合同的网上协同审批和管理系统的困境及发展

合同的网上协同审批和管理系统的困境及发展

合同审批和管理是每个企事业单位的重要工作之一，每个合同的签订都需要经过相关职能部门的审核，这个过程往往要花费较长的时间，但随着计算机网络、通信网络、软件技术的不断发展和进步，通过网上协同审批和管理来提高工作效率、节约成本、增强顾客满意度已成为现实。本文从合同网上协同审批和管理系统的研发背景、系统功能、系统结构、系统特点及其带来的效益等方面进行论述，并对该系统存在的困难、未来发展趋势等进行分析。

一、合同网上协同审批和管理系统提出的背景

在当今法制越来越健全的社会，无论作为甲方，还是乙方，甚至丙方；无论是机关，还是企事业单位，对合同的签署、跟踪执行及其管理都十分重视。从业务部门起草合同，到最终签署，中间需要经过多个部门的负责人审核，相关部门会签，财务部门合同管理人员核稿，财务部门负责人审核，单位分管领导批示，单位法人代表审批等一系列程序。若按传统纸质流转方式，除了合同文件（包含正文、附件等，下同）供阅读、修改，需要流转外；还有一份《合同审批单》，用于记录各个流程中审核签署的意见记录，同样需要呈传。签署一份合同往往得经过5天左右的时间，若遇上相关人员出差、开会等情况，花费十天、半个月也是经常遇到的事；特别对有些办公地点比较分散的单位来说，在路途上必须花费大量时间。

合同管理人员在合同的跟踪执行过程中需要完成大量的繁琐工作，如付款或催款、报销、发票或支票的管理等，若没有一套好的信息管理系统，即使付出了辛苦的努力，也很难保证能按时保质完成任务，有时甚至可能出现遗忘的事项。

合同网上审批和管理系统就是在这样的背景下应运而生，有些单位研发了独立的一套系统，有些单位把它当作是办公自动化系统（OA）或电子政务系统中一个不可缺少的重要组成部分。由于合同形式的多样性，签署和履行过程的多变性，系统根据需要提供不同类别的合同模板，链接与合同有关的最新的法律法规和规定，及时有效地实施合同的起草、审核、会签、审批（签订）跟踪执行、评估、结束等一系列管理工作，并提供查询、统计、分析、更改等功能，根据需要设定预警信息，及时提醒对某个合同的关注，以加强对合同的有效管理与监控，降低沟通成本、提高资金的使用效益和增强顾客的满意度。

二、系统功能

合同网上协同审批和管理系统可根据各单位规模、性质、人员素质、合同数量等因素决定其功能的多少和强弱，但一个成熟、实用的系统基本上应含有以下功能：

1、合同类型的选择

每个单位都会遇到很多类型的合同，如技术开发、技术服务、委托任务、销售、政府采购、人事劳动等。按国家技术监督局、科技部、劳动部及各省市要求，每种类型的合同都有相应的模板要求和规定，因此在起草时可参照相应的模板，在此基础上填写新的内容。

合同起草人利用模板完成合同正文和附件起草工作后，绑定一个工作流，进入流转过程。

2、工作流的定制和绑定

下图是一个技术服务合同比较典型的工作流：主办部门合同起草? 本处室领导审核? 其他处室会签（可有多个部门会签）?主办处室领导? 财务处（合同管理员）审核意见? 财务处领导签字? 分管局长签字? 法人代表批准? 合同审批结束。

3、审批流转过程记录

根据绑定的工作流进行网上协同审批。下图是合同网上协同审批和管理系统在某事业单位实际运行过程中的审批表，从表中可以看出，审批表详细记录了每个审批环节的意见，对

合同正文和附件的修改将以痕迹保留的办法进行记录，软件开发商可在WORD或WPS的基础上开发一些辅助功能，比如允许用户选择查看某一个或某几个人员的修改痕迹等。

4、以多种形式进行提醒

当合同流转到下一个环节，首先将在该员工OA系统的待办事务区增加一条待办事务；如果此用户没有登录OA系统，系统将立即采取以下几种方式通知该用户：（1）以网络即时寻呼的方式通知，在该用户的电脑出现图标闪烁和音乐。

（2）通过手机（含小灵通，下同）短信的方式发送，通过手机可完成简单的处理工作，如批示“同意”后转向下一个节点或批示“不同意”后退回；若在没看到全部内容之前暂时处理不了，只好待有机会登录系统后再处理。

除了在审批过程系统可自动提醒外，在合同跟踪执行和管理时，如催款或付款、报销、验收等阶段，只要设定时间，系统将以多种方式通知相关用户。

5、对合同文件修改的痕迹保留

痕迹保留功能在整个电子政务系统中是一个非常基本但又极其重要的功能，只要有痕迹保留，下列问题才能解决：

（1）记录并识别每个用户的修改内容，确保发生异议时能分清责任，保持了原来纸质审批过程的笔迹鉴别功能。

（2）解决了繁琐的电子文件修改和校对困难。在合同流转过程中，各个环节都可能对合同文件进行修改，对重要内容的修改还需要不止一次的校对工作。

（3）根据用户需要，可选择一个或多个用户的修改痕迹进行显示。

6、自动编号

当合同流程完成后，系统将根据用户的要求自动产生合同编号，以便查询和管理。

7、合同查询、统计和分析

为便于查找合同，给领导决策提供依据，系统具有查询、统计和分析等功能。

8、跟踪执行和管理

根据合同内容及要求，系统将后续需要完成的工作在适当的时间提醒相关人员，合同管理人员亦可对后续工作进行监督、检查。合同资金和进度管理是系统中两个很重要的功能，它们关系到合同能否按要求顺利执行，当然也需要甲方、乙方（可能还有丙方）的协同管理。

三、系统结构

从以上分析，合同网上协同审批和管理系统是可以大大提高工作效率，但还有两个极其重要的问题必须确保，第一是系统的安全，包括系统能否正常运行、数据是否正常备份和恢复等问题，系统的安全可通过双机热备份、磁盘阵列、异地数据备份等措施实现，本文不再熬述；第二是信息的安全，包含以下三个方面的情况：

1、防止有人冒充合法用户对合同进行审批、修改；

2、阻止用户阅看权限范围之外的合同；

3、防止在Internet网上审批时被别人截取。

下图是确保信息安全所采取的多种措施，从图中可以看出：

1、通过CA认证服务器给每个合法用户签发一个数字证书，每次登录系统时，只有通过证书验证的用户才是合法的，数字证书可存储在USB KEY上，随身携带。

2、通过数字签名系统（或电子印章系统）将每个合法用户的签名制成数字签章，每次审核签署意见时附上，其他用户可在网上验证其真伪。