公司记录管理程序

公司记录管理程序

1、目的

本程序规定了质量/ 环境记录管理的要求及控制的方法，旨在确保公司在各项质量/ 环境活动中所产生的记录得到有效控制，以便：

1.1、为产品符合规定要求和质量体系有效运行提供证实，为质量跟踪、质量改进提供分析依据。

1.2、为环境活动符合规定要求和环境管理体系有效运行提供证实，为环境管理体系改进提供分析依据。

2、适用范围

本程序适用于本公司质量/环境活动和质量/ 环境管理体系运行的相关记录。

3、职责

3.1、企划部负责《文件发放清单》的编制、下发工作，并负责对记录管理、控制进行监督。

3.2、各责任部门负责按《文件发放清单》做好本部门记录

的标识、保管、使用和销毁工作

4、管理程序

4.1、《文件发放清单》的编制

4.1.1、各责任部门对本部门所产生的记录经部门负责人审核后上报企划部。

4.1.2、企划部对各部门上报的各类记录进行确认、分类、统一。

4.1.3、编号、标识并规定保管期后，编制《质量环境记录清单》。

4.1.4、《文件发放清单》应包括下列内容：

a.记录编号；

b.记录名称；

c.使用部门；

d.收集保管部门；

e.保管期限；

f.最终去向。

4.1.5、《文件发放清单》经企划部审批后下发至各责任部门

4.2、记录的标识

4.2.1、各责任部门按《文件发放清单》对本部门所产生的记录进行编号标识。

4.2.2、记录的标识执行《文件管理程序》。

4.3、记录的保管及使用

4.3.1、各责任部门按《文件发放清单》做好本部门记录的标识、保管、使用和销毁工作。

4.3.2、各责任部门的记录应在适宜的环境中保管，以防保存期内损坏、变质、丢失。

4.3.3、质量/ 环境记录保存一至二年。有法规要求的应符合法规要求。

4.4、记录填写要求

4.4.1、记录要用钢笔或圆珠笔填写。

4.4.2、内容必须按表格要求填写齐全，字迹清楚、整齐，数字正确可靠、不准涂改，若因笔误，填写差错可以改正，

但改正者必须在改正处盖章/ 签名。

4.5、记录的销毁

4.5.1、各责任部门保管的记录超过《文件发放清单》中规定的期限时，由保管责任人填写《记录销毁审批清单》部门负责人审核，管理者代表批准后销毁，并做好《记录销毁清单》。

5、相关文件

5.1《文件管理程序》

QEM/MZD202-2003

6、相关记录

6.1、《记录销毁审批清单》

6.2、《记录销毁清单》

6.3、《记录归档清单》

6.4、《记录借阅登记审批单》

6.5、《文件发放清单》

6.6、《质量环境记录清单》