待记录：接待工作完成后，需要做好接待记录，包括来访客户的基本信息、接待内容、接待人员等。
四、接待要求1. 服务意识：公司接待人员要具备良好的服务意识，以客户为中心，尽力满足客户的需求。
2. 专业能力：接待人员需要具备一定的专业能力，了解公司业务、产品知识，能够为客户提供专业的解答。
3. 沟通能力：接待人员需要具备良好的沟通能力，能够与客户进行有效的沟通交流，达成合作意向。
4. 团队合作：接待工作是团队合作的结果，各个部门之间需要密切配合，共同完成接待任务。
五、接待标准1. 礼貌待客：接待工作要以礼貌待客为准则，尊重客户，关心客户，树立公司良好形象。
2. 精心安排：接待工作需要事先做好周密的安排，确保接待流程顺利进行。
3. 细致入微：接待过程中，要细致入微地为客户提供服务，让客户感受到公司的用心和诚意。
公务接待管理办法
公务接待管理办法一、总则为规范公务接待活动，加强公务接待的管理，提高公务接待工作的规范性和透明度，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用于各单位和部门在开展公务活动中的接待工作。
三、接待方式1.宴请：指以餐饮形式接待来访人员。
2.参观：指安排来访人员参观、考察单位内的相关事务。
3.示范：指向来访人员展示和演示单位的业务能力和技术水平。
4.交流研讨：指与来访人员就相关事务进行讨论和交流。
四、接待标准1.宴请标准：–中午宴请标准：每人不超过XX元。
–晚宴请标准：每人不超过XX元。
2.参观标准：–参观费用：全部由单位承担。
–参观时间安排：根据来访人员的需求和单位的工作安排灵活调整。
3.示范标准：–示范内容：根据来访人员的需求和单位的实际情况，进行有针对性的展示和演示。
–示范时间：根据来访人员的时间安排，提前预约，确保接待流程的顺利进行。
4.交流研讨标准：–交流研讨时间：根据来访人员的需求和单位的工作安排灵活调整。
–交流研讨场所：提供合适的会议场所和设备。
五、接待程序1.接待前准备：–提前了解来访人员的身份、目的和需求。
–协调相关部门，确保接待过程中的设备和资源能够满足来访人员的需要。
–确定接待人员名单，并安排接待人员的工作任务和职责。
2.接待流程：–在来访人员到达前，派出接待人员到指定地点迎接。
–向来访人员介绍接待流程，安排好接待场所和座位。
–根据接待方式，进行相关活动，并关注来访人员的需求和意见。
3.接待后工作：–整理接待活动的记录和资料，形成接待报告。
–汇总来访人员的意见和建议，及时反馈相关部门。
–对接待过程中的问题和不足进行总结和改进。
六、接待报销1.接待费用的报销：–严格按照相关财务规定办理接待费用的报销手续。
–提交接待费用的相关凭证、发票等材料，并填写相关报销表格。
–经过财务部门审核确认后，按规定进行报销。
2.接待费用的限制：–接待费用不得超过单位规定的标准。
–接待费用不得用于个人消费和私人目的。
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参观接待管理办法
1范围
为规范事业部参观接待流程，树立良好企业形象，加强保密工作制订本标准。
本标准适用于在商用空调事业部办公区及车间进行的一切参观接待活动。
考虑营销公司接待任务较多，因此将营销公司参观接待前的准备工作单独说明。
2引用标准
无
3定义
无
4管理内容
4.1事业部接待流程（除营销公司）
4.1.1部门职责与分工
4.1.1.1事业部管理部是参观接待工作的归口部门，并对参观接待工作的规范性进行检查和考核。
4.1.2客户来访前准备
4.1.2.1接到客人来访信息后，接洽联络人在确认客人来访内容后填报《商用空调事业部参观接待联络函》（附件一）。
4.1.2.2接洽联络人填写后交管理部部长审批，由管理部按接待内容提前安排相关接待事宜。
4.1.2.3接洽联络人必须提前半天将所需欢迎词发给大堂文员，随即打电话确认。
大堂文员需在客户到达前15分钟将预先准备好的欢迎内容打在电子屏幕上，直到客户离开。
4.1.3公司外迎接客人
4.1.3.1接洽负责人接待客人前应检查着装是否整洁，厂卡是否已佩带左胸前。
4.1.3.2相关接待人员接到接洽人电话后至少提前5分钟在事业部大堂迎候。
4.1.3.3客人进入大堂后大堂文员应起身微笑致意，做好来访登记工作，填写实际来访时间，来访人数，并为客人准备参观卡，无参观卡不得进入事业部参观。
4.1.4接洽谈判（此步骤根据情况可有可无）
4.1.4.1接洽联络人在客户来访前准备好会议室（VIP室）的灯、空调及相关物品如礼品、资料、饮料等。
4.1.4.2由相关人员播放相关介绍内容，并进行相应会谈。
4.1.4.3待客户走后，接洽联络人应及时关接待室灯、空调、音响设备并做好清洁工作。
4.1.5参观路线
4.1.
5.1车间参观：按参观路线带领客人进行参观，并由管理部安排专人为客人讲解相应产品有关知识。
4.1.
5.2办公区参观，原则上不安排办公区参观，如客人确有要求，应以不打扰正常办公为原则。
4.1.6送行
4.1.6.1如客人需要，接洽联络人应提前为客人订好票、安排好送客车辆、陪同人员。
4.1.6.2客人全过程参观完毕接洽联络人应将客人送到大堂外直至离去。
4.1.6.3大堂文员应及时取回参观卡，并填写联络函中客人实际离开时间，由接洽联络人在联络函中签字确认。
4.1.7接待后跟进
4.1.7.1客户离开后，接待联络人对考察中所出现的问题进行分析，及时与有关部门进行沟通，以进一步提高事业部接待工作。
4.1.7.2若为营销公司商务接待，营销公司相应接待联络人应在考察结束后及时与客户和营销中心联系，做好来访后项目的跟进工作。
4.1.8说明
4.1.8.1接洽联络人必须全程陪同，原则上不允许拍摄或拍照，如客人强烈要求，则指定专人拍照并将照片寄给客人，但底片由管理部保管。
4.1.8.2各部门员工未经管理部批准不准私自带领他人进入事业部参观，若有违反，视情节轻重，分别给予相应的处罚并提出通报批评。
4.2营销公司参观接待
4.2.1部门职责与分工
4.2.1.1营销公司销售管理部负责整体的参观接待管理。
销售管理部设客户关系主管一名，负责具体的组织、管理、协调工作。
4.2.1.2各产品管理中心经理为各区域参观考察活动协调责任人，负责有关事项与本部的沟通协调和本区域内参观考察的组织和前期准备工作。
4.2.1.3营销公司其他部门根据参观接待有关要求，提供必要工作协助。
4.2.2接待类别
4.2.2.1一般接待。
是指项目设备金额较小（100万元以下）的客户、一般的经销商以及设计院或行业协会一般工作人员的来访接待。
4.2.2.2重要接待。
是指项目设备金额较大（100万元以上）的客户、重要经销商以及设计院，行业协会主要负责人的来访接待。
4.2.2.3营销公司根据不同的接待类别，制订相应的接待规格和标准，按照具体申报情况适用执行。
4.2.3参观考察接待申报
4.2.3.1各产品管理中心（以下简称“中心”）根据项目进展需要或客户要求确定客户（含专业人员，以下略）来本部参观考察意向。
产品管理中心产品经理（以下简称“中心经理”）负责所在区域内有关事项的前期沟通，落实客户来访的时间、人员、行程、目的等事项。
4.2.3.2中心经理根据所落实确认的事项，填写《客户考察接待申报表》和《MDV参观指引》，传真交销售管理部客户关系主管。
以上表格应在所确定客户到访时间前至少三个工作日填写上报（广东区域为两个工作日）。
短于此期限的，本部不能保证按申报表要求时间接待。
上报表格后，对申报内容进行更改的，以更改后重新上报时间起计。
4.2.3.3客户关系主管应在一个工作日内对申报表进行评审，确认可以满足申报要求进行接待的，即通知中心经理，并出具公司正式邀请函，传真至客户方（客户或中心经理要求用原件的，由本部邮寄交中心经理转交客户）。
4.2.3.4中心经理在接待申报中要求提高接待规格的，必须于接待申报同时向本部书面提出申请，说明有关理由，客户关系主管在核实有关情况后，出具书面审核意见，报营销公司营销管理部经理及总经理审批后一并安排执行。
4.2.4接待前准备
4.2.4.1客户关系主管根据接待申报要求，应在客户预定到访前两个工作日内，安排好有关接待事宜。
4.2.4.2客户关系主管根据项目和来访客户具体情况，根据公司有关接待标准，确定用车方案、餐饮、
参观路线、讲解人员或洽谈的领导等具体事宜，其中欢迎标语录入、车间参观安排等需营销公司之外部门协助的事项，报事业部管理部请求协助。
4.2.4.3确定以上接待内容前，客户关系主管可直接与客户进行电话沟通，并根据了解的情况进行安排或调整。
4.2.4.4接待内容确定后，大区经理、营销公司总经理或事业部总经理根据项目情况，对原定接待行程和规格提出调整意见的，客户关系主管可根据该意见对行程和标准重新拟定，报营销公司总经理审批后执行（大区经理提出调整的，须签字审核）。
4.2.5接待过程
4.2.
5.1客户关系主管应在客户到访前一天检查各项接待准备工作落实情况。
4.2.
5.2客户关系主管负责通知营销公司以及需参加洽谈或陪同的事业部其他部门领导。
需事业部总经理出席的，应提前通知总经理秘书安排。
4.2.
5.3客户关系主管在客户参访时应确保其中的各项活动衔接顺畅，确保用车及时到位，确保用餐、参观讲解等时间在控制范围之内。
以保证接待过程的紧凑、高效。
4.2.
5.4接待开始后，因情况变化需临时变更接待行程和规格的，客户关系主管在与有关大区经理通报协商后，按大区经理意见执行。
并在接待结束后三个工作日内做出书面说明。
该说明由大区经理审核确认，报营销公司总经理审批同意，有关增加费用方可冲账。
营销公司总经理不予同意追认的，超出标准部分费用由大区经理承担。
4.2.6客户的后期跟进
4.2.6.1离开公司本部后三个工作日内，客户关系主管应当与来访客户主要人员联系，询问客户返回情况，了解客户对接待工作的意见和建议，并作好记录。
4.2.6.2客户关系主管应建立来访客户档案，对来访客户、接待过程及后期项目进展情况进行登记，并及时补充更新。
4.2.6.3客户关系主管应注意收集客户和中心对于公司接待形式和内容等方面的意见，根据公司实际提出工作改进措施。
4.2.6.4客户在来访过程中，如需总部协调及出具参数报告、技术、证明等材料的，由片区项目管理负责跟进。
4.2.7其他说明
4.2.7.1各中心在申请接待前，务必全面、真实了解来访客户基本情况、来访意图，项目进展阶段等，确保客户来访的必要性和有效性。
不得随意承诺，浪费公司资源。
4.2.7.2中心经理应全面、详实填写申报表格有关内容，确保本部人员真实了解客户相关情况，如因申报资料错误给接待工作及项目谈判造成影响的，公司将根据情况对有关中心责任人进行处罚。
4.2.7.3客户来访接待需进行样板工程参观的，客户关系主管在确定需参观的工程项目后，有关区域应全力予以配合和支持，做好样板工程单位和有关经销商的协调，确保参观的顺利进行。
4.2.7.4客户关系主管负责营销公司预算内接待费用的支出和管理。
根据营销公司和事业部财务部确定的有关费用支出标准，合理规划安排接待用车、用餐、住宿、礼品等项目的费用支出，并及时申报。
4.2.7.5客户关系主管负责与接待有关的资料、文件、礼品的管理，确保满足客户接待使用要求、并合理安排使用。
4.2.7.6客户关系主管对于接待过程中的突发情况，应及时处理，避免影响接待进行和项目谈判。
自己无法处理的，应及时向销售管理经理汇报。
4.2.7.7各片区项目管理人员应积极协助客户关系主管有关本区域的接待工作，及时跟进项目的进展，并主动与接待人员沟通有关情况。
4.2.7.8客户来访接待过程中，有关接待和陪同人员应认真、详尽回答客户有关情况，但对于公司和项目本身涉及的保密事项，应注意保密，不得随意透露。
泄密并造成严重后果的，依照集团和制冷本部有关保密规定进行严肃处理。
5相关文件
无
6记录
无。