档案收集工作中存在的问题

档案收集工作中存在的问题
杨其玲 徐大华
自《中华人民共和国档案法》颁布实施以来，各级档案行政管理部门和业务部门采取了多种措施解决档案工作中收集不全的问题，也取得了重大成果，但就整体而言，收集不全仍是整个档案工作存在问题中的重中之重。根据滕州市最近几年来档案工作执法检查和业务指导的情况来看，档案收集不全的现象较为普遍，主要表现在以下几个方面：
第一、归档门类不全。不少单位的档案收集只注重文书、会计、人事方面的文件材料，而忽视了随着科技发展和办公自动化的形成产生的如照片、底片、磁性载体材料如录像带、录音带、磁盘、光盘等新型载体档案的收集归档。
第二、归档文件不齐全。具体表现在：1、红头文件不齐全。这种现象大多数发生在乡镇，由于乡镇政府下属的工业农业林业等十多个职能部门（有七站八所之称）都有自身相对独立的业务，但他们又没有对外单独发文的权力，只能以乡镇政府的名义上、下行文，据我们调查了解，许多职能部门起草的文件只是拿到管公章的人那里盖上政府印章就拿回去自行上报或下发，根本没有交到乡镇机关档案室留存。2、白头文件不齐全。一个单位在日常工作中会形成许多没有红头的文件材料，如单位编发的简报、信息，调查报告，典型材料，电话记录，局长办公会议记录，厂长（经理）办公会议记录，党组会议纪要，统计报表，来往信函，合同协议，公证书等等。这些文件材料对今后的工作查考有着不可替代的独特作用。
第三、文件材料不完整。有印件无底稿，有正件无副件，有转发文无被转发文，有照片无底片或必要的文字说明等现象比较普遍。首先比较突出的问题是缺底稿，一是有些单位没有打字员或虽然有打字员但忙不过来，许多文件要到市场打字社去打，打完后往往只把印件带回把底稿丢在打字社的现象较为普遍；二是随着办公自动化的发展，许多单位的领导都是在网上修改文件承办部门送上的文件呈批稿，一旦修改完毕就直接复印了，导致无底稿现象的发生（许多单位为了底稿齐全，另外再提一份不带红头的文件作为底稿保存，笔者以为这纯粹是画蛇添足，失去了保留底稿的根本价值的意义，像这种情况，没有就是没有）。其次比较突出的问题是公文签批单或签批手续不全，有的甚至将有重要批示的公文处理单丢掉不存（目前有不少单位的领导签发文件也是在网上进行，导致整理档案时公文没有签批单的现象。笔者认为，领导签发是表明领导的决策并以示负责，一份正式发出的公文如果没有领导的签发就失去了它的严肃

性，对今后的工作查考势必带来一定的影响。需要强调的一点是并不是所有的公文自理单都归档，应选择有保存价值的、领导有重要批示字迹的留存，像领导批示：“已阅、各部门传阅”等内容的签发单不需归档。
第四、科技资料收集不全。在检查指导中我们发现许多单位存在着重文书档案轻科技档案的现象，导致应归档的科技资料严重不齐。有的科技工作人员并没有认识到手中的技术资料就是档案；有的科技工作人员为了查找使用方便不愿把技术资料交给档案室；有的为了技术垄断拒绝移交，我市某工厂甚至发生过工人把属于自己操作管理机器上的铭牌用锣丝刀撬下来自己保存的笑话，他认为铭牌上记录了机器的许多性能参数，不能让别人知道，离了他不行；有的缺乏必要的开箱验收制度，引进的重要设备开箱时没有档案员参加，使档案流失，还有些单位在基建施工或设备安装中的图纸更改和调试记录从不归档，造成室藏档案与实际情况不符。
（作者单位：滕州市档案局）