谈档案应急抢救工作的事前准备

谈档案应急抢救工作的事前准备

作者：王丰威

来源：《魅力中国》2018年第32期

摘要：档案抢救工作往往具有高度的紧迫性，转移工作必须争分夺秒，临时进行各项准备恐怕为时已晚。如果因为事前准备不足，使本可以避免或减小损失的档案抢救工作贻误战机，将造成重大的经济损失和严重的社会影响。因此，档案部门应未雨绸缪，做足准备，努力掌握紧急情况下档案抢救工作的主动权。

关键词：档案应急抢救；准备；策略

档案抢救工作往往具有高度的紧迫性，转移工作必须争分夺秒，临时进行各项准备恐怕为时已晚。如果因为事前准备不足，使本可以避免或减小损失的档案抢救工作贻误战机，将造成重大的经济损失和严重的社会影响。因此，档案部门应未雨绸缪，做足准备，努力掌握紧急情况下档案抢救工作的主动权。

一、做好预案维护工作

一切应急措施都强调培训、演习的重要意义，却容易在常态下人们紧张的工作中被忽视，或者由于设备、经费等条件的匮乏而被搁置。日常演练实际上是通过对突发事件的动态模拟，使指挥人员和执行人员获得练习和“试错”的机会，从而降低突发事件决策的难度和风险，减少行动上的失误。众所周知，日本作为灾害频发国家，组织经常性的各类灾害预防训练已经成为政府的职责和公民的义务。而在我们的实际工作中，存在着预案制定者以外的人员对于预案内容不甚了解、甚至一无所知的情况。一旦险情发生，预案的效用将大打折扣。进行模拟演习正是要帮助档案人员和抢险人员熟悉预案设置的工作要求和程序，保证他们对救灾设备、物资能够熟练地操作和运用，在培养他们良好的技术素质的同时，锻炼良好的心理素质。指挥在应急抢救工作中起着至关重要的作用，如果指挥人员的专业知识和实战经验存在缺陷，有可能造成档案抢救工作的失败或为抢救工作付出不必要的人员伤亡、财产损失的代价。因此，在日常的培训和演练中，应当保证指挥人员参加，使他们切实提高指挥能力。在危机时刻，对于已经抢救出的受潮、水淹、火焚等受灾档案，如果不及时进行修复，将会发生虫霉、黏连、破碎等进一步的损害，使抢救工作失去意义。而受灾档案的修复工作专业性、技术性很强，难度很大，档案保管人员如果不在平时有所了解和实践，紧急情况发生时现问、现学、现练、现用，恐怕会贻误受灾档案的最佳修复期。因此，档案行政管理部门和培训机构应在平时请教有关专家，编印通俗易懂的手册，组织讲座和实际操作训练，帮助档案人员掌握必要的应急修复知识和技术。档案抢救应急预案应根据实际情况的变化及时更新。如果机构人员、重点部位、物资装备、档案存址等情况发生变化而不能及时调整预案内容，将不可避免地造成预案“贬值”，甚至完全失效。此外，根据国家和地区相关法律法规的制定、修改和完善以及应急处置和演练过程中发现的问题和出现的新情况，档案应急抢救预案也应及时修订。为保证预案的有效性，档案

馆（室）还应进行基本的物质准备，对救灾设施、设备和物资进行定期检查、补充和更新，满足紧急情况下抢救工作的需要。

二、做好档案日常管理与应急抢救的衔接

一是实行档案分类分级和定置管理。根据《档案法》的要求，对馆（室）藏各类档案进行定期鉴定，以便科学划分保管级别，按照重要程度分门别类存放。同时要做好标识，绘制成图，确定位置，让每一个档案人员耳熟能详，了如指掌。二是明确紧急情况下重点保护档案的范围和抢救档案的先后顺序。重点档案的存放既要考虑平时的安全，又要考虑关键时刻方便转移。三是加强档案信息网站安全防范措施的研究，维护档案数据库的安全，逐步实行重要档案异地或备份保管。四是采用先进的档案保护自动报警、监控、灭火、修复等系统，依靠科学和现代化技术装备，逐步改变档案部门防范工作的落后局面，提高应对突发事件的科技水平。

三、建立统揽全局的领导指挥系统

应成立以党委和政府分管领导为首，有档案部门行政一把手和档案技术保护专家等组成的处理突发事件领导小组，形成统一指挥、反应灵敏、功能齐全、协调有序、运转高效的应急管理系统。领导小组主要负责指挥重大突发事件处理工作，协调公安干警、武警官兵、当地驻军和各相关部门，调动人、财、物。档案行政管理部门作为领导小组下设的办公室，主要负责传达贯彻领导小组的决定，协调档案系统人、财、物，组织处理日常一般性事故。领导小组要定期研究和分析各种突发事件危害档案的可能性，讨论制定应对突发事件的各种措施，解决推广应用新技术时遇到的问题，并要及时修改完善突发事件应急预案，研究应用新技术，落实各种防范措施，开展专业技术培训，组织实战演练。

四、实现档案应急抢救工作奖罚分明

实现奖罚分明的意义不仅在于激励有功人员，惩诫失职人员，还在于实施奖励和惩罚的过程也是很好的宣传教育的过程，这个过程不仅直接作用于当事人本身，还会对所有档案工作者，甚至全体公民产生认识和观念上的影响。因此，应建立奖励机制，各级政府、档案行政管理部门以及各专业主管部门据此在抢救工作结束之后进行表彰奖励和有关责任追究工作。对于在档案应急抢救工作中，勇于牺牲局部或个人利益、出色完成抢救档案任务的，及时供应抢救档案所需物资、资助经费数额较大的，提出重大建议、实施效果显著的以及其他有特殊贡献的单位和个人应当给予表彰和奖励。而对于那些不能坚守岗位、履行职责、服从指挥、进行档案抢救工作的，贪污、挪用、盗窃档案应急抢救经费或者物资的，阻挠档案抢救工作指挥机构紧急调用物资、人员或者占用场地，妨碍救灾人员履行职务，造成档案严重损毁的，漏报、缓报危险、灾害情况，因信息不畅导致档案严重损毁的，瞒报、谎报及干扰、阻挠上报档案受灾情况的以及有对档案抢救工作造成其他严重危害行为的单位或者個人，应当视情节轻重及后果严重程度，对直接责任人员给予行政处分；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

参考文献：

[1]惠志斌.何小菁.吴建华.试论国家综合性危机信息管理系统的建立.情报杂志，2004.8

[2]郭研实.国家公务员应对突发事件能力.北京：中国社会科学出版社，2005.1

[3]邹建军.图书馆危机管理：预警与处置研究.河北科技图苑，2007.3