公司备用金管理制度

公司备用金管理制度

一、制定目的：

为加强某某集团备用金的管理，规范备用金使用流程，提高资金使用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

二、适用范围：

本规定适用于某某集团各地分公司。

三、职责说明

1、备用金申请人

备用金申请人对备用金的使用及所持发票的真实性、有效性、合法性负责，建立备用金台账，登记备用金的接收、使用、核销情况，定期与财务部核对。日常行政费用、团队建设费以及市场推广费为各地各部门指定负责人，差旅费申请人为即将出差的员工。目前分公司备用申请人由各地分公司人事行政担任，如进行变动，另行申请。备用金由分公司人事行政从公司财务部借支，并负责管理。出现现金短款的情况时，人事行政须承担补偿短款部分外，还须接受相应的行政处罚。

2、财务部备用金接口对接人

财务部备用金借口对接人对各申请人提交的备用金申请、核销进

行审核，以确保申请及核销事项符合公司规定，并审核原始单据的完整性、真实性和一致性，审核审批流程是否规范，并定期与各地各部门的备用金申请人核对金额。

四、备用金使用原则

备用金实行专款专用，不得用于与申请事项不符的事由。

超申请范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒核销。

五、备用金使用范围

备用金用于无法直接向供应商支付的业务，包括日常行政费用、市场推广活动，以及申请预支团队建设费用、差旅费用等。

1、用于日常行政费用、市场推广活动：日常经营活动中，提供服务方或供货方未与公司签订相关合同，或确系无法提供对公账户及发票的费用，可使用备用金付款。此项借款每月至少核销一次。备用金不得用于固定资产采购（单价2000元以上物品）。

2、用于团队建设费：为加强团队协作，维护员工关系，以公司、城市、部门或者团队为单位进行的团队活动，经由领导审批后，可申请备用金，备用金应在活动结束当月核销款项。上次未核销，下次不可申请。

3、用于差旅费核销：此借款仅限于员工差旅费用，差旅费发生地为员工关系所在地的异地差旅费，并应在返回驻地5个工作日内办理核销还款手续。

六、备用金申请条件

备用金申请人为该部门该城市的唯一备用金负责人；考虑到备用金从支出结算再邮寄到总公司结算需一段时间的过程，为满足各地区经营需要，不影响业务开展，特制定备用金库存限额为：冲销后备用金余额小于10，000.00元，即当地各地区备用金账户大于以上金额时，不借备用金，不足以上金额，续借后，不超过以上金额；团队建设、差旅备用金前不清后不借。

七、备用金申请流程

1、日常行政费用及市场推广活动的备用金申请流程：

填写备用金申请表→提交审批人审批→审批后根据费用项目提交至相关人员审批人审批→财务备用金负责人核实申请人备用金余额→满足申请条件方可由出纳付款

2、差旅费备用金申请流程：

填写备用金申请表→提交至审批人审批→财务部付款

3、团队建设备用金申请流程

填写备用金申请表及某某集团公司签呈→提交审批人审批→财务部付款

注：以上申请需要相关审批人签字或者邮件批复，不接受不签字或邮件批复或者口头批复的申请。

八、备用金支付

使用人填写《备用金申请单》，注明备用金的种类、日期、申请部门、使用人、金额、用途，然后由分公司领导负责签字确认。财务中心出纳采用银行转款的方式支付至备用金负责人账户。

款项借支必须严格按照公司所规定的流程进行，并执行前款不清后款不借的原则，如有特殊情况，则由分公司经理签字确定前款的报销时间后方与借支。

九、备用金核销

1、核销审批流程：合格的《备用金报销单》

填写《费用报销单》，费用报销手续参照《借款报销制度》，后附《备注金申请单》报销单上应由申请人、审批人签字，如为邮件审批，应将完整的审批邮件与报销单粘贴在一起。

根据备用金的用途不同，需由不同审批人审批。：

日常行政费用--—批复顺序为：分公司行政-分公司负责人-总部行政-销售中心负责人-董事长-财务负责人

附加文件：费用签呈

市场推广活动—批复顺序为：市场主管--分公司负责人-总部行政-销售中心负责人-董事长-财务负责人

附加文件：市场活动签呈

须附加文件：由公司下发的活动通知或者活动签呈。

团队建设费—批复顺利为：分公司负责人-总部行政-销售中心负责人-董事长-财务负责人

附加文件：团队建设签呈。

差旅费--公司行政-分公司负责人-总部行政-销售中心负责人-董事长-财务负责人

备用金报销规定为每月底一次，人事行政将所有报销单据提交到财务部进行报销，取得报销金额的备用金。所有备用金应当在当月内清帐，不得无故拖延，如当月借款清不完，不发放当月工资。

2、票据种类

发票金额应与报销单金额相符，如有不能开具发票的情况，应提供相应单据：

（1）收据：用备用金支付押金的，将押金收据复印后连同当月备用金报销单提交至财务，三个月以内原件自行存档保管，不能丢失，作为后续退回押金使用。

（2）发票：除押金以及政府行政事业部门收费、银行收费的收据外，其余项目必须提供发票。

3、票据要求：

（1）发票付款单位名称：上海某某或上海襄本。原则是根据受益部门所属公司开具发票抬头

（2）单位为个人或者空白不予报销

（3）发票项目应与出票单位经营范围对应，如超市开具发票项目为餐费，超出该店的经营范围，为不合格发票。

不可以开具“礼品”发票：办公用品单张发票金额在1000元以上，需要同时提供供货明细（办公用品）并加盖收款单位印章；邮寄快递费应向快递公司索取正规的发票，并有快递公司的盖章，快递单不可作为发票报销。

（4）任何发票必须盖有收款单位发票专用章且清晰可辨，无章