集团公司行政管理制度汇编

行政管理制度汇编版本：ML4-001V编制：审核：批准：日期：2019年11月04日目录办公类固定资产和低值易耗品管理办法 (1)办公室环境卫生管理制度 (14)保密工作管理办法 (16)报刊、邮件、函电收发管理办法 (19)车辆和驾驶员管理办法 (24)档案管理办法 (31)公文处理办法 (54)会议管理办法 (63)名片、通讯录管理办法 (70)业务接待管理办法 (75)出差管理办法 (89)印章、证照、介绍信管理和使用办法 (95)员工职业形象管理规定 (110)办公类固定资产和低值易耗品管理办法第一章总则第一条为了更好的控制公司成本开支，规范公司办公用固定资产及低值易耗品的申报、领用、发放管理工作，特制订本办法。

第二条按照“建立标准，降低消耗；控制成本，责任到人”的原则对集团办公类固定资产和低值易耗品进行管理。

第三条本制度适用于集团所有办公类固定资产和低值易耗品的管理。

第二章办公类固定资产的管理第四条办公类固定资产包含的范围办公类固定资产指金额在2000元以上或使用价值在一年以上的设备，包括电脑、复印机、打印机、传真机、扫描仪、移动硬盘、刻录机、不间断电源、考勤机、展示台、投影仪、相机、麦克风等。

第五条办公类固定资产的申请公司各部门如计划购置办公类固定资产，须填写《办公物品申请表》，经部门负责人审批后，行政管理部根据配置标准及实际库存情况，进行资产调拔或申请购买。

第六条办公类固定资产的调配行政管理部根据各部门资产的使用状况，对于某项闲置资产可调配到其他部门使用。

由行政管理部部长开具《办公物品调拨单》，调出部门予以配合，由调入部门接收后签字予以存档。

第七条办公类固定资产的购买办公类固定资产本着“先调配，后购买”的原则，确因工作需要、公司内部无可调配资源不得不购置的，根据《办公物品申请表》，单次金额小于10万元（不含）报分管领导审批，由行政管理部联系购买；单次金额大于10万元（含）的报集团首席执行官审批，由招标采购部联系购买。

第八条办公类固定资产的验收、登记与领用（一）办公类固定资产购置后，行政管理部按《办公物品申请表》和有关购货协议进行验收并办理入库手续（财务部在报销时必须查验《办公物品申请表》、《入库单》，如手续不全，应拒绝报销）；（二）办公类固定资产验收合格后，行政专员应对其进行分类编号，建立《固定资产台账簿》，登记固定资产的基本资料；（三）各类办公类固定资产的领用部门须指定责任人，填写《出库单》后方可领用。

第九条办公类固定资产的使用各部门办公类固定资产要指定专人负责，并严格按照使用办法进行操作和管理。

对于机械、车辆、电器等类物品不是专业人员或未经专业培训和未全面掌握使用方法者不得动用。

第十条办公类固定资产的借出部门借出办公类固定资产，须经行政管理部同意，填写《办公物资借用申请表》，由行政管理部负责办理借用手续。

固定资产在借出和归还时，应由借出和借用部门共同检验。

物资超时未还的，行政部督促归还；如在借出期间，借用部门把借用的固定资产损坏时，应按损坏程度进行赔偿。

未经办理借出手续不得私自借出任何固定资产。

第十一条办公类固定资产的保管、保养及报废（一）行政管理部指定专人负责固定资产的管理并建立实物台账；个人使用的固定资产，由本人负责管理，责任到人；（二）固定资产在使用过程中需维修或保养的，须以书面形式报行政管理部备案，由行政专员统一联系生产厂家或经销商进行维修（如因使用不当而产生的维修保养费用由使用部门承担）；（三）如有保管不善，使用不当，应及时采取措施加以改进；（四）经长期使用，自然损坏或在特殊情况下人为损坏的，经相关专业人员检测后，确实不能修复使用的固定资产，上报公司各级领导同意并填写《固定资产报废申请审批表》后到行政管理部办理报废手续，并将实物交还行政管理部；（五）人为损坏情况下，应由损坏人进行照价赔偿。

第十二条办公类固定资产的盘点（一）行政管理部会同财务部每月对固定资产进行一次盘点，要求做到账实相符；（二）各项固定资产分类盘点，编号登记，由行政管理部组织，各部门相关人员配合。

第三章低值易耗品的管理第十三条低值易耗品是指为方便日常办公配备的各类价值较低或使用期限较短的、不作用具或用料的物品，按照消耗状态分为耐用品、消耗品、设备耗材以及办公家具。

（一）耐用品包括：计算器、订书机、文件筐、笔筒、打孔机、剪刀、装订机、直尺、起钉器、印台、活动白板、验钞机、电源插座、报架、钥匙、充电器、可充电池等，此类物品按职位配备，换岗或离职时必须交回行政管理部。

（二）消耗品包括办公文具、招待用具和其它专用办公消耗品。

（三）办公文具：笔、笔芯、墨水、稿纸、便签、笔记本、裁纸刀、抽杆夹、档案盒、文件夹、资料册、装订针/线、回形针、图钉、大头针、卷笔刀、橡皮、印泥、票夹、挂钩、胶带、刀片、胶水、口曲纸、复写纸等，按照定岗定标准配备，换岗不重配，离职退还行政管理部。

（四）招待用具：一次性水杯、茶具、果盘、烟灰缸等。

此类物料按部门和使用频率定额配备，换岗、离职时需交接。

（五）其它专用办公消耗品：账册、报表、凭证、票据、专用印章等，此类物料归财务部和资金部专项规定使用。

（六）办公设备耗材：墨盒、色带、硒鼓、碳料、磁盘、光盘、复印纸、传真纸、电池等，此类物品随办公设备管理，按使用频率核定配额，换岗或离职时需交接清查。

（七）办公家具：办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、灯具、空调、电扇、窗帘、衣帽架等常用办公场所配套设施，此类物料按部门标准配备。

第十四条低值易耗品的申购（一）所有办公用品的申购，原则上必须在以旧换新和参照标准配置的前提下执行，否则不予审批；（二）各部门根据本部门办公用品使用情况，于每月25-28日将次月所需的办公用品列入计划申报《办公物品申请表》，经部长签字后报给行政管理部审核，预算金额超出2000元的需分管领导审批；（三）行政管理部根据库存明细及各部门上报的计划表，统一进行采购。

办公用品采购到位后，通知各部门领用，并做好出入库登记；（四）耐用的办公物品在员工入职时按标准发放，原则上不再填补，不得申请采购，若破损、残旧需更换的须以旧换新。

第十五条验收入库办公用品入库前，行政专员应根据申请单，认真检查验收，登记清楚并填写《入库单》，妥善保管，做到账物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。

第十六条领用与发放每月初由行政管理部按申报标准统一发放办公用品，登记部门及个人领用台账。

办理出库手续时，行政专员须填写《出库单》，由领用人签字后方可发放。

第十七条保管、保养公司各类办公用品的保管和保养归行政管理部负责，行政管理部建立专用办公用品存放柜，保证物品存放的安全性。

第十八条盘点行政专员于每月月底对办公用品及耗材进行盘点、清查，填写《进出存月报表》，并于次月月初上报财务和其上级主管备份。

第十九条报废处理非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请（参照固定资产的报废程序），经相关负责人及行政管理部审核，并报资金部备案后，由行政专员办理报废注销手续。

第二十条奖惩对于浪费办公用品耗材及把办公用品挪作私用者，一经发现，公司将视情节轻重给予当事人当月绩效工资扣发20-200元/次的处罚。

第四章附则第二十一条本办法由集团公司行政管理部负责解释。

第二十二条本办法自发布之日起执行。

附件：1、办公物品申请表2、办公物资借用申请表3、办公物品调拨单4、入库单5、固定资产台账簿6、出库单7、固定资产报废申请审批表8、进出存月报表附件1办公物品申请表申请部门：申请日期：办公物资借用申请表第111页办公物品调拨单日期：第111页第111页附件4入库单年月日第一联资产管理部门存根第二联交采购招标部门第三联交财务部门验收：经办人：附件5固定资产台账簿第111页第111页附件6出库单第一联资产管理部门存根第二联交财务部门审批：领用部门：经办人：管理制度汇编附件7固定资产报废申请审批表管理制度汇编附件8进出存月报表第111页办公室环境卫生管理制度第一章总则第一条为了加强集团办公环境的卫生管理，创建文明、整洁、优美的工作和生活环境，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团办公室内及公共区域（地面、走廊、卫生间、厕所）的卫生管理。

第三条集团行政管理部为集团环境卫生管理的职能部门，负责全集团的环境卫生管理工作；集团其他部门都应当按照各自的职责，协同做好环境卫生的管理工作。

第二章个人办公区域环境卫生管理第四条员工个人的办公桌、椅、电脑、打印机、扫描仪、电话机、传真机、书橱、书柜、书架、文件筐等由使用者本人负责卫生与保洁工作，须保持清洁、干净。

第五条个人的文件、资料必须摆放整齐，桌面应保持整洁、干净；与工作无关的物品不得摆放在办公桌上，个人的餐具、用具等应单独放在抽屉或橱柜内。

第六条员工个人用品（衣服、挎包、公文包等物品）放置于指定位置，禁止放于办公桌上。

第七条下班后个人的文件要整理、摆放整齐，座椅要归位。

第八条不得将易燃、易爆、危险品和污染物品带入办公楼内。

第九条爱护公共环境卫生，禁止向窗外抛洒杂物，禁止在办公楼内燃烧物品。

第十条禁止在办公区域吸烟。

第三章部门办公区域环境卫生管理第十一条各部门负责本部门办公区域清洁卫生，按要求每人每天清洁自己的桌面和场地，各部门负责人是本部门办公区域安全、卫生责任的负责人。

第十二条使用文件柜、保险柜等的员工，应保持文件柜、保险柜的外观干净；内部文件资料摆放整齐；顶部不摆放旧资料、旧文件、旧物品等杂物，保持整体美观。

第十三条办公室内需摆放文件柜、办公桌、电脑等办公设施的，应规范、合理、整齐并随时保持清洁。

第十四条每天下班时，各部门负责本部门的电源、门窗关闭；当天下班最后离开办公室的员工，必须关闭所有空调、门窗、电源（特别是计算机电源）、饮水机、茶水机，锁好门方可离开。

第四章公司办公区域环境卫生管理第十五条每天早上在9:00之前，保洁员清扫所有办公区域的地面；将会议室的椅擦试干净、座椅摆放整齐，并将垃圾桶清理干净；每周对办公区域的桌椅、门窗、文件柜等物件进行一次清洁。

第十六条不得在办公室的通道处摆放物品、杂物，阻碍通行，影响美观。

第十七条员工应注意保持地面、墙面及其公共区域的环境卫生、不乱丢垃圾、不吐痰、不乱张贴、能及时清理污物。

第十八条定期整理办公物品、把不需要的、过期的、作废的资料、书记、杂志、报刊、物品、文具等清理出来，把需要的、常用的、不常用的一一分类保管，保持正常办公物品的取用方便、准确。

第十九条每位员工都应爱护花草等绿色植物，特别是办公区域的植被，严禁向办公区域的花草植物盆乱倒水、茶叶等废弃物。

第五章监督与检查第二十条行政管理部每月20日组织开展对办公区域内的卫生和秩序检查，并于宣传栏上公布检查结果，检查结果将作为部门绩效考核的参考因素。