规范合同管理-规避合同风险

规范物资合同管理规避合同风险

随着我国市场经济体制的不断完善，市场主体的行为逐步规范化、法治化，合同管理在企业管理和项目管理中的地位和作用日益重要和突出，企业或项目的采购风险也随之增加。物资采购的环节虽然不复杂，但是采购的各个环节中却存在各种不同的风险，如果企业或项目物资管理人员对合同风险认识不足、防范不力，将给企业或项目带来巨大的经济损失，这就要求企业或项目部的物资管理人员进一步加强合同管理意识、法律意识和项目管理意识，保证企业物资采购时刻保持在在健康平稳的轨道上运行。

一、物资合同管理存在问题

1、合同签订条件不齐备时签订采购合同。项目刚开工，市场还未完全调查清楚，技术部门图纸未到，设计数量不准确，符合技术规格要求的厂家少时签订框架合同，对单价、数量和金额基本无约束力的合同，合同履行中容易引起频繁调价和质量方面的纠纷。

2、签订合同内容存在缺陷。物资合同没有按照公司合同范本签订或者对合同范本条款随意修改，与供应商签订合同存在条款不清、内容不完备、文字表达不严谨，缺项漏项、对关键条款几乎不作约定，或者约定简单，导致合同难以履行，一旦发生合同纠纷，给企业造成损失。

3、供应商选择过程不规范，与供货能力差，规模小、信誉差供应商签订合同，供货速度不能满足现场施工，断货、缺货、供应产品

质量不合要求，以次充好，缺斤少两，容易引起的停工待料和合同纠纷。

4、合同履行中，材料供方签订合同单位与实际供货单位和收款单位不一致。A公司与项目签订合同后，有代理人与项目联系供货，项目付款给代理人的情形，或者代理商借用资质与项目部签订合同后，未经合同签订人同意变更收款人、收款方式，导致合同付款完成后，签订人与企业发生纠纷，给企业带来损失。

5、供应商合同欺诈。项目部上场后，供应商通过各种途径最终与项目部签订供货合同，将合同中供应材料转让给他人，因不具备供货能力而停止供货，最终伙同第三方欺诈项目部。

6、供应商迟延履约或不能履约，项目部多次催告都无法履约的，项目部未及时以书面等固定可查方式与供货商解除合同，导致项目部与其他供应商合作后，我方被诉讼违约面临赔偿。

7、经济税务风险，供应商提供的业务数据、发票等，不真实不合法。

二、应对合同风险管理的措施

物资合同风险管理主要是对采购合同履行过程关键环节进行风险识别，分析风险因素，风险事故和风险损失，在充分认识所面临的风险基础上，采取适当的手段和方法，予以防范、控制和处理，以最小的成本确保企业经营目标实现的管理过程。

1、必须使用合同规范文本，签订程序要谨慎

物资合同的签订必须使用公司法律事务室制定的合同范本，不得采用供应商提供的格式合同，特别是采购合同和机械租赁合同，因为这些合同条款往往不完善，存在条款陷阱，一般存在不利于我们受买人的条款，对范本有修改或者直接采用对方格式文本的，应有公司物资管理部门、公司法律事务室审核。

2、在双方达成一致意见合同定稿后，先由供方签字盖章，然后我们核对无误后签字盖章，并在合同上加盖骑缝章，合同要注明合同条款以打字体为准，手写体必须双方签字加盖公章才能生效。

3、物资管理人员对外签字时，要看资料是不是合同相对方或有书面授权的代理人出具的、代理人是代表哪家单位进行交涉的，应注意自己有没有签字确认的权限，确认什么内容、确认的事项不得超出合同约定、确认的后果会是什么，如果对部分内容不认可，可签注“本人仅对。。。。。。进行确认”意见。

4、明确验收标准、交货日期

合同中明确数量、规格、验收标准，交货时间、交货地点。如果是钢材要注明是理论还是过磅重量。

5、合同履行中，材料供方签订合同单位与实际供货单位和收款单位必须一致。有代理人的必须有法人授权书，授权书的内容、权限、被授权人应严格核对，办理付款必须按合同约定的账户支付并由收款单位出具财务收据，收款账户变更时，必须有合同签订单位盖章的书面委托；需要更换厂家的，必须先按照合同与原厂家以书面形式解除合同后再签订新的合同。

6、供应商因不具备供货能力而停止供货、迟延履约或不能履约，项目部多次催告都无法履约的，项目部应及时以书面形式发函与供货商解除合同，相关文件的出具和送达等解除事宜可咨询公司法律事务室具体办理。

7、供应商提供的业务数据、发票必须认真核查，发票要上网查询，是否真实合法。

8、建立合同管理制度，提高物资管理人员法律意识

一是合同管理涉及技术、经济、法律等多方面知识，专业性强，必须建立严格的物资合同管理制度，从合同起草、签订、履行、变更、纠纷处理等环节均按照制度执行，将风险降到最低。二是提高物资人员法律知识水平，加强业务和法律知识培训，使物资管理人员熟练掌握法律知识，提高专业知识水平和实践技能，培养一支懂经济、懂法律、懂管理的物资队伍。

9、提高防范意识，减少风险发生

任何事情都有风险，但都是可以通过风险管理来规避或者减轻的。物资合同管理风险是可以通过制定有效措施加以防范和规避，物资采购应该通过做好年度采购预算及规划、慎重选择供应商、重视供应商的筛选和评级、严格审查订货合同、完善合同条款、拓宽信息渠道、保持信息流畅顺、完善风险控制体系，充分运用供应链管理优化供应和需求；加强过程跟踪和控制，发现问题及时采取措施处理，以减低采购风险。