ACCESS数据库项目案例员工工资

在职”等。各字段名称、数据类型、字段属性等如表14-2 员工信息表
结构。这些记录可在公司员工记录表（Excel格式）中获取。
表14-1 记录表结构
字段名称 数据类型 字段属性
序号
工号 金额
自动编号 主键
文本 数字 字段大小：4 字段大小：整型，格式：货币
发放日期 日期/时间 默认值：当前日期（Date()）
图14-17 Access 窗口界面
数据库的设计与创建
数据库的设计 新建数据库
新建“空数据库”数据库 利用“数据库向导”创建数据库
表的创建与基本操作
数据表（简称“表”）是记录的集合，是 数据库的基本组成部分。一个数据库里可 以有多个数据表，它们包含了数据库的所 有信息。表是一种关于特定主题的数据集 合，最好为数据库的每个主题建立不同的 表，以提高数据库的效率，减少输入数据 的错误率。表中的数据都以行（称为记录） 和列（称为字段）的格式来组织。图14-20 是一个表在数据表视图下的例子。
数据库系统的组成
数据库（DataBase，DB）：指数据库系统中存储在算机内、有组 织、可共享的数据集合。它按一定的数据模型组织、描述和储存， 具有较小的冗余度，较高的数据独立性和易扩展性，可被多个不同 的用户共享。 数据库管理系统（DataBase Management System，DBMS）： 数据库管理系统是对数据进行管理的软件系统，它是数据库系统的 核心软件。数据库的一切操作，包括创建各种数据库对象，如表、 视图、存储过程等，以及应用程序对这些对象的操作（如插入数据 到表中，对表中原有数据的检索、修改、删除等），都是通过数据 库管理系统进行的。 软件：指负责数据库存取、维护和管理的软件系统，通常称为数据 库管理系统。它对数据库中数据资源进行统一管理和控制，起到将 用户程序和数据库数据隔离的作用。数据库管理系统是数据库系统 的核心，其功能强弱体现了数据库系统的性能优劣。 硬件：硬件主要指计算机。鉴于数据库系统的要求，数据库主机或 数据库服务器外存要足够大，存取效率要高，主机的吞吐量大，作 业处理能力强。对于分布式数据库而言，计算机网络也是基础环境。 用户：指使用数据库的人员。数据库系统中主要有终端用户、应用 程序员和管理员三类用户。
已发放否 是/否
表14-2 员工信息表结构
字段名称
工号 部门
数据类型
文本 文本
字段属性
字段大小：4，主键 字段大小：8
姓名
性别 出生年月 联系电话 是否在职
文本
文本 日期/时间 文本 是/否
字段大小：8
字段大小：2 字段大小：11
进公司日期 日期/时间
四、工作步骤
步骤1：新建“员工生日礼金发放管理”数据 库。 步骤2：新建表“发放记录”。 步骤3：用导入表创建表“员工信息”。 步骤4：修改“员工信息”表结构。
步骤2：新建表“发放记录”
① ② 在“员工生日礼金发放管理”数据库窗口，选择【对象】→【表】 →双击【使用设计器创建表】→打开表结构设计视图。 输入【字段名称】→“序号”，选择【数据类型】→“自动编号”； 输入【字段名称】→“工号”，选择【数据类型】→“文本”，在 【字段属性】→【常规】→【字段大小】→输入“4”； 输入【字段 名称】→“发放日期”，选择【数据类型】→“日期/时间”，在【字 段属性】→【常规】→【默认值】→输入函数“Date()”； 输入 【字段名称】→“金额”，选择【数据类型】→“数字”，在【字段 属性】→【常规】→【字段大小】→选择“整型”，【格式】→选 择“货币”； 输入【字段名称】→“已发放否”，选择【数据类型】 →“是/否”。 选中字段名称“序号”→单击程序菜单【编辑】→【主键】，设置 字段“序号”为主键。 单击程序菜单【文件】→【保存】→在弹出的“另存为”对话框中 输入表名称：“发放记录”→单击【确定】，完成表的新建，如图 14-3 发放记录表设计视图。 单击程序菜单【视图】→【数据表视图】可切换到图14-4发放记录 表的数据表视图。
根据数据库建设的顺序，陈燕决定先建立一个Access数据 库，并命名为：“员工生日礼金发放管理”；再建两个数 据表分别命名为：“发放记录”和“ຫໍສະໝຸດ Baidu工信息”。
三、工作分析
陈燕经过和财务部交流，确定“发放记录”表中应包含以下信息： “序号”、“工号”、“发放日期”、“金额”、“已发放否”等， 各字段名称、数据类型、字段属性等如表14-1 发放记录表结构。这些 信息可在生成报表时由计算机自动添加记录。 “员工信息”表中需要有以下信息：“工号”、“部门”、“姓名”、 “性别”、“出生年月”、“联系电话”、“进公司日期”、“是否
② ③ ④ ⑤
⑥
⑦ ⑧
步骤4：修改“员工信息”表结 构
① ② 在“员工生日礼金发放管理”数据库窗口，选择【对象】 →【表】→“员工信息”→单击【设计】→在打开“员工 信息”表的设计视图。 依次修改“工号”、“部门”、“姓名”、“性别”、 “联系电话”等字段属性中的字段大小为“4”、“8”、 “8”、“2”、“11”，修改“是否在职”字段属性之【查 阅】→【显示控件】→选择“复选框”，单击程序菜单 【视图】→【数据表视图】，在弹出的如图14-13提示 窗口“必须先保存表。是否立即保存表？”单击【是】。 在弹出的如图14-14警告窗口“有些数据可能已丢失… 是否还要继续？”单击【是】。可查看如图14-15“员工 信息”数据表视图
③
五、任务提高
请根据以上“员工信息”数据表所提供的数据，尝试 使用设计器创建表的方法新建“员工信息”表并输入相应 数据。
六、知识扩展
“数据库”一词起源于20世纪60年代，当时美国为了战争 的需要，把各种情报收集在一起并存储在计算机里，称 为DataBase（记作DB）。 数据是一种物理符号序列，用来记录事物的情况。数据 不仅仅指数字，文字、图形、图像、声音等都是数据。 信息是经过加工的数据。所有的信息都是数据，而只有 经过提炼和抽象之后具有价值的数据才能成为信息。经 过加工所得到的信息仍然以数据的形式出现，此时的数 据是信息的载体，是人们认识信息的一种媒介。 数据处理是指如何对各种类型的数据进行分类、组织、 编码、存储、检索和维护的过程，其目的是从大量原始 的数据中抽取出对人类有价值的信息，以作为行动和决 策的依据。
一、工作背景
公司的人力资源管理已经部分实现信息化，公司员工的基 本人事档案信息已有Excell电子表格式的现成数据。接到 这个任务后，陈燕上根据自己所学的有关数据库知识，决
定用办公室电脑上安装的Office办公软件中的Access2003
来建立一个本公司员工生日礼金发放管理数据库。
二、工作任务



表14-5 关系数据模型术语之间的对照表
在关系理论中 在关系数据库中 某些软件开发商 关系 元组 属性 表 行 列 数据库文件 记录 字段
Access 2003基本操作
Access 2003 的安装 Access 2003的启动 Access 2003的窗口界面 打开数据库 数据库的保存 Access 2003的退出
新编计算机应用基础
任务14、员工数据编辑
编者
岗位四：数据管理人员工作背景
陈燕是温州红星科贸有限公司人力资源部的一名职员。 公司为了加强企业文化建设，凝聚员工人心，决定在员工 生日时送他（她）一份生日礼金，生日礼金额度为新人50 元，一年以上老员工每年再加10元。 为了加强信息化管理，提高工作效率，人力资源部经 理要求陈燕建立一个员工生日礼金发放数据库，每月初打 印当月员工生日礼金发放报表，审批后报财务部支取，在 员工生日当天用红包发给员工本人。
③ ④ ⑤
步骤3：用导入表创建表“员工信息”
① 在“员工生日礼金发放管理”数据库窗口，选择【对象】→【表】→【新 建】→在打开的如图14-5新建表对话框中选择【导入表】→单击【确定】 →在打开的导入对话框中选择数据源文件“员工信息.xls”→单击【导入】， 打开导入数据表向导。 在导入数据表向导中→选中单选项“显示工作表”→“员工信息”→单击 【下一步】，如图14-6 导入数据表向导1。 选中“第一行包含列标题”→单击【下一步】，如图14-7导入数据表向导 2。 选择数据的保存位置为“新表中”→单击【下一步】，如图14-8导入数据 表向导3。 在字段选项中选择“工号”的索引为“有（无重复）”→单击【下一步】， 如图14-9导入数据表向导4。 选中“我自己选择主键”→选择“工号”→单击【下一步】，如图14-10 导入数据表向导5。 输入导入到表“员工信息”→单击【完成】，如图14-11导入数据表向导6。 在弹出的如图14-12 导入数据表向导提示窗口单击【确定】，完成表的导 入。
步骤1：新建“员工生日礼金发放管 理”数据库
① 单击【开始】→【所有程序】→【Microsoft Office 2003】→【Microsoft Office Access 2003】，启动Access2003。 ② 单击【文件】→【新建（N）…】，在Acces程 序窗口右侧出现“新建文件”任务窗格。如图 14-1 Access软件界面。 ③ 单击的“新建文件”任务窗格上的“空数据 库…”，出现“文件新建数据库”对话框，选择 “保存的位置”为“桌面”，输入“文件名” 为“员工生日礼金发放管理”，单击【创建】 按钮。生成员工生日礼金发放管数据库。如图 14-2 员工生日礼金发放管数据库窗口。
小提示：
Access数据库文件的文件扩展名是.mdb。 Access是Microsoft Office System中的一个 套件，它常用于小型数据库管理。
小技巧：
可以直接在桌面，右键打开快捷菜单，选 择【新建】→【Microsoft Office Access 应 用程序】，输入文件名，双击打开文件， 即可进入数据库编辑窗口。
小结
掌握数据库的创建 表的新建 表结构的编辑 数据库基础知识
图14-20 数据表视图
表的创建
通过“设计”视图创建一个表 通过“数据表视图”创建表 利用向导创建表
图14-21 设计视图
定义字段及数据类型
字段的数据类型 设置字段的属性 定义主关键字 修改数据表结构
表的基本操作
在表中输入数据 编辑表中数据 在多用户环境中编辑数据 设置表间的关系