前台文员工作流程表

前台文员工作流程

一、接待来访人员工作

1、客人进门起身迎接并询问来访事由，注意使用礼貌用语；

2、问清来访者身份和来意，若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领的各种联系

方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；

3、如有必要，安排来访者稍坐片刻，通知相关人员有人来访，为客人引路；

4、为客人备水，给客人送水时，礼貌地将杯子放在客人的右手边；

5、来客告辞时起身道别；

6、客人离开后及时清理水杯、烟灰缸等，整理桌椅、保持接待室内的整洁；

7、若来访者要找的人不在，记录下来访者的姓名、联系方式及需转告事宜，及时通知相

关人员做回复。

二、电话的接打和记录工作

1、尽量在电话响铃三声内接听，使用普通话，注意礼貌用语，针对相关问题进行回复；

2、将需要转达的内容及时记录并及时通知被传达人；

3、必要时根据要求对相关人员打电话进行回复，使用普通话和礼貌用语。

三、环境卫生的清扫和保持工作

1、每天早上提前30分钟左右（预留出吃早饭和清扫卫生时间）到公司进行卫生清

扫（包括董事长办公室和前台卫生）；

2、做好负责卫生区域的卫生清扫和办公家具的摆放，及时收纳整理，保持各桌椅整

齐，桌面、地面清洁无杂物；

3、经常检查所负责卫生区域的卫生情况，做好及时清扫和保持工作。

四、日常收发资料等基本工作

1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；

2、完成公司日常的打印、复印、扫描、收发传真等工作，做到节约资源；

3、做好信件、快递、报纸等收发工作。

五、考勤统计工作

1、熟悉考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息；

2、每月初更新考勤卡，为各员工填写好其考勤卡的姓名、日期等，监督各员工的出勤、

打卡情况；

3、若有员工外出情况，及时让其根据实际情况填写请假审批单、因公出差审批单和因公

误打卡审批单并找行政部经理滕经理在考勤卡的相应位置签字；

4、每月末将考勤记录总结到考勤表上，将考勤表打印出并在考勤员一栏签字；

5、将该考勤表（后附各员工的请假审批单、因公出差审批单、因公误打卡审批单和考

勤卡）交给行政部经理滕经理检查、签字并进行工资统计。

六、购置办公用品的申请工作

1、每月30号前通知大家可以进行办公用品的申请；

2、根据申请情况将采购申请单打印出并分发给各申请人，让其填写；

3、将大家申请购置的办公用品进行汇总，填入采购申请汇总单；

4、将采购申请汇总单打印出并在汇总人一栏中签字；

5、将该采购申请汇总单交给行政部经理滕经理检查、签字后，于下月2号前交给采购部。

七、纯净水的更换和使用记录工作

1、纯净水即将用完时，及时打电话让纯净水公司送水；

2、做好送水记录，及时填写纯净水送水记录表；

3、监督纯净水的用水情况，及时填写纯净水用水明细登记表。

八、通讯录的更改和分享工作

1、若公司有人员变动或通讯方式变动情况，及时更改通讯录；

2、将修改后的通讯录交给行政部经理滕经理检查；

3、将检查无误后的通讯录发到公司QQ群里共享（注：在共享前删除旧的通讯录）。

九、日常物品的管理工作

1、负责相关处所的钥匙保管；

2、做好相关工作的文件资料、用品的保管；

3、照明灯的开关及检查工作：每天临近上班时将走廊的照明灯打开，下班后及时将照

明灯关闭，做到节约资源（包括上午上下班时和下午上下班时）；

4、玻璃门的开关及检查工作：下班或开会（即前台无人）时，确保玻璃门的关闭；

5、及时整理前台报夹中的报纸，将更换下的报纸交给行政部经理滕经理过目后，统一

放置；

6、每天下班后关闭打印机、前台饮水机、风扇和电脑（因为前台电脑有24小时监控，所以不要关闭主机）。