城建电子档案安全问题论文

城建电子档案安全问题探讨

摘要:随着现代科技的高速发展及计算机技术和网络技术在城

建档案管理中的应用,城建电子档案应运而生。它不仅使城建档案信息资源共享、远程查询利用成为了现实,同时也给城建档案管理工作带来了新的要求。由于城建电子档案是通过计算机进行操作、传输、存贮等处理方式而形成的档案。与传统纸质档案相比有着许多不同的特性,如:非人工识读性、系统的依赖性、信息的不稳定性、信息的可共享性等等。正是由于这些特性导致了其安全性的问题,同时在电子档案的输入、输出、存贮、传输过程中也不可避免地会产生误操作、丢失、被偷窃、自然灾害、病毒及黑客侵犯等危害。因此,城建电子档案的安全问题越来越受到广大城建档案工作者的关注。机遇与挑战并存,只要城建档案部门适应新形势,与时俱进,不断创新,多种方法并用,就会保证电子档案的安全。

关键词:城建电子档案安全管理措施

1 影响城建电子档案安全因素

1.1 计算机软硬件设备故障导致电子档案的丢失或破坏由于

电子档案的形成和处理与利用均需借助计算机软硬件设备的支持

才能实现。而计算机系统是由许多部分组成,每个部分的薄弱环节都极易遭到破坏,如:数据输入易被误输;应用软件易被篡改或盗用等。这些故障的发生都有可能导致电子档案的丢失或破坏,从而造成不可挽回的损失。

1.2 人为的失误导致电子档案的丢失或破坏因为电子档案是

通过计算机系统与人交互而形成的,而这一过程都需要操作者给予一定的指令并输入准确的数据来完成,这样就不可避免地存在误操作的可能。如:操作员操作不当产生安全漏洞,或用户安全意识不强,将自己的口令密码与他人共享或泄漏等都会造成安全隐患。此外,操作人员在工作紧张、疲劳、缺乏经验等情况下也会增加人为操作的错误。而这些人为的失误都有可能成为影晌电子档案安全性的因素。

1.3 计算机病毒与黑客的攻击导致电子档案的丢失或破坏由

于计算机病毒已成为当今破坏计算机操作系统的头号杀手,它会以各种方式和途径攻击计算机系统的应用软件和数据库以及硬件设备.从而造成电子文档的破坏或系统的瘫痪。随着国际互联网和许多局域网的广泛应用,的确给人类信息的传播带来了极大的便利。但同时也给计算机病毒的入侵与蔓延打开了大门。这些病毒在网络环境下是很难被彻底清除的。且病毒的更新速度却永远领先于杀毒技术。此外,有些计算机黑客也利用电脑网络进行犯罪活动,他们伺机寻找系统和软件方面的某些缺陷来攻击,通过破译口令与密码而获取使用权限。非法访同、删除或修改某些重要电子文档,使文件所有者和利用者均遭受巨大损失。

这些不利因素的存在无疑会给电子档案的安全性蒙上一层阴影,同时也给档案管理提出了新的要求。针对这些同题,我们可采取安全措施加强管理。

2 加强城建电子档案安全管理措施

2.1 避免计算机软硬件设备故障保障电子档案的完整性

2.1.1 硬件不要随意拆卸计算机硬件。任何人不准私自拆卸计算机零件和对计算机进行较大故障的处理。计算机发生故障时,要找专业人员处理。尽量避免长时间运行计算机,避免元件过度发热加速元件老化,影响计算机安全。计算机运行时不要移动,避免损坏元件。搬运时一定要轻轻一动,以免损坏计算机。

2.1.2 软件不安装盗版和来历不明的软件。不要对软件进行随意编译,经常更新软件,避免产生错误,影响城建档案的安全性。

2.2 正确操作计算机保障电子档案的完整性城建档案的维护要求其操作人员不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识,还应具备一定的城建管理方面的专业技能与计算机硬件知识,这使城建档案的维护工作变得更为安全和稳定。在对城建档案数据进行操作时很可能由于人员对不同版本的软件不够熟悉而导致人为性错误,所以,城建档案管理人员要熟悉所使用的软件版本。由于许多商业化城建档案软件在使用时会有许多限制,因此在保存的时候需要与相关软件一起随同城建档案进行保存和管理。因此,正确操作计算机确保电子档案的完整性是非常重要的。

2.3 防范计算机病毒与黑客的攻击保障电子档案完整性计算机病毒对电子档案的危害主要表现在三大方面,一是破坏文件或数据,造成用户数据丢失或毁损;二是抢占系统网络资源,造成网络阻塞或系统瘫痪;三是破坏操作系统等软件或计算机主板等硬件,造成计算机无法启动。

要做好以下几点防范措施:

2.3.1 必须安装有效的杀毒软件,经常更新、经常查杀病毒。

2.3.2 计算机病毒无处不在,是具有潜伏性、激发性传染性和破坏性,严重威胁城建电子档案的安全,所以我们要做到及时修补程

序漏洞。就是安装新的计算机系统时,要注意打系统补丁,打好补丁就可以防止此类病毒感染;上网的时候要打开杀毒软件实时监控,

以免病毒通过网络进入自己的电脑;同时要打开防火墙,防火墙可

以隔绝病毒跟外界的联系,防止木马病毒盗窃资料。

2.3.3 就是防邮件病毒。

收到邮件时首先要进行病毒扫描,不要随意打开电子邮件里携

带的附件;防木马病毒,木马病毒一般是通过恶意网站散播,我们从网上下载任何文件后,一定要先进行病毒扫描再运行;防恶意“好友”,现在很多木马病毒可以通过msn、qq等即时通信软件或电子邮件传播,一旦你的在线好友感染病毒,那么所有好友的计算机可

能也会遭到病毒的入侵。

2.3.4 采用身份验证和文档加密手段。

为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改,

在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证,最常见的方法是给每个合法用户一个“通行密码”,代表该用户身份。通行口令可由数字、字母或特定的符号组成,只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时,必须输入自己的通行口令,系统

将对其身份进行安全认证,并根据事先的设置来决定是否许可通

行。可在信息存储和传输过程中,采用公共密钥和私人密钥相结合的加密方法,防止非法用户截获档案资料,以确保电子档案的完整和安全。

在城建档案事业飞速发展的今天,计算机为城建档案发展开拓了一片崭新的天空,也为我们城建档案管理人员带来了一个新的挑战——计算机病毒的防范。当我们为城建档案专业技术问题日以继夜展开思考时,更应当防止计算机病毒这只黑手威胁城建系统电子档案安全稳定运行。

参考文献:

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[2]盛彦主编.《档案馆业务建设与管理》,档案出版社2003年出版.

[3]周新华.《计算机网络安全及防范措施》,《舰船电子对抗》2000年第4期.

[4]刘巨普编著.《城建档案管理的理论与实践》,档案出版社2004年出版.

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