备用金及费用报销管理制度

备用金及费用报销管理制度（初稿）

第一章总则

第一条为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。

第二条本制度中所称费用是指差旅费、住宿费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等。

第三条本制度适用对象为公司全体员工。

第二章备用金借支流程

第四条公司员工因公出差、公办，为保证公司业务的合理需要，按审批权限批准后，可向财务部预借一定数额的备用金。

第五条备用金借支流程。借款人因公办应填写出差申请单，按规定流程批准后到财务部领取借款单并填制借款单，按第四章规定权限审批后交财务主管复核，出纳根据复核后的记账凭证，向借款人支付备用金。借支2000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。

第六条备用金借款人须在公司业务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金。次月要把上月所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，将从工资中扣回。

第七条借款单是财务账务处理的依据之一，是业务发生的原始记录，报销费用时借款单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借款单也不予归还。

第八条备用金是为保证公司业务需要而设，因私不得借支备用金。

第三章费用报销流程

第九条费用报销流程：报销人按下面要求自行粘贴票据并填制费用报销单，按第四章规定权限审批后交财务主管复核，出纳根据复核后的记账凭证向报销人支付。

报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借款单不予退回。

第十条对原始票据的要求：

1、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是一次性套写清楚的票据，收据及白条不予报销；业务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；特殊情况下，必须说明情况合理后，必须总经理签字批准。

2、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。

3、对于审批手续不全的原始凭证，出纳不给予报销。

4、未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的款项，待报销时再行支付；日常支出（如交通费、快递费等）每周五下班前必须把本周的报销单交由财务主管，特殊事项外的支出必须当月内把报销单交由财务主管，所有费用报销必须按照规定时间把报销单交由财务主管审核，否则不予以报销。如遇节假日或其他因素导致无法按时申请报销的，有正当理由并且经由领导签名方可报销。

5、财务部有权对不实的费用向员工直接查询，如有虚假行为取消该项费用报销，并给予行政处分。

6、出差人员应认真填写派差单，派差单作为差旅费报销的依据，缺一不可，否则财务部有权不予报销各种费用。

第四章审批权限

第十一条费用报销审批权限：

1、所有员工因公产生的费用报销，须需财务主管及总经理审核签字，二者缺一不可；

2、总经理不在时，备用金借支由财务主管请示总经理批准后方可支借，待总经理返回时补签。

第十二条总经理使用资金或报销直接通知财务主管，由财务主管及时指派出纳办理。

第五章市内公共交通费报销

第十三条市内交通费是指公司员工在公司所在地办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。

第十四条所有因公报销出租车费用的，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由，按审批权限进行批准。

第六章通讯费报销

第十五条通讯费指因公使用公司配备的电话卡而产生的费用，包括移动电话、固定电话等。通讯费一律实行凭票限额内报销。

第十六条通讯费报销标准：原则上实行实报实销。

经理级别不得超过200元/月；

普通员工不得超过100元/月。

第十七条对于享有出差补助费的业务人员，通讯费包含在补助费之内，不得另外报销通讯费用。有规定定额通讯费的人员，不得以出差为由，额外报销通讯费。

第十八条享受通讯费报销标准的人员必须保持24小时（含节假日）通讯畅通。

第七章办公费报销

第十九条办公费是指办公用品、印刷品及其它办公物品等的支出。公司办公费统一由办公室指定专人进行控制与管理。

第二十条各部门申请购置办公用品、印刷品等其它办公物品时，需注明用途、数量、规格型号，办公室需查明是否可调节使用，再确定是否购买，报总经理、财务主管审批后执行。

第二十一条办公室负责办公用品领发的人员，每月需填报办公用品、印刷品等购、领、发、存报表，报送财务部和各有关部门。

第八章其他费用报销

第二十二条礼品费。因工作、业务特殊需要，需赠送有关部门人员或客户礼品的，由总经理安排采购，其他个人不得私自赠送礼品。

第二十三条福利费。公司发放给职工的各种福利，须由总经理批准，由行政部安排采购并按规定制度发放。

第九章附则

第二十四条本制度由颁布之日起执行。

第二十五条本制度最终解释权归公司综合部所有。