公司文件格式规范(实用版)

酒店管理Q/JXF/X/HR—程序管理文件公司制度文件格式的说明书

——请各部门根据模板修改相应格式

第一条选用字体

公司的标准字体为黑体和宋体，如无特殊说明，公司所有文件执行此标准。

第二条文件标题

各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。

第三条正文字体

各级标题均大写数字［第一章、第一条、一、（一）等］区别。章的标题为黑体三号字，加粗，居中，章与章的内容间隔一字符、条与条后面内容间隔2字符。条与一级标题为黑体四号字，加粗，二级标题为黑体四号字，不加粗，三级标题为宋体四号字，不加粗，正文为宋体四号字，不加粗；另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，制度格式有目录的章节：章使用用黑体四号字，加粗，使用用宋体四号字，不加粗。说明书内容框架一律按条（第一条、第二条、）。制度程序文件框架依次为标题、总则、章节、附则和公司名称全称或部门。

第四条行距、段落间距

文件全文行距设置为固定值20磅，章的前后艰巨0.5行，各条款中的小标题无须空行。

第五条缩进

段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。各条和各级标题均左对齐，空两格。

第五条页面设置

页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为1.5厘米，页脚为1.75厘米。

第六条页眉页脚

对外制度/规范性文件的页眉为靠左“XX酒店管理”，靠右“致力做中国一流的酒店餐饮品牌”;对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左“XX酒店管理”，靠右“XXXX程序管理文件(编号格式见本规定附录)”根据需要分类，如会议等）文件”，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号;无论对内对外文件，

页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗。

第七条图表

图表大小可根据需要设定，图表标题需用宋体，五号字体，图表内容中，标题栏需用宋体，小四号字体，加粗，加入标准淡绿色底纹，其它文字内容用宋体，五号字体，图表的说明注解文字则用宋体，小五号字体。

第九条落款

文件底部若需要落款，签名和日期请使用黑体小四号字，加粗。日期为大写数字。

第十条其它固定格式文件

公司其它固定格式文件（公文、传真、邮件、合同等），请按附件格式样本附件。

公司部门文件和制度编号格式：包含发文公司简称、属地、

部门、年份、排序号等。（序号采用百位数制）

字体：（公司名称黑体40磅，加粗；发文编号：黑体四号，加粗；标题：黑体三号，加粗；正文：宋体四号，不加粗；公司落款与日期：黑体四号，不加粗；最后文件信息宋体四号，不加粗）。

发文编号格式：

公司管理红头文件:JXF—西司字[2013]第001号；

人资管理红头文件JXF—西HR字[2013]第001号；其他依次类推。

制度程序文件编号：

营运管理红头文件Q/JXF/X—YG—131001；

财务管理红头文件Q/JXF/X—CW—131001；其他依次类推。

XX酒店管理有限公司XX分公司

二Ｏ一XX年十月八日

标题示例

XXX制度（黑体二号，加粗）

——对内文件格式说明（黑体四号，不加粗）

第一章总则（黑体三号，加粗）

第X条和一级标题（黑体四号，加粗）

二级标题标题（黑体四号，不加粗）

三级标题（宋体四号，不加粗）

主体部分（宋体四号，不加粗）

情况说明（黑体小四，不加粗）

该部分是对调查结果的描述与解释说明。

对情况的介绍要详尽而准确，以为结论和对策提供依据。

2分析信息、提出结论（黑体小四，不加粗）

图1做图示例

该部分通过对客户资料的分析研究，得出针对调查目的的结论。

该部分为了条理清楚，可分为若干条叙述，或列出小标题。

营运管理部

二Ｏ一X年十月八日

XXX制度（黑体二号，加粗）

（黑体二号，加粗）

——对内文件格式说明（黑体四号，不加粗）

第一章总则（黑体三号，加粗）

第X条和一级标题（黑体四号，加粗）

二级标题标题（黑体四号，不加粗）

三级标题（宋体四号，不加粗）

主体部分（宋体四号，不加粗）

情况说明（黑体小四，不加粗）

该部分是对调查结果的描述与解释说明。

对情况的介绍要详尽而准确，以为结论和对策提供依据。

分析信息、提出结论（黑体小四，加粗）

该部分通过对资料的分析研究，得出针对调查目的的结论（如现实存在的问题、需求等），或者预测市场未来的发展、变化趋势。

表一表格示例（宋体五号，不加粗）

说明：宋体小五号，不加粗

该部分为了条理清楚，可分为若干条叙述，或列出小标题。

人力资源部

二Ｏ一X年十月八日

XX酒店管理Q/JXF/X/HR—报批/批复文件

分两种类型：

一、管理制度：标题。内容，最后右下角落款为部门加负责人签字和日期（手签）。

二、其他：

致上级领导如（总经理）：

关于什么xxxxxx事件的原由经过及方案等。最后右下角落款为部门加负责人签字和日期（手签）。

批复同上。

XXX部：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．

最后右下角落款为部门加上级负责人签字和日期（手签）。

正式管理制度：格式参照《公司公文用管理制度》最后右下角落款为公司或部门，均须加盖公章。