【精品】会展概论复习

1、会议的主要目的:

(1)会议可以传递、交流信息

(2)会议给所在城市和国家带来经济收益（直接收益和间接收益）

(3)会议可以提升举办地的知名度、促进城镇建设发展

(4)会议可帮助人们消除隔阂、促进和平

2、会议策划的三要素:

(1)确定会议的主题（目标）：首要因素

(2)与会者：与会议主题要一致，会议的重要组成

(3)会议的策划：内容多，要反映会议与会者和主题的特点，内容要周全

3、会议场地的选择：

(1)选择会议的地点：根据租金、场地大小、与会人数、服务的不同选择

(2)会议的地点类型：会议中心、饭店、公共地点等

例：国际定义的会议中心标准

(3)会议的场地：大小型会议室、休息处、登记台、办公室、展览地等

几种主要的会议室类型：

☆礼堂型：适合参会人数100人以上的会议，人数多、严肃的会议

☆中空型（正方型、多边型）：人数不多、规格高、体现平等，谈判等

☆长方中空型：体现主次之分，例如董事会

☆教室型：方便交流、讲解

☆宴会型：气氛轻松、年会、酒会等，例如招待宴

4、会议的宣传与公关、推广

宣传工作对一个会议的成败事关重要，会议市场宣传的

主要目的：吸引与会者参加会议，达到主办者期望的目标，传达信息，可通过制作各种宣传资料

可通过以下三种形式：

(1)宣传：将会议相关信息通过会议印刷品、网络等手段传递给大众和与会议相关的人

(2)推广：根据制定好的策略，吸引更多的人来参加会议

(3)公关：可通过营销的手段，达到宣传会议主办者的形象，树立品牌意识的目的

5、会议中附设展览活动的运做安排

在会议中举办展览的目的：服务与会者，为会议创收

注意的问题：展览要成为会议的延伸，起到宣传推广的作用，不可违背会议的主题；

会议与展览的场地、时间安排要妥当。

6、会议的主要人员:

主办者：举办会议的组织，主要有三类：

公司主办者：为员工或客户主办会议;

协会主办者：行业协会、科学协会等;

非营利机构主办者：政府部门或公众研讨;

承办者：会议的主要负责方;

主要职责：会议的策划、组织、举办、评估总结;

与会者：参加会议的人，种类多，是会议主办（承办方）的主要服务的对象;

其他相关人员：秘书处、策划委员会、供应商、嘉宾、临时人员等

7、会议与会者邀请的注意事项

适合的与会者要求：有利于议题讨论、有利于会议顺利进行、有利于召集者的意愿

例如，对于国际会议的与会者标准;

ICCA：固定的与会者，至少3个国家轮流主办,与会者人数不少于50人;

8、为什么要做注册费用的预算？

注册费要让与会者感到合适，同时也是会议收入支出平衡的重要因素。

对于不同的与会者所收的注册费可在一般费用标准上下浮动。

9、会议中附设展览活动的运做安排

在会议中举办展览的目的：服务与会者，为会议创收

注意的问题：展览要成为会议的延伸，起到宣传推广的作用，不可违背会议的主题；会议与展览的场地、时间安排要妥当。

10、会议中期策划

（一）会议现场注册，一般要三种与会者注册：

1 预注册Pre-Registration

2 现场注册On-site Registration

3 VIP注册

一般要做好以下几个方面的工作：

1 注册材料准备要充分

2 注册台搭建要合理

3 注册人员分工要合理

4 尽量早地让与会者了解注册的程序

（二）会议的住宿、餐饮活动的安排

1 住宿安排需注意的几个问题：住宿费是否包括在注册费中地点距离与会地点是否方便了解与会者的住宿要求

2 餐饮活动的安排

(1)会议餐饮的种类：

早餐：一般自主餐形式

茶歇：安排在会议活动开始后间隔1个半小时到两个小时，有三种：

Tea茶；Tea&Coffee；Tea&Coffee&coke

午餐：自助、非酒精饮料

晚宴：招待酒会、自助式、主题宴会等

(2)餐饮活动的注意事项：

与会议预算的关系

活动的形式与场地

餐饮菜单的设计：男女有别，饮食禁忌、饮食营养与健康等

酒水安排与预定人数

（三）会议形式与日程安排的实用方案

1 会议基本方案

全体大会：每个会议活动中都有，至少一次，通常作为会议的开、闭幕

并行会议：指同时进行的两个以上的会议，符合整体会议的主题，可独立运行分散会议：对大会议题的分组讨论

重复会议：与会者议题时间长短超过了预计的时间安排，所安排的会议形式（并行会议、分散会议、重复会议是会议的主要类型）特权会议：与会者的资格审查

娱乐文化活动

聊天沙龙活动

2 实用案例介绍：

（四）会议中突发事件的处理

紧急医疗、卫生、火灾、偷盗等问题的处理

11、会后的评估与总结

1) 主要内容有：

会议主题演义与会议主题是否一致；

会议成本与会前预算；

与会者对会议服务是否满意；

总结会议各项议程的执行是否达到了会前策划的要求，有和改进

2 )会后评估的方法：

调查问卷；电话调查；采访；述职报告（工作人员的总结）

补：1、展览的主要人员构成：（1）主办方、承办方（策划委员会）；（2）参展商；（3）服务承包商；（4）展馆人员；（5）大会访问者办公署；（6）观众

2、展览项目经理：（1）确定展览主题，一般可遵循以下几个原则：利用地域优势；利用当地支柱产业；利用品牌展会的历史

（2）协调各方人员的关系

（3）负责签定各方合同

（4）组织参展商的工作，包括：