工程合同管理办法

1 目标

健全公司合同管理规范，规范公司合同管理程序，使合同的签订、履行规范化，并最大限度的控制公司经营风险，提高合同审批效率

2 适用范围

2.1 适用于公司所有对外签订的工程类合同

3 术语和定义

3.1 合同：指本公司在公司所属经营范围内，由公司法人或其授权代表人在授权范围内代表公司与公司外部的法人、自然人以及具有法人地位的社会团体和组织之间所订立的所有契约形式

4 职责

4.1 成本管理中心

4.1.1 负责组织拟定工程施工类合同标准文本（每年修订），建立合同文本库；

4.1.2 负责合同标准文本的全面推广使用；

4.1.3 负责合同条款的解释；

4.2 成本控制部

4.2.1 参与确定合同合作单位，组织合同谈判，洽谈合同专项条款、合同会签及合同交底；

4.2.2 配合合同使用部门解释合同，监督合同履行情况，组织合同履行后评估；

4.2.3 负责审核合同变更申请，组织拟定合同变更条款。

4.3 合同执行部门（工程部）

4.3.1 配合确定合同合作方，配合洽谈合同专项条款，参与审核本部门的各项合同条款；

4.3.2 组织并参与合作的供方签订合同；

4.3.3 在部门职责范围内，代表公司履行合同，并监督合作方各条款的履行情况；

4.3.4 负责按需提出合同变更申请，配合拟定合同变更条款。

4.3.5 负责合同履行后劳务队伍综合施工能力评估。

5 关键活动描述

5.1 合同管理必须遵循以下原则

5.1.1 合法性原则：

合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。

5.1.2 合同书原则：

合同必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任。工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项可另行办理；合同外签证金额在贰千元以下的零星工程经公司成本控制部审核后及时结清。

5.1.3 事前签订原则：

施工劳务合同一般情况下应在施工单位或班组进场前签署，特殊情况时成本控制部可以与施工单位先签定工程单价、付款条款的确认单，并报集团成本管理中心备案。一般情况下不允许工程类业务未签署合同即先行施工或进场后再提高工程单价的行为。

5.1.4 招标原则

●采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方式确定：（1）某项工程、产品业已经过公司审批确定了长期合作伙伴关系；（2）某些政府垄断工程；（3）属于《工程供方选择管理流程》规定的适用情形，经详细考察，并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用此方法确定合作方。

●合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议（包括设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议），应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。

5.1.5 利益明晰原则

合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。

5.2 标准合同文本的编制

5.2.1 成本管理中心根据开发进度或同类合同使用的频次制定合同标准文本制定计划。

5.2.2 各经办部门拟制标准文本，填写《合同标准文本审批表》，经办部门指合同管理主责部门：

a) 工程类劳务采购的经办部门为成本管理中心/成本控制部；

b) 材料设备类供应商采购的经办部门为材料采购中心/材料采购部；

c) 营销类供应商的采购经办部门为营销管理中心/营销部；

d) 土地的采购归口部门为项目发展中心；

e) 设计类供应商采购的经办部门为设计研发中心/设计部；

f) 其他供应商的采购经办部门为相应的职能部门。

5.2.3 《合同标准文本审批表》会签、审核的程序为合同经办部门发起-合同使用部门审核-财务审核-法务审核-经办部门分管领导审核-总裁审批。标准合同会签时各公司审核部门收到标准合同文本及《合同标准文本审批表》2个工作日内必须提出审核意见；各部门会签意见的侧重点是：财务管理中心从资金风险的角度，成本管理中心从成本控制的角度，总裁办（法务专员）从法律风险的角度，工程监管中心/工程部从工程管理、施工操作和质量控制的角度。

5.2.4 批准后的标准合同文本由使用部门开始使用，成本管理中心存档；根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修改标准合同文本。标准合同文本修改由各业务经办部门，按照本流程文件规定的程序进行。

5.3 合同的起草、定稿、谈判

5.3.1 未制定标准合同文本的劳务合同，由成本控制部负责相关合同的草拟、定稿及谈判，工程分包合同，应在保修服务条款明确：在工程保修期间，若承包商有下列情况之一，可另行委托其它承包商处理。

a) 接到维修通知（口头或书面）拒不到现场处理问题；

b) 超过规定的到场时间后4小时仍未赶到现场；

c) 超过规定的时间仍未完成有关工程维修任务，且不主动报告；

d) 因维修人员服务行为造成客户强烈投诉。

5.3.2 已经制订了标准合同文本的则直接进行谈判工作。

5.4 合同的审核审批

5.4.1 各项目公司审核审批主体工程合同的时间限定在15个工作日内完成，一般工程合同限定在12个工作日内内完成；集团成本管理中心审核审批要在5个工作日内完成。合同的审核审批流转程序及责任，参见《责权手册》。

5.4.2 合同签署的原则

a) 合同原则上由对方优先签字盖章。

b) 合同审批原则上应按顺序依次作业，由相应具有审核、审批权限的人员，在《合同审批表》上完成必要的签字，特殊情况下经审批人同意，各级审核人可同步作业，或由审批人召集会议审批。

5.4.3 合同审批时必须具备的完整合同资料应包括：

a) 一份乙方已确认的合同。

b) 甲、乙双方审核确定的合同预算书。

c) 对5万元以上的合同应附上招投标全过程内容（招标文件、施工单位投标书、决标备忘）（详见招投标管理文件）。

d) 对5万元以下不进行招投标的工程合同，应附上三家以上单位的具体资料及情况说明。

e) 若发生工程须在下一项目中延用的情况，主办人必须以公司文件阅处单的形式上报分管领导和项目公司总经理审批，经领导审批同意后方能延用。在主办人上报合同审批时将该文件阅处单作为合同附件一同上报。