秘书学概论

第一章绪论秘书：在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。

P1秘书主要职责：辅助管理，综合服务。

P1公职秘书：由于我们是社会主义国家，所以从事秘书工作的都属国家工作人员。

P1秘书发展：宫中秘藏之书。

秘书，在我国古代是指物而不是指人，是指皇宫秘密收藏的图书资料。

公元2世纪，东汉桓帝时，开始设置“秘书监”（藏书机构），其主要负责官员也称“秘书监”，或称“秘书令”。

直至1912年孙中山领导成立南京临时政府之后，才有名副其实的秘书。

秘书的英文名词是Secretary，两种译义，以为大臣，以为书记。

P2社会职业：在美国，秘书职业属于“文书、事务、一般管理”这一职业大类。

P3秘书的层级：高层次的为秘书长、办公厅主任；中层次的为秘书，包括办公厅主任属下的秘书处长、秘书科长；低层次的为办公厅（室）、科书处（科）内从事文件收发保管、打字、接待工作和办理其他事务的人员。

P3秘书等级（如英国直属政府文官系统）：行政级、执行级、文书级和助理文书级。

P4秘书类别（中国分类）：行政秘书、机要秘书、文字秘书。

P4（选择题）英国的“特许秘书及行政人员工会”，在英联邦（包括印度、巴基斯坦、南非、尼日利亚、加拿大、澳大利亚、新加波、香港等）42个国家和地区设有分会，负责培训、考核和推荐秘书人员任职等工作。

P6（选择题）美国和加拿大在50年代联合发起组织了“国家秘书协会（国际）”（The Natianal Secretaries Asociation [International]）。

P6秘书工作的起源与沿革：我国秘书工作的起源可追溯到黄帝时代，史官仓颉；舜曾任命龙为“纳言”官；夏商周三代，史官仍是主要秘书官；西周、春秋时期，史官已逐渐形成一些秘书制度；秦统一后，御史，开始形成比较完整的秘书工作体制；西汉时，秘书工作主要由尚书担任；东汉桓帝设为“秘书监”；三国时设为“秘书令”；隋唐之后，为“翰林学士”，宋代成为“枢密院”；元朝，设“行中书省”；明太祖新设为“通正使司”；清朝，设为“军机处”；清朝后期，官场腐败，俗称的“师爷”属私人秘书性质；1911年5月，清政府颁布《内阁属官官制》下设“秘书科”，是第一次接待秘书成立，也是我国近代历史上第一次设置的名副其实的秘书工作机构。

1789年，法国资产阶级革命之后，出现了“私人秘书”这个社会职业。

P6-9秘书工作的发展趋势：秘书的发展趋势是日益普遍化和社会化；由事务性向智能性发展是秘书工作的另一个趋势；秘书工作的专业化和永业化。

P10秘书工作内容：广义的即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的即秘书业务工作。

P12秘书工作包括：文书管理、文书拟写、文书制作、档案管理、会议管理、调查研究、信息工作、接待工作、日程安排、事务工作、印章管理、值班工作。

其中，文书拟写、会议组织、调查研究、信息收集、日程安排、印章管理等成为秘书部门业务部门（秘书科、处、局）和秘书人员的基本工作，即狭义的秘书工作。

P12—13对秘书工作内容的概括，比较实际的说法应该是“辅助管理，综合服务”。

P14秘书工作的作用：助手作用、参谋作用、反馈作用、枢纽作用、协调作用。

P14—15秘书工作机构的设置：秘书部是行政组织内的综合性办事机构与参赞性机构。

P15秘书部门：广义的秘书工作机构即办公厅（室），狭义的秘书部门即办公厅（室）属下的“秘书处（科）”。

P16秘书学：是研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用科学。

P19秘书学的研究对象：包括秘书工作、秘书活动两个方面。

一方面要研究秘书工作的内容、性质、作用、原则、要求、方法、程序；研究秘书工作的起源和沿革，经验和教训。

另一方面，要研究秘书的职能和活动的特点、环境、规律、行为规范等等；研究秘书人员的修养、素质、心理、知识与能力结构、职业道德、人际关系等；研究秘书人员的培养与管理等。

P19—20第二章秘书的基本职能秘书职能的体现：参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。

P26秘书参谋条件：秘书的只能地位与参谋咨询；领导者的信任程度与秘书的参谋咨询；群众的理解和支持与秘书的参谋咨询；信息沟通网络与秘书的参谋咨询。

P27—29秘书参谋咨询时领导有什么影响？是秘书的自身素质；领导人的素质；组织气候的影响。

P28秘书参谋咨询的特点：随机性；依附性；多样性和权变性。

P30—31秘书参谋咨询的方法：预测性参谋咨询；跟踪性参谋咨询；进谏性参谋咨询；提供资料性参谋咨询。

P31—34预测性参谋咨询要领：要由已知探求未知；由定性分析到定量分析；把握住事物的变化层次。

P32---33进谏性参谋咨询：类比式；辩论探讨式；漫谈交流式，比较式；补充完善式。

P33提供资料性参谋建议要注意：资料的准确性；资料的全面性；动态发展性；资料的有效性。

P34秘书辅佐决策的特点：全面系统和随即辅佐相结合；决策辅佐与实施辅佐相结合；超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。

P36—37秘书辅佐系统决策的方式：决策前服务式辅佐；决策形成中协助式辅佐；决策执行中协调式辅佐；决策效果评估中鉴戒式辅佐。

P38—40秘书沟通协调的特点：非权力支配性；非制作限定性；非职责限定性；非确定地位性；认同疏导性。

P42—44秘书沟通协调的方法：沟通化解矛盾；变通淡化矛盾；融合缓解矛盾。

P45—46秘书管理事务特点：层次性；适变性；机动性。

P48秘书管理事务的方法：不能分亲疏；不能图名利；不能违背原则。

P49检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。

P50秘书检查督办的特点：目的的明确性；内容的系统性；态度的谦和性。

P51—52督办内容体系：第一层“是否办”；第二层“怎样在办”；第三层“办的效果怎样”。

三个层次，层层深入，三个环节，环环紧扣。

P51—52秘书检查督办的要领：切忌浮光掠影，不求甚解；切忌孤军深入，脱离群众；切忌先入为主，主观片面。

P52—53第三章秘书活动特征和原理综合辅助特点的体现：辅助决策中的综合优化；只能管理的综合协调；上下综合沟通。

P54—55综合辅助原理集中表现（重点）：信息综合辅助效应；利益综合综合辅助效应；能量综合辅助效应。

P56—58系统中介特点的体现：既参与决策，又参与执行；既辅佐领导，又联系群众；既把握内情，又洞察环境。

P58—59系统中介原理及其运用：系统中介的兼顾效应；系统中介的凝聚效应；系统中介协调效益；系统中介监测效应；系统中介缓冲效应。

P59—61秘书常被称为“无名英雄”。

P61秘书活动间接效益的体现：基本职能的间接效益；（总之，秘书的基本职能作用所产生的效益，一般都不是直接的产品效益和经营管理效益，而反映在其职能发挥作用时的工作对象的效益中，属于间接性效益。

）日常工作的间接效益。

P62间接效益原理的体现：铺垫性效应（作好听命铺垫、能动的作铺垫、作修正铺垫）；传播效应；督策效应；职能协同效应。

P63—65对立统一特征的体现：事务与政务；被动与主动；综合性与专业性；维持与适变；听命与劝谏；宣传与保密。

P65-67 对立统一原理及运用：随机参与；务实与超前；“T”型能量；同步与异步；开放与控制。

P67—68第四章信息与调查研究信息：较为明简的定义是，事务散发的具有新内容、新知识的消息，诸如信号、情况、情报、指令、数据等等可感知的形态。

P70信息主要载体：语言；文字、图形；电磁波。

P70秘书职能信息具备广义信息的共性：可识别性；可传贮性；可处理性；可变态性；可转换性。

P70—71机关秘书只能信息本质特征：具有政治倾向性。

P71秘书职能信息分类：按社会活动：政治信息、经济信息、科技信息、思想信息；按载体：口头信息、书面信息、电磁信息、情态信息；按来源：内部信息、外部信息、领导信息、部门信息、群众信息、按运用范围：通用信息、专门信息；按作用时态：即时信息、未来信息；按运用周期：稳定信息、可变信息。

信息价值：有效信息、无效信息、干扰信息。

P71人类社会发展中的竞争，越来越表现为掌握和运用信息的角逐。

P72（简答）秘书人员应该把握关于本职信息及信息活动的下述基本观念：信息工作是贯穿秘书职能活动的普遍形式。

极而言之，秘书离开机关信息，离开信息工作，秘书工作将失去依托，秘书活动及秘书价值将不复存在；秘书信息工作状况同秘书职能效应密切相关。

P72—73驾驭信息的原则：敏于感受信息；精于鉴别信息；善于取用信息。

P73—74调查研究：有目的有计划地使用科学方法，考察、获取及分析、整理客观信息的一种社会活动过程。

P75调研的类型：主动型调研；被动型调研（被动型调研有事先限定的信息主体或说有具体进行调研的方向与范围，所以有抗日称作定向调查研究）。

P75—76秘书的调研活动与领导的调研活动区别：在于秘书更多进行的是被动型调研，或者说秘书调研工作的特点，出于秘书职能的辅助性。

P76调查研究的原则：实事求是；近源亲受；切题有效；调、研结合；追求效率。

P77—78秘书实事求是注意正确处理的几个关系：直言与遵示的挂系；客观与本体的关系；真理与众说的关系。

P77调查研究的方法：要明了意向的目的；明确任务基本要求；把握任务时限，明了研究的信息主体的范围与主要对象；要根据上述几项，冷静、全面预测任务的难度与重点，尽量作出缓解难度、突破难点的预案，以未雨绸缪，心中有数。

P79—80个别访查：此属一种面对耽搁信息主体直接问答或交谈以获取信息的调研方法。

不足之处在于一般受时间制约，要预约预定，受对象允许的时间限制。

P82集体座谈：此乃一种召集多个信息主体，自己参与并主导会议以获取信息的调研方法。

P82书面问卷：这是一种提问求答的卷面为中介，由信息主体就卷填写答案以获取信息的调研方法。

有两种方式：封闭式问卷；开放式问卷。

P83问卷格式：开宗；正文；收束。

P84秘书运用信息的基本方向：用于强化本职素养能力；用于服务于机关管理。

P86提高本职素能：用机关信息增强自己的知识积累；用机关信息掌握机关的运动发展规律；用机关信息优化秘书职能环境。

P86—87（简答）秘书如何怎样运用信息服务机关？为辅助领导活动沟通信息；为协调部门活动传输信息；为处理群众信访传达信息；为撰拟公文材料加工信息。

P88 秘书如何运用好自己的只能信息：切中需要；全面有效；及时沟通；综合开发。

P89—90识记下图p81第五章公文撰拟公文撰拟：是将机关管理思想和意图，通过文字表达，形成公文文稿的过程，也公文起草。

P92文书工作组成：公文形成：交拟、拟议、撰拟、审核、签发、缮校、用印、封发等八道基干活动程序。

公文处理：收文、拟办、批办、承办、阅传、催办、办复等七道基干活动程序。

公文管理：平时归卷、调用、正式立卷、档案等四道基干活动程序，以立卷为核心。