全家便利店信息系统应用状况分析

对全家便利店信息系统应用状况的分析

电子商务，即采用技术（尤其是信息技术）来处理商务，是未来发展的趋势。它正在改变着全球商务活动的方式，在全球性经济发展中，信息已成为生产的一个重要因素。电子商务在连锁便利店的经营中尤其表现得淋漓尽致。先进的信息技术使得以小批量频繁进货、店铺多而分散、配货要求及时等为特点的连锁便利店成为可能。基于对一些全家分店的实地考察，以及对南区全家分店店长的采访，我们小组对全家便利店在分店终端的物流方面信息技术应用状况有了大致的了解，并且结合7-11,罗森等一些大型的连锁便利店进行比较，就信息技术的改进提出了我们的建议。

⏹第一部分：全家服务系统

便利店的服务是直接面向顾客，信息系统的高效利用能够提高服务效率，增加顾客在消费过程中的舒适度，提高便利店的品牌形象。因此，门店的服务是否能够很好地利用信息系统关系到顾客对便利店的满意度和忠诚度。全家有一套完善的基于信息技术的服务系统。

➢信息技术应用现状

1．签到制度

全家是24h营业的便利店（除地铁站的全家以外），采取轮班制，一天三个班，每班8h，每个员工一天只可以轮一个班，每个班要保证有至少2名员工在岗。全家专门有一套独立的签到系统，每个员工都有各自的工号，签到采用类似刷卡的方式，并有店长来监督员工的在岗情况。

2．收银制度

全家分店的收银系统是POS收银系统，就是在收银台我们可以看到的用于收银的电脑安装的系统，这个系统主要起到监控商品流通的作用。目前较常用的POS收银系统主要有两种：1、电子收银机+扫描机+主档控制机+计算机，该系统一般用于规模较大，收银台数较多的商店；2、计算机收银机+扫描器，该系统适用于规模较小的商店，全家的分店中就是应用这种系统。计算机收银机兼具收银机及存取计算机商品异动的功能。扫描器也称商品条形码阅读机，它是POS收银机的重要组成部分。目前POS收银机的扫描器一般分为三种类型：光笔、手握式扫描器、固定式扫描器。前两种扫描器的优点一是价格便宜，二是较适用于商品较重、条形位置不易看到的商品等，缺点是扫描感较差，扫描动作常需要重复多次才有感应。后一种扫描与前两种的优缺点正好相反。

3．歇业盘点

全家总部每个月都会有专职人员来每个店对店里的货物（待售和库存）进行盘点，对分店的货物总值进行统计。专职人员盘点时有专门的“扫描仪”，借助仪器可以登记、核实分店的商品的资产。除总公司每月的定期盘点以外，店长每日也会对货架上的商品进行清点。店长盘点主要依据经验和本日的销售记录人工清点货物，目的是做到“心中有数”，核实该日的销售状况和有无商品丢失的现象。

⏹第二部门：全家物流系统

➢信息技术应用现状及存在的问题

1．P OS系统

全家分店中主要有两大系统。第一是上面收银制度中提到的POS收银系统，第二是内部系统，即后台计算机。内部系统安装在店长的个人电脑上，用于分店和总店间的联系和总店对分店运营状况的监督。每个分店都有各自的ID号，收银系统的销售情况会直接显示在本店的销售记录上，总部系统可以直接查看、监控数据，并根据每日的销售情况下达新的销售指标。而这些功能要基于后台计算机建立的商品主档资料。当扫描器接受了商品条形码信息后，就要到后台计算机寻找商品主档资料以辨识商品代号是否正确，然后接受该商品售价，并记录下该商品的销售数量。每一种商品在第一次进入商品销售时，一定要依据规定的格式，将有关商品的基本资料收入后台计算机，这时该商品才可进行销售。分店的内部系统在业务层面上有很大程度的应用，记录的高度共享可以说明总部对于直营店的严密控制。

我们还了解到，作为大型连锁便利店，全家独立开发了自己享有专利的管理系统，该业务为全家量身定制，不同业务层面有着不同的应用，且每个分店无从查询其他分店和总部的营运状况，财务等不会公开，各部门之间较为独立。

上述的POS收银系统和后台计算机，以及上面提到的商品条形码三者构成了POS系统。商品条形码是适应计算机的发展而兴起的一种高速准确的数据输入技术。它利用收款机作为终端与主机相连，并借助于条形码扫描器录入商品信息，当带有条形码符号所表示的信息录入到计算机，计算机从数据库中查找出该商品的名称、价格等，经数据处理打印出结算清单，并记录每一笔销售情况。

POS系统实现了商品进、销、存的自动化管理，而且为顾客提供优质的服务，极大地提高了商店经营质量和管理效率。

2．物流信息系统中商品采购环节

店长可以根据本店的销售状况决定商品的种类和数量。比如全家的便当，店长可以通过不同口味的便当的销售记录，借助内部系统分析消费者偏好，根据分析结果来下订单。以复旦校内的全家为例，周五和周六的订单量上就有很大的悬殊。总部的鲜食商品配送车一日有两次补给，所以店长只需提前一天下单，如果

突然有紧急大量的订单需求（比如学生活动工作餐预定），也需要提前一天对订单进行修改。

3．物流信息系统中的商品销售环节

每个全家分店的商品价格、促销手段都是由总部直接控制的，店长没有对商品定价、促销的权利。

全家在顾客付费方面推出了储值卡制度。但与其他大型超市和连锁店相比，全家在用户忠诚度方面的关注度不高。顾名思义，全家的储值卡只是为了减少现金交易而设立的，只需付一定的费用即可办理并充值。现在储值卡距今已经推出了2张普通卡（绿版+白版）+2张限量五月天q版卡（绿版+黑版）+1张限量五月天追梦卡+3张限量霹雳布袋戏卡+红色限量新年卡+限量黄色全家生日卡，共十种，销量很好。持有储值卡的客户享有特殊商品优惠的服务。但储值卡没有用户信息，因此我们认为在发展会员方面，全家有着较大的发展前景。

另外，物流信息系统在销售环节的应用主要是指POS系统的应用。前文已对POS系统工作原理进行了简单的接受，收银方面主要是商品条形码和POS收银系统发挥作用。后台计算机记录商品的销售情况，并将其传送到总部，店长也可以根据后台计算机的销售情况进行订货。

4．对于新鲜食品的物流管理

全家的大部分收入来自于新鲜食品的销售，因此对于新鲜食品进行有效的物流管理至关重要。

全家有着自己的食品加工厂，负责供应全市的便当和水果，类似于“自产自销”的模式，可以控制食品安全风险。对于保质期较短的食品，如便当和水果，如果商品超过了保质期，这些商品首先会在记录上“销毁”，及无法读取过期便当的条形码，店员便会把这些超过保质期的便当打开包装进行销毁。而对于其他商品，系统并不会记录核实其生产日期和保质期，只会记录订单交易时间。任何商品在摆入货架之前都不会事先被扫描，因此只能人工根据销售情况和经验，核实食品是否有过保质期限。

全家人员对于自己售卖的商品颇为自信，对于突发状况的应对策略略显准备不足。如果出现食品安全纠纷事件，店长提供的解决方案是调查当天的销售录像，根据事实进行协商或赔偿。

➢存在的问题及改进建议

1．自动订货

我们从网络上了解到上海可的便利店各门店的订货形式为自动订货。虽然全家和可的所售的商品存在差异，但全家可以借鉴这种形式。总部可以根据每个门店的销售情况和订货情况，利用信息系统自动生成订单提交到物流中心进行配货发货。由店长订货变为自动订货，提高订货的及时性和准确性，减少店长的劳动力。当然店长可以根据突发情况对订单进行修改。