接待工作手册2.0版

接待工作手册

1、目的：

规范公司接待规格和接待工作流程。

2、适用范围：

适用于北京区域公司本部的接待工作，下属公司参照执行。

3、定义：

本程序所述接待是指集团高层出差由北京公司负责的接待、公司级接待、接待其它子公司高层及其他人员的接待、部门级的接待任务。

4、职责：

北京公司行政人事部负责公司级以上接待及其他接待任务的协调,各部门负责部门级接待。

5、程序：

5.1公司级接待

5.1.1接待任务的安排：由行政人事部行政秘书统筹安排。

5.1.2接待标准：

（1）会务：公司提供会议用茶叶、水果、配专门接待服务人员。

（2）住宿餐饮：住宿安排按《接待标准》（BJ-02-XZ-C06-F01）预订酒店，用餐根据客人需要预定餐厅，采取实报实销制，费用分别计入各公司或自行支付。

（3）车辆：接待活动期间调配专车全程陪同；接车（机、船）、送车（机、船）指定司机接送。

（4）其它：

行政人事部在客人到访之前，安排好以下事项：

――会议室布置，指示牌放置，前台电子屏幕的欢迎词显示，接待用车安排，公司宣传资料。

――如涉及公司楼盘参观，由行政人事部协调各项目或相关部门。

――如接待任务遇周末或节假日，则以电话通知到相关人员。

5.1.3接待任务流程：

（1）行政秘书在获知贵宾来京信息（航班、到京时间、人数、住宿地点、住宿天数）后发邮件告知行政人事总监、行政人事部经理、车队、前台及后勤等相关人员，并确认收到邮件后，安排后续工作。

（2）行政秘书负责接待工作：落实接待贵宾果篮采购情况、会议室布置情况、显示屏使用情况等。

5.1.4工作人员详细职责：

（1）行政秘书：

――根据接待任务及时高效作好安排跟踪。

――会场与接待用品，需在会议前做好准备，包括：

①会场布置：包括横幅悬挂、指示牌放置。

②接待用品：提前准备好茶叶，水果。水果提前半天购买交会议服务人

员清洗及摆盘。

――住宿预定与用餐安排：

①按客人要求安排酒店预定与用餐安排：订房之后在客人入住酒店之前

需与酒店前台再次确认预订情况，确保客人的入住无差错。

②接送机需落实到接送司机，并由司机认真核对航班号、起飞时间及降

落时间。行政秘书需对司机所知的航班信息进行确认，对飞机可能较

晚到达的，需在晚上再次与酒店进行沟通，以免房间被取消。（2）IT人员：

――在会议开始前将话筒、投影、视频、电话系统进行调试，保证会议使用。（3）前台：按行政秘书要求的时间完成大屏幕的欢迎辞录入，并确保播放质量。

（4）车队队长：

①按照接待任务安排通知并确认

获知贵宾行程后每日及时反馈

②接到客人后发确认信息给车队长和行政秘书

接待过程中，遇有在京期间需要协调事项，按首问责任制由“信息获取人”进行总协调。

5.2 集团高层领导在京出差：

5.2.1信息告知：由集团行政管理部高层事务秘书负责将集团高层领导出差的信

息通知到北京公司行政人事部负责人及行政秘书。

5.2.2酒店与机票预定：由集团高层事务秘书根据领导行程安排，配合安排集团

高层领导在北京的酒店及往返机票的预订。

5.2.3信息传递：北京公司在获知集团高层来京信息后，由行政秘书和车队长将

集团高层来京信息以邮件或电话形式通知总经理、行政人事总监、行政人事部经理。

5.2.4接待安排：由北京公司行政秘书协助落实集团领导在京的车辆安排，餐饮

安排；

5.2.5返程信息：北京公司在获知集团高层返程信息后，应及时将返程信息提供

给车队长安排送机，同时以邮件方式或电话形式通知集团行政管理部高层事务秘书，由集团行政管理部安排接机工作。

5.3兄弟公司高层领导在京出差：

5.3.1收到接待通知的工作人员，将信息以邮件或电话方式通知行政人事部行政

秘书。

5.3.2根据对方要求由行政秘书协助订房及回程机票，如需在公司用餐，需提前

一天告知行政人事部，以便安排订餐，并用邮件形式反馈给其它公司秘书。

5.3.3集团各部门总经理来京参照“兄弟公司高层”接待，集团员工来京参照“兄

弟公司员工”接待。

5.4 部门级接待

5.4.1接待任务的安排：

（1）公司各部门秘书负责统筹安排，如果与会人数在8人以上行政人事部将安排车辆服务，由车队队长负责调配车辆。

（2）如接待任务遇周末或节假日，则以电话通知到相关人员。

5.5凡集团部门总经理通知用车接待的均按需要满足接待要求。

6、附件：

BJ-02-XZ-C06-F01接待标准