第7章会计报表处理系统

第7章会计报表处理系统学习要点：

（1）了解会计报表系统的功能与特点，熟悉报表处理流程。

（2）掌握报表格式设置的方法，了解报表取数原理，掌握报表取数公式和审核公式的作用。

（3）学会利用报表函数设置指标数据来源公式。

（4）掌握对《资产负债表》和《利润表》的建立、设置、生成和输出的基本操作。

7．1 会计报表系统的功能与特点

按不同的报送对象，会计报表可以分为外部报表和内部报表；

按报表编制的不同周期，报表又可分为月报表、季报表和年报表；

以报表的编制单位来区分，报表还可分为单位报表和汇总报表；

从报表的主体结构来看，报表又可分成简单报表和由几个简单报表嵌套而成的复合报表。

《资产负债表》、《利润表》和《现金流量表》是会计核算工作中需要编制的最基本的报表。

7．1．1 会计报表系统的基本功能

有两类表处理软件通常用于编制会计报表:

一类是为系统或行业特定需要设计开发的专用报表处理系统，

另一类是会计软件本身配备的报表处理系统。

个别商品化软件采用将会计软件与Excel相联接的所谓“捆绑式”的处理方法。

会计报表软件的主要功能有几个方面：

（1）报表格式设置。

格式设置类似于手工条件下设计并绘制一张空白的报表，即建立一个模板，使用这个模板可以无限次复制相同格式的表格供用户使用。

报表格式设置包括报表主体框架构建、表头表尾设计与制作、报表单元属性定义等步骤。

（2）报表公式设置。

报表公式设置包括报表运算公式设置和报表审核公式设置两项基本功能。

（3）报表注册。

是指将所制作的报表在当前的软件系统中进行登记，以便于计算机识别和处理。

（4）报表文件管理。

文件管理包括对报表文件的创建、打开、保存、备份等内容，并能进行不同文件格式的转换。

包括创建新报表文件，打开已有文件，保存文件。

（5）报表数据处理。

根据用户设置的报表格式和报表公式，产生完整正确的会计报表。

（6）报表输出。

是指将编制的报表显示在屏幕上，或通过打印设备打印在纸上。

（7）报表分析（视图分析）。

运用会计报表数据对企业的财务状况和经营成果进行必要的分析，为报表使用者的经济决策提供可靠的依据。

（8）报表汇总。

是指通过对指标数据进行运算的方式将不同会计期间的报表汇总为一张报表，以反映若干会计期间的总括情况。

7．1．2会计报表系统的特点

会计报表的特点可概括为以下几个方面：

（1）准确性。利用报表系统可迅速处理大量的会计数据而不出现任何偏差，使复杂的指标运算和数据关联得到正确的处理，保证了所输出的报表指标的准确无误。

（2）灵活性。可对大量数据进行快速查阅，可在不同年度不同会计期间的系统数据库中根据需要随意提取其中有用的内容，并依照需要进行任意组合。

（3）及时性。计算机能高速处理大量数据的特点决定了会计报表编报的及时性优势。

只要日常业务一入账，期末报表便能即时编制出来。

（4）多样性。用户能够按照自己的特殊需要设计报表格式，并在系统允许的范围内自主定义报表指标的数据来源。

（5）延续性。会计报表通过一次性的定义与设置后，每次编报时就可自动生成，在操作上可以“一劳永逸”。

（6）方便性。可通过菜单或系统命令查询不同时期不同种类的报表，甚至能够借助于系统的模拟记账功能查询到尚未编制的报表，可即时生成报表的汇总或分析指标，能将报表数据以各种图示方式直观地显示出来。

7．1．3 会计报表处理流程

完成整个编报程序的基本流程为：

（1）确定报表基本结构与栏目名称。

根据报表应该列报的数据项目来确定报表指标，并按照清晰易读的原则设计指标排列方式，同时确定这些指标应该提供的数据栏目及其栏目名称。

（2）注册报表。

经过注册的报表才能按照系统所提供的处理程序进行下一步的处理。

（3）空表制作。

采用了类似于表处理软件Excel的操作界面，在屏幕显示的网格上可以直接填充文字、设置格式。

（4）表头表尾定义。

指定义报表报头部分和表尾部分的标题、单位、日期和签注人等内容。

这是一项与指标数据来源类似的对多个函数进行设计与运用的过程。

（5）报表数据来源的定义。

报表内需要填制的数据可以分两类，一类是常数，可以在定义表格时直接逐个填入；另一类是变动数据，通常是在报表生成时从账（表）中获取数据，或根据获取的数据进一步加工生成。

通用报表软件用公式（或函数）来定义报表的数据来源。通常按以下程序设置：

①确定数据源。

②明确取数条件。

③输入运算公式（或取数函数）。

通用报表软件中的公式主要有运算公式和审核公式两类。

运算公式是指为获取报表指标数据而设置的数据来源公式，有时也称为报表单元公式。

审核公式是对报表指标之间的数据关系进行算术校验的公式，这类公式是对报表数据间的勾稽关系进行审核和验证。

（6）报表生成。

根据定义的报表模板生成指定会计期间的报表。

（7）报表输出。

显示或打印已生成的会计报表。

7．2 报表格式设置

7．2．1 报表登记与制作

会计报表操作是从报表格式设置开始的。

1．报表基本结构

一张完整的会计报表包括以下几个部分：

（1）表头。

通常将报表表格线以上的部分以及用来匡定报表主体结构内容的报表栏目名称（即列标题）。

有些报表软件直接将表头和栏目标题视作一个整体，并将这个整体称为表头。

报表栏目和栏目标题决定了报表中每一栏目的类型、宽度等基本格式属性。

一般报表的栏目只有一层，称为基本栏，只有一个层次栏目的报表称为简单报表。

具有多个层次栏目的报表称为复合报表。

（2）表体。即报表的主体。

表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。

纵向表格线和横向表格线将表体部分划分为相对独立的小方格，称为报表单元。

①单元，又称表元。

单元是由报表的列和行交织构成的基本报表单位。任何一个报表单元均拥有列号和行号。

通常用英文字母（A，B，C，……）表示报表栏目的列号，阿拉伯数字（1，2，3，……）表示报表栏目的行号，用列号与行号的组合来表示报表单元。

如第5行第5列的单元用“E5”表示，第15行第8列的单元用“H15”表示。

②组合单元（合并单元）。

由若干个基本单元构成的作为一个部分处理的单元称为组合单元。

在对报表进行格式编辑或属性设置时，将组合单元看作是一个基本的操作单位。

组合单元通常以组合前的左上角单元的名称来命名。

③单元区域（表元块）。