(完整版)英文商务信函写作格式必备学习

英文商务信函写作格式

英文信函分为混合式和齐头式。混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。

齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

（1）信头The heading 信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

（2）编号和日期The reference number and the date 方便以后查信使用。Your ref: （你方编号）Our ref: （我方编号）日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998（美式写法）；1，May，1998（英式写法）。

（3）信内地址The inside address 与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4 行，也可在签字位

置下2—4 行。

书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co. 之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格

式与信封相同。

（4）称谓The salutation 在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs ”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madam，s Ladies ；无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。

收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.（先生），Mrs.（夫人），Miss（小姐），Hon（用

于称呼市长、部长、大使等），Pres.（总经理、会长、总统等），Prof.（教授）等等。

（5）开头语The open sentences 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，

也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

（6）正文The body of the letter 正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

（7）结尾语The closing sentences 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要

求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束

后，另起一段写结尾语。

（8）结束语The complimentary close 英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：

Yours Truly ，Truly Yours ，Yours faithfully 等；若收信者为个人，则常用：Yours

sincerely ，Sincerely yours 等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

（9）签署The signature

签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾

谦称下5 行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors（董事长），President 或Genera1 Manager（总经理），Director （董事），Stand Director（常务董事），Manager（经理），Head of Department（职员），Manageress（女经理），Head of a Department（处长），Section chief（科长）等。

需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。

（10）、附件Enclosure

如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc. 。

例如：

Encls: 2 Invoices

Enc.: 1 B/Lading

（11）其它

商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：

①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.（Attention 的缩写）字祥，也可在字下划横线表示。

②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject 底下划横线，以提醒对方注意。

③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

⑤ 如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言， 用 P.S.（Postscript 的缩写 ） 引导。

对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：

日期 May,20,1998, 收信人 Mach &.Welson ，

地址 340 Camedle Ave Kemlworttl ， N.T,

注意 Attn ： Mr. Jack G. Johnson

SCHARFMANB ROS. INC

CABLE ADDRESS Export 一 Manufacturers TELEPHONES

信头 HEMPSTS Representatives 一 Importers (516)292 一 1750

Sauco 393 FRONT STREET

TELEX: 96-7725 HEMPSTED

NEW YORK 11550

称呼 Dear Sirs 。

P1ease advice if you are interested list 。

信尾谦称 Very truly yours ， 公司名称 SCHRTFMANB ROS.INC. 签字

写信人姓名 Michael Seharfmah 写信人职务 Manager 发信人及打字员 MS ／ am

附 件 Encl. One

样信一：

1、收信人的邮箱

2、发信人的邮箱

3、写信日期：写日期时，请注意以下几点：

a. 年份要写完整，不能用 03 代替 2003。

b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如 Thank you for your interest in timing 信文：

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