档案分类原则与保管期限规定

设计阶段
1.设计阶段文件（扩初设计、施工设计图纸、说明和 设计合同、设计计算书及说明书、工程概算等）
永久-短期
1.施工阶段文件（土建工程和水电安装工程的施工合
3
施工阶段 同、协议、预决算、竣工图、施工技术资料、技术管 永久-短期
理资料、施工管理资料；工艺设备安装工程等）
4
竣工阶段
1.竣工阶段文件（初验文件材料、试生产文件材料、 竣工验收文件、审计文件、声像材料等）
永久-长期
永久-长期
永久-长期
4 经营管理类
4
投资管理
5
其它
1
物资管理
5 营销贸易类 2
产品销售
3
经营贸易
三级类目 代2号 证名券称业务
2.股利分配
归档范围
2
证券业务 3.筹资再融资
3
信息披露 1.公司历年来发布的季报、中报、年报、公告
4
其他 1.管理部门行文、审计部门审计等
1.政府相关主管部门关于财务管理、财政纪律检查、
外汇管理、税收工作规定、制度、办法、指示、通知
设）
2
原辅包材
三级类目
代号
名称
归档范围
按项目设置 5.其它
1.商标设计文件
2.商标报批和注册文件
3.商标管理和应用文件
1.安全生产的法规、计划和条例及教育材料
2.工伤事故处理文件材料
3.能源管理制度与标准、计划、执行及培训等文件
1.质量计划、质量管理制度
2.质量管理教育材料及质量管理活动文件
3.各类质量达标、认证文件（如：ISO、GMP文件
7.本公司有关税收工作的意见、通知
8.经济合同及协议书
9.资金借款合同、协议等
10.资金担保合同、协议等
11.银行承兑汇票、商业承兑汇票、支票、本票等有
关票据的复印件
12.互保单位基本资料
1.成本定额管理文件
2
成本管理 2.成本分析文件材料
3.其它
1.经济核算及其依据材料
3
经济核算 2.经济活动分析文件材料
长期 长期
6.产品广告、样本、展销等宣传材料
短期
7.产品销售及发运记录、台账、统计表
短期
8.产品销售服务文件材料
短期
1.用户资料（包括用户联系方式、资信、履约情况及
2
用户档案 （按用户设置）
往来重要信函等） 2.产品购销合同、协议 3.售后服务文件材料
长期
长期 长期
4.其它
长期-短期
1.售货确认书或有关销售的合同、协议
长期 长期
长期
短期 短期 短期 短期 短期 短期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 长期
长期
长期
1.物资政策及货源状况的调查材料
短期
1
物资供应 2.物资供应计划，物资申请或采购计划
短期
3.物资合同（订货、采购）、物资运输及到货台账等 长期-短期
1.存货管理文件材料
长期
2
仓库管理 2.验收入库文件
4.标准化管理工作，各种标准化档案（如：国家、行
业、企业内部标准等）
1.技术发展的计划文件
2.技术引进项目管理文件
3.技术协作项目计划、协议等
4.技术改造文件
5.科技成果管理（包括技术服务或转让或推广生产）
1.科研年度总结、技术会议记录、报上级领导试验报
2.各种计量检测工作
3.环境保护检测与控制，污染治理等
短期
3.物资发放凭证
短期
3 废旧物资管理 1.废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录
短期
1.市场调查报告及调查所得材料等
长期
2.市场预测方面的报告、计划、分析等
长期
3.产品销售计划及其编制依据材料
长期
1
市场-销售 4.有关销售策略以及考核等文件材料 （按产品设置） 5.产品销售合同、协议的履约管理台账、统计表
至设备报废
1.本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统 短期
2.本公司用印单及重要文件的复印件
长期-短期
3.有关行政管理方面的合同、协议
短期
1.本公司信息中心软件开发标准
短期
2.本公司开发或委托开发的计算机系统的全套资料 （用户需求、系统说明、用户手册等）
长期
3.各类数据信息（若以磁盘、光盘形式保存则归入14 类电子档案）
3年
2.年度会计报表（包括文字分析）
永久
1.会计移交清单
15年
2.会计档案保管清册
永久
3.会计档案销毁清册
25年
4.银行余额调节表
5年
5.银行对账单
5年
永久
参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行
永久
永久
反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章
、锦旗等
国家级
永久
省级、部级
长期
地区级、局级
短期
2.本公司关于财务管理、财政纪律检查的规定、制度
、办法、通知等
3.本公司财务工作计划、预算、编制说明、总结
4.本公司关于提取各类基金、控制社会集团购买力的
规定、办法及通知
5.本公司有关外汇管理、收入支出办法等有关问题的
1
资金管理 意见、规定及申请使用外汇的来往文书
6.本公司有关财务工作会议报告、总结、汇报材料等
长期 长期-短期
长期
永久
永久 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期-短期 长期-短期
长期
长期-短期 永久
长期-短期 长期 长期
长期-短期
短期
永久-长期
短期
长期
永久
长期
4.本公司组织机构设置、部门职能、岗位描述等材料 长期
5.本公司或下级公司（如有）关于员工处分、撤消处 分的请示报告及批复
长期
6.本公司关于员工培训材料、员工信息、员工考核材 长期-短期
7.本公司关于员工医疗费用补贴、劳保待遇、工伤护 理疗养费等规定、办法、通知
长期
1.关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告 永久-长期/短
及批复：重要的/一般的
期
2.固定资产登记表、清单等
短期
3.千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册 等配套材料
附件 1：
档案分类原则与保管期限规定
一级类目
代号
名称
1
决策类
2
监督类
3 行政管理类 4 经营管理类
二级类目
代号
名称
三级类目
代号
名称
1
董事会
2
股东大会
1
监事会
2
法律事务
3
审计管理
1
行政事务
2
劳动人事
3
资产管理 （办公设施用）
4
后勤管理
5
信息管理
1
经营决策
1
上市文件
2
上市管理
2
证券业务
归档范围
保管期限
1.董事会会议文件 2.董事会的往来文件、信函 3.执董会会议文件 4.公司关于机构成立、合并、撤消、更改名称、启用 印信、办公迁址等文件 1.股东大会会议文件 1.监事会会议文件 2.监事会往来文件、信函 1.判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等 2.诉状、答辩状、代理词等 3.证据材料 4.授权委托书 5.重大法律事务的请示、报告 6.审核公司重大合同、经营行为出具的法律意见 7.相关工作计划、总结等 8.合同、协议等 1.政府相关部门关于审计工作的指示、规定、办法、 条例、通知等 2.公司关于审计工作的制度、意见、办法、通知 3.公司年度财务情况审计报告 4.公司关于财经违纪的专题报告 5.公司领导任期主要经济指标审计材料 6.公司领导离任经济责任审计报告 1.外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议 、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函 2.外来文件中的非本公司主管业务的文件 3.公司发文（本公司颁发的规章、制度、条例、规定 、办法等制度类文件；本公司颁发的通知、决定 、 任免等红头文件） 4.行政各项日常工作的计划、报告、总结、方案等 1.政府相关部门关于人事政策、法规性文件、规定、 办法、条例、通知等 2.每年的员工名册 3.本公司薪酬制度、福利制度、绩效考核办法、员工 手册等
永久-长期
1.企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划， 方针目标管理等
长期
2.董事长（总经理）办公会议纪要
长期
3.其他重要会议纪要
长期
4.各部门工作计划
短期
1.股市发行的申报材料及相关内部文件
长期
1.内部职工股股利
长期
4 经营管理类
一级类目
代号
名称
二级类目 代2号 上名市称管理
2
上市管理
3
财务管理
1
前期准备阶段
1.调查研究、计划决策文件及产品设计和工艺准备方 面文件
2
试制、试验阶 段
1.产品试制文件 2.产品试验文件 3.产品鉴定文件
1.产品批生产记录
3 正式生产阶段 2.产品批检验记录
3.生产（QA）控制记录
4
评优 1.产品评优从申报直至批准的全过程文件
按材料种类设 置
1.包括批检验记录、物料供应厂商资质证明
9
（按设备性质设
置）
10 基本建设类 11 会计档案类
2
试验研究阶段
1.科研项目试验大纲与规程、各项试验原始、记录报 告、技术经济性能测算材料、阶段小结、报告等
长期-短期
按研究课题设 置
3
总结鉴定阶段
1.科研报告、鉴定会议记录、经专家鉴证的科研成果 鉴定书等文件
长期-短期
4
成果和奖励申 1.成果专利和奖励申报与审批材料，专利证书，获取 报阶段 经济效益和社会效益的证明文件等
3.有关经济核算的组织机构与规章制度等
4
清欠账款管理
1.疑难应收款的管理制度、办法、操作程序等 2.疑难应收款各类统计表
1.公司有关投资协议、章程
2.股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告
1
投资管理 3.公司资产管理相关文件
4.二级公司经营责任书等
5.二级公司经营情况有关资料
2
项目管理
1.项目可行性研究报告、合同、协议等 2.项目资料、介绍等
15 电子档案类 注：1 、一 2 、保
1 在职员工档案
2 退休员工档案
3
其它
1
证书
2
奖状
3 奖杯（牌）
4
其它
1
照片
2
录音记录
3
录像记录
4
其它
1
磁带
2
磁盘
3
光盘
4
其它
归档范围
保管期限
4.固定资产台账（卡片）
固定资产报废 清理后保存5年
5.辅助账册、备查簿
15年
6.涉及外事和入股的账册
永久
1.月、季度会计报表（包括文字分析）
保管期限
短期 永久 永久 永久-长期 长期-短期 长期 长期-短期 长期 短期 长期
长期
长期 长期 长期 长期 长期 长期-短期 短期 短期
长期
长期 长期 长期 长期-短期 长期-短期 长期-短期 长期-短期
短期
1 科研准备阶段 1.课题选择、开题论证、课题评审等文件
长期-短期
8 科学技术类
Baidu Nhomakorabea
设备仪器类
长期
2.货物发票、运单、装箱单、提单、保险单
长期
按项目设置 3.进出口贸易的各类单证
长期
4.客户资料（包括客户联系方式、资信、履约情况及 往来重要信函等）
长期
一级类目
代号
名称
5 营销贸易类
6 生产管理类
7
产品类
二级类目
代号
名称
3
经营贸易
4
商标管理
1 安全与能源
2
质量管理
3
科技管理
4
其它
产品 1 （按产品种类
反映本公司主要职能活动的照片
永久-长期
反映本公司主要职能活动的录音记录
永久-长期
反映本公司主要职能活动的录像记录
永久-长期
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息 的磁带
永久-长期
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息 的磁盘
永久-长期
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息 的光盘
永久-长期
5
其它
短期
1
凭证
1.原始凭证、记账凭证、汇总凭证等 其中：涉及外事和入股的会计凭证
15年 永久
2
账簿
1.现金和银行存款日记账 2.明细账
25年 15年
3.总账
15年
一级类目
代号
名称
二级类目
代号
名称
2
账簿
三级类目
代号
名称
11 会计档案类 3
报表
4
其它
12 员工档案类 13 实物档案类
14 声像档案类
长期-短期
5
推广应用阶段
1.课题推广应用计划，应用效果调查，反馈信息及改 进意见等
长期-短期
1.购置、验收、调试文件
长期
1
办公设备
按设备种类设 2.使用维修文件
长期
3.旧设备处理文件
长期
1.购置、验收、调试阶段相关文件
长期
2
生产设备
按设备种类设
2.使用维修阶段产生文件 3.更新改造阶段文件
长期 长期
1.企业注销方面的申请与批复文件
3
清企管理（按 企业设置）
2.有关企业清算的决议、清算报告及相关的审计报告 、财务报表等 3.清企各类资料（如：企业证照、公司及财务公章、
会议凭证、帐簿等）
保管期限
长期 长期 长期 长期
长期-短期
长期-短期
长期-短期
长期-短期
长期-短期
长期-短期 长期-短期 长期-短期
4.旧设备处理文件
长期
3
科研设备
按设备种类设 归档范围同生产设备
长期
4
其它
按设备种类设
如：本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证 、保险单、维修记录等）
长期
1.立项阶段文件（项目申报、地质勘探、使用土地、
1
立项阶段 动拆迁、工程申照、招投标及项目监理方面的合同、 永久-长期
协议、报告等文件）
2 按项目设置