秘书学概论

第一章绪论

秘书：在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。P1

秘书主要职责：辅助管理，综合服务。P1

公职秘书：由于我们是社会主义国家，所以从事秘书工作的都属国家工作人员。P1

秘书发展：

宫中秘藏之书。秘书，在我国古代是指物而不是指人，是指皇宫秘密收藏的图书资料。

公元2世纪，东汉桓帝时，开始设置“秘书监”（藏书机构），其主要负责官员也称“秘书监”，或称“秘书令”。

直至1912年孙中山领导成立南京临时政府之后，才有名副其实的秘书。

秘书的英文名词是Secretary，两种译义，以为大臣，以为书记。P2

社会职业：在美国，秘书职业属于“文书、事务、一般管理”这一职业大类。P3

秘书的层级：

高层次的为秘书长、办公厅主任；

中层次的为秘书，包括办公厅主任属下的秘书处长、秘书科长；

低层次的为办公厅（室）、科书处（科）内从事文件收发保管、打字、接待工作和办理其他事务的人员。P3

秘书等级（如英国直属政府文官系统）：行政级、执行级、文书级和助理文书级。P4

秘书类别（中国分类）：行政秘书、机要秘书、文字秘书。P4

（选择题）英国的“特许秘书及行政人员工会”，在英联邦（包括印度、巴基斯坦、南非、尼日利亚、加拿大、澳大利亚、新加波、香港等）42个国家和地区设有分会，负责培训、考核和推荐秘书人员任职等工作。P6

（选择题）美国和加拿大在50年代联合发起组织了“国家秘书协会（国际）”（The Natianal Secretaries Asociation [International]）。P6

秘书工作的起源与沿革：

我国秘书工作的起源可追溯到黄帝时代，史官仓颉；舜曾任命龙为“纳言”官；夏商周三代，史官仍是主要秘书官；西周、春秋时期，史官已逐渐形成一些秘书制度；秦统一后，御史，开始形成比较完整的秘书工作体制；西汉时，秘书工作主要由尚书担任；东汉桓帝设为“秘书监”；三国时设为“秘书令”；隋唐之后，为“翰林学士”，宋代成为“枢密院”；元朝，设“行中书省”；明太祖新设为“通正使司”；清朝，设为“军机处”；清朝后期，官场腐败，俗称的“师爷”属私人秘书性质；1911年5月，清政府颁布《内阁属官官制》下设“秘书科”，是第一次接待秘书成立，也是我国近代历史上第一次设置的名副其实的秘书工作机构。1789年，法国资产阶级革命之后，出现了“私人秘书”这个社会职业。P6-9

秘书工作的发展趋势：秘书的发展趋势是日益普遍化和社会化；由事务性向智能性发展是秘书工作的另一个趋势；秘书工作的专业化和永业化。P10

秘书工作内容：广义的即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的即秘书业务工作。P12

秘书工作包括：

文书管理、文书拟写、文书制作、档案管理、会议管理、调查研究、信息工作、接待工作、日程安排、事务工作、印章管理、值班工作。

其中，文书拟写、会议组织、调查研究、信息收集、日程安排、印章管理等成为秘书部门业务部门（秘书科、处、局）和秘书人员的基本工作，即狭义的秘书工作。P12—13

对秘书工作内容的概括，比较实际的说法应该是“辅助管理，综合服务”。P14

秘书工作的作用：助手作用、参谋作用、反馈作用、枢纽作用、协调作用。P14—15

秘书工作机构的设置：秘书部是行政组织内的综合性办事机构与参赞性机构。P15

秘书部门：广义的秘书工作机构即办公厅（室），狭义的秘书部门即办公厅（室）属下的“秘书处（科）”。P16

秘书学：是研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用科学。P19

秘书学的研究对象：

包括秘书工作、秘书活动两个方面。一方面要研究秘书工作的内容、性质、作用、原则、要求、方法、程序；研究秘书工作的起源和沿革，经验和教训。另一方面，要研究秘书的职能和活动的特点、环境、规律、行为规范等等；研究秘书人员的修养、素质、心理、知识与能力结构、职业道德、人际关系等；研究秘书人员的培养与管理等。P19—20

第二章秘书的基本职能

秘书职能的体现：参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。P26

秘书参谋条件：秘书的只能地位与参谋咨询；领导者的信任程度与秘书的参谋咨询；群众的理解和支持与秘书的参谋咨询；信息沟通网络与秘书的参谋咨询。P27—29

秘书参谋咨询时领导有什么影响？是秘书的自身素质；领导人的素质；组织气候的影响。P28

秘书参谋咨询的特点：随机性；依附性；多样性和权变性。P30—31

秘书参谋咨询的方法：预测性参谋咨询；跟踪性参谋咨询；进谏性参谋咨询；提供资料性参谋咨询。P31—34

预测性参谋咨询要领：要由已知探求未知；由定性分析到定量分析；把握住事物的变化层次。P32---33

进谏性参谋咨询：类比式；辩论探讨式；漫谈交流式，比较式；补充完善式。P33

提供资料性参谋建议要注意：资料的准确性；资料的全面性；动态发展性；资料的有效性。P34

秘书辅佐决策的特点：全面系统和随即辅佐相结合；决策辅佐与实施辅佐相结合；超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。P36—37

秘书辅佐系统决策的方式：决策前服务式辅佐；决策形成中协助式辅佐；决策执行中协调式辅佐；决策效果评估中鉴戒式辅佐。P38—40

秘书沟通协调的特点：非权力支配性；非制作限定性；非职责限定性；非确定地位性；认同疏导性。P42—44

秘书沟通协调的方法：沟通化解矛盾；变通淡化矛盾；融合缓解矛盾。P45—46

秘书管理事务特点：层次性；适变性；机动性。P48

秘书管理事务的方法：不能分亲疏；不能图名利；不能违背原则。P49

检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。P50

秘书检查督办的特点：目的的明确性；内容的系统性；态度的谦和性。P51—52

督办内容体系：第一层“是否办”；第二层“怎样在办”；第三层“办的效果怎样”。三个层次，层层深入，三个环节，环环紧扣。P51—52

秘书检查督办的要领：切忌浮光掠影，不求甚解；切忌孤军深入，脱离群众；切忌先入为主，主观片面。P52—53

第三章秘书活动特征和原理

综合辅助特点的体现：辅助决策中的综合优化；只能管理的综合协调；上下综合沟通。P54—55

综合辅助原理集中表现（重点）：信息综合辅助效应；利益综合综合辅助效应；能量综合辅助效应。P56—58

系统中介特点的体现：既参与决策，又参与执行；既辅佐领导，又联系群众；既把握内情，又洞察环境。P58—59

系统中介原理及其运用：系统中介的兼顾效应；系统中介的凝聚效应；系统中介协调效益；系统中介监测效应；系统中介缓冲效应。P59—61

秘书常被称为“无名英雄”。P61

秘书活动间接效益的体现：

基本职能的间接效益；（总之，秘书的基本职能作用所产生的效益，一般都不是直接的产品效益和经营管理效益，而反映在其职能发挥作用时的工作对象的效益中，属于间接性效益。）

日常工作的间接效益。P62

间接效益原理的体现：铺垫性效应（作好听命铺垫、能动的作铺垫、作修正铺垫）；传播效应；督策效应；职能协同效应。P63—65

对立统一特征的体现：事务与政务；被动与主动；综合性与专业性；维持与适变；听命与劝谏；宣传与保密。P65-67 对立统一原理及运用：随机参与；务实与超前；“T”型能量；同步与异步；开放与控制。P67—68

第四章信息与调查研究

信息：较为明简的定义是，事务散发的具有新内容、新知识的消息，诸如信号、情况、情报、指令、数据等等可感知的形态。P70

信息主要载体：语言；文字、图形；电磁波。P70