文件收集与整理

填写备考表
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第十三步：
装订案卷
第十四步： 第十五步：
填写案卷封面 案卷排列
第十六步： 编制目录号、案卷号、归档号和填写卷脊
第十七步： 第十八步
填写案卷目录 撰写文书立卷说明
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会计档案
是指会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计
核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要
[业务考绩]
1. 专业技术职务评审表 2. 学历、学位证书复印件 3. 职称资格证书复印件 4. 教师资格证书、聘书复印件 5. 职称计算机合格证 6. 普通话证书 7. 教育教学能力证书复印件 8. 专业培训证书复印件 9. 获奖证书复印件 10. 年度考核表复印件 11. 学年考核表 12. 教育教学论文鉴定表 13. 班主任材料 14. 公开课材料 15. 指导学生竞赛获奖材料 16. 指导青年教师材料 17. 其他教育教学成果材料
（3）财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括 会计报表附表、附注及文字说明，其他财务报表。
（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单，其 他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册、 会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
注意：采用电子计算机进行会计核算的单位，应将打 印出的纸质文件与电子文件一并归档。
.doc 综合档案工作人员负责将各科室上交的电子文件集
中排序，用一次性写入光盘备份复制两套，存放在 综合档案室，并将集中起来的电子文件在单机上提 供利用。
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每年收集完整文件材料并进行档案组卷整理后，建 立电子档案目录，同时挂接电子文件。
*电子档案目录的录入有福建省地方标准，全省统一。
这个需要档案管理软件的配合，有需要的话，可以 到市档案局复制一套单机版的机关档案室软件进行 使用，目前政务网上的网络版的档案管理软件暂不 能进行挂接原文。（保密安全问题）
史料和证据。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可 暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会 计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统 一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构 内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档 案。
（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、 其他会计凭证。
（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐、固定资产 卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。
四、以“我”为主收集文件的意义 一个立档单位是“个体”，一个行政区域内几 十个立档单位则是“整体”。假如每个立档单位在 收集时都以“我”为主，那么几十个立档单位的文 件材料汇集起来记录的将是“整体”的情况。比如， 某县级市有部、委、办、局、学校、乡镇、街道共 135个一级单位，如果每个立档单位都把自己形成 的文件和针对本单位人和事的外来文件收齐，全市 135个单位的文件的“集体记忆”就能全面反映该 市各行各业某年度、某年代或某个历史阶段的总体 面貌。
反之，若这135个单位都忽视收集自己形成 （或针对本单位）的文件材料，反而刻意收 集那些与本单位职能无直接针对性的从中央 到地方的各级党政领导机关的文件材料，如 果是这样，收集工作则走进了误区，其后果 一是自己的文件收集得残缺不全，反映不了 本单位的历史状况，二是若干年后这135个单 位的档案移交给当地档案馆，将造成档案馆 馆藏大量的、无意义的重复。
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将本单位在一个年度内每次会议或者活动所形成的 照片归为一类，每一类放入一个文件夹，按时间先 后分开。
文件夹取名规则：年度时间（如：20140521）+会 议或者活动名称。
三、以“我”为主，重点收集 外单位形成并直接针对本单位人和事的 文件
外单位制发的与本单位工作有 直接针对性的文件材料，从一个侧面记 载和反映了本单位的工作活动，因而应 作为收集的重点。所谓“有直接针对性 的文件材料”从文件的来源看，主要指 以下几种：
1．上级机关文件。上级机关的文 件，其内容必须同本单位工作有较密切的关 系，如果缺少了这部分文件，就不能全面、完 整、系统地反映本单位工作的主要情况和基本 面貌。所谓有较为密切的关系是指：上级机关 文件内容必须记载、反映本单位工作情况；必 须属于本单位专业主管工作和职责范围内的工 作，并需要贯彻执行的；必须是针对本单位的 并需要直接办理的；必须属于本单位进行工作 的依据和需要执行的方针、政策等等。
5．收集契约性文件。如协议书、合同、 意向书等。
6．收集报道性文件。如新闻媒体 关于本单位重要事件的新闻报道通稿、 照片、录音录像带，本单位领导答记者 问等。
7．收集记载性文件。如年鉴、志 书、大事记、组织沿革、工作日记等。
8．收集公布性文件。如通告、公 告等。
二、以“我”为主，全面收集本单位形成 的文件
概括地讲，外单位形成、与本单位有 密切联系即有“直接针对性”的文件主要 有以下几个方面：
（1)上级的批复与下级的请示。（2) 有关本单位人员各种具体问题的。（3)有 关本单位机构、编制问题的。（4)有关本 单位各种计划、控制数字的。（5)以上级 机关名义转发的本单位文件。（6)文件内 容针对本单位主要职能的。
什么是档案? 平常工作中要收集什么材料? 档案材料的保管? 档案的整理?
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档案，是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、 经济、科学、技术、文化、宗教等活 动直接形成的对国家和社会有保存价 值的各种文字、图表、声像等不同形 式的历史记录。
档案的两大天然属性：查考、凭证 三个要求：原始性、真实性、有效性
2．收集“白头文件”。所谓“白头文 件”，是指文件首页即为白纸黑字的文件材 料，如会议材料、经验介绍、领导讲话、人 民来信、典型调查、专题报告等。
3．收集本单位内部使用的文件。如各 种会议记录，内部使用的规章制度、工作计 划、总结，某些花名册、统计表、登记表等。
4．收集证明性文件。如党、团、工会 组织关系介绍信及存根，干部职工分配、调 动工作时的行政、工资关系介绍信及存根； 属国有资产的房产证、土地证等。
其它 （Zkq）
2、会计档案保管清册、销毁清册
3、银行对帐单、银行余额调节表
保管期 限
备注
30年 30年 30年
永久 10年 30年 永久 10年
各经办科室，在每年第一季度前，将上一年形成的 电子文件整理完毕后移交综合档案工作人员；
电子文件起名格式：文号+文件正题名 如：莆政法〔2014〕56号关于开展年度总结的通知
2．同级机关文件。部分党委和政府 的职能部门，如教育局、组织部、编办、 公务员局等部门形成的内容针对本单位 （或包括本单位在内）的诸如人事任免、 机构编制、下达计划等文件材料。这些同 级或不相隶属机关形成的此类文件亦具有 很强的直接针对性。
3．下级机关文件。下级单位某些文 件材料实际上是本单位工作活动直接的具 体反映，其直接针对性是不言而喻的。如 本单位指定下级汇报、总结的材料，下级 向本单位的请示、报告，上报的统计表 册、典型专题材料，以及下级向本单位反 映的重要情况、问题和建议等。
分类方案 种类 类别
归档范围
凭证 （Zkp）
1、各种原始凭证、记帐凭证和汇总凭证
1、明细分类、分户帐；日记帐、总帐
会
帐簿 （Zkz）
2、银行存款帐、现金出纳帐
计 文
3、固定资产明细帐（固定资产报废后存5年）
件 材 料 （Zk）
财务 报告 （Zkb）
1、年度预、决算报表 2、月报表、季报表
1、会计移交清册
16. 本校随堂听课情况记载 17. 本校调代课记录 18. 本校各科样卷 19. 本校各科总评成绩统计 20. 本校各科试卷分析表 21. 本校体育课外活动记载 22. 本校体育小型竞赛安排及成绩记录 23. 本校体育运动队训练资料 24. 本校新教师培训材料 25. 本校各科教师教学竞赛材料（校内） 26. 本校学生学科竞赛材料（校内） 27. 各科优秀教案及评课稿 28. 本校毕业生健康卡 29. 本校校历、周历、作息时间、考试安排、值班记录及有关统计表 30. 本校领导国旗下讲话
（永久） （永久） （永久） （永久） （永久） （永久） （永久） （永久） （永久） （永久） （永久）
[教学管理]
1. 市教育局、教研室关于公布学生各项竞赛获奖的通知 2. 本校表彰三好学生、品学兼优、奖学金获奖名单 3. 本校总课程表、人课时表、作息时间表 4. 本校质量验收统计 5. 本校体育成绩及体质健康评价表 6. 本校学生综合素质评定报告册 7. 本校教学卫生监测、统计材料 8. 本校各科教学计划 9. 本校第二课堂活动意见、总结及活动材料 10. 本校第二课堂活动记载册 11. 本校校务工作日志 12. 本校各教研组工作手册 13. 本校班主任工作手册 14. 本校各科备课笔记查阅情况记载 15. 本校各科作业查阅情况记载
第一步： 第二步： 第三步：
第四步：
立卷准备
收集文件材料
划分归档和不归档文件材料
归档文件
不归档文件
区分归档文件材料的立卷年度 当年度立卷文件 它年立卷文件
另 行 处 理
归
入
相
应
年 度
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第五步： 第六步： 第七步：
区分文件材料作者的级别
地业 方务 上上 级级
本 级 文 件
文书档案
党群文件 行政管理文件 财务管理文件 人事管理文件 后勤管理文件
教学档案
主要由学籍管理、教学管理、业务
考绩等材料组成。
是学校主要职能活动形成的材料，学校的历史 就体现在教学档案的完整程度上。
[学籍管理]
1. 新生录取名册 2. 新生花名册 3. 本校毕业生花名册 4. 本校毕业生情况统计 5. 本校毕业生毕业证书存根 6. 本校学生学籍卡 7. 本校学生变动情况统计 8. 本校入学通知书存根 9. 本校残疾儿童名册及测试结果 10. 学生奖励、处分的材料 11. 学历证明存根
文书档案的收集范围
一、广义上收集文件材料的范围 如果按照文件的外在特征和内在特
性，一个立档单位从广义上应收集的文件 材料大致有：红头文件、白头文件、内部 文件、证明性文件、契约性文件、报道性 文件、记载性文件和公布性文件。
1．收集“红头文件”。所谓“红头文 件”，是指文件首页上方的有关内容和格式 套红印制的公文，如通知、通报、请示、批 复、报告、决议、决定、意见、函、纪要等。
“我”，即本单位。本单位制发的文件， 是与本单位的工作活动同步形成、不可再生的 原始记录，其内容直接地、系统地、全面地记 载了本单位的各项活动，反映了本单位的基本 面貌。本单位的文件如果从全县、全市、全省、 全国的意义上讲，其价值可能无足轻重，但是 对于本单位而言，它就是最重要的文件了。
因为没有任何其他单位的文件可以代替本 单位文件的内容。因此，收集时，每个立 档单位都应该充分重视收集本单位的文 件，把本单位形成的文件作为文件收集的 主体，进行全面收集。假如收集时少收漏 收了某些文件，那么今后很可能因这些文 件无处弥补而引为憾事。
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学校档案的主要门类
文书档案 专业档案：教学（教务和学籍）、教科研 科技档案：校安工程 会计档案 电子档案 人事档案 其他档案：资助档案
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归档文件收集
主要讲两个问题： 1.归档文件的收集内容； 2.归档文件的收集方法与要求。
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来自百度文库
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归档文件收集内容
业 务 下 级
平 行 级
确定文件材料的类别归属
A
B
CDE
类 类 类类类
区分各类内文件材料的保管期限
永久文件 长期文件
短期文件
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第八步： 第九步： 第十步：
第十一步： 第十二步：
案卷组合
卷内文件排列
拟写案卷标题
编页号 填写卷内、全引目录和备考表
填写卷内目录
填写全引目录
因此，以“我”为主是文件收集中十分重要的 问题。在具体操作时必须注意两点：
第一，确定哪些文件是重点收集的对象，不能 一概而论地认为红头文件、上级文件都很重要，主 要应从文件内容是否反映本单位职能活动和基本面 貌方面考虑。
第二，每个立档单位的工作活动都不是孤立的， 它都和上下左右的单位保持着一定的联系。本单位 和外单位的这种联系是一个有机的整体，只有把自 己形成的文件和针对本单位人和事的外来文件两者 很好地结合起来，才能确保“我”单位文件的齐全 完整。