CCC文件和资料管理控制程序

CCC文件和资料管理控制程序

1．目的

对质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证能力要求》的文件和资料管理进行有效的控制，确保各相关场所使用的文件适用、有效，而不被误用，并确保相关场所使用的文件都是有效版本。

2．范围

适用与质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证能力要求》的文件和资料管理进行有效控制，包括以纸张、计算机磁盘、光盘、或其它电子媒体为载体的文件的控制（包括外来文件的控制）。

3．职责

3.1 文控室总体负责质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证能力要求》的文件和资料进行管理。

3.2 文控室负责编制质量手册，管理者代表或质量负责人审核，总经理批准。

3.3 文控室组织各部门编制程序文件，相关部门评审，经部门主管审核后报管理者代表或质量负责人批准。

3.4 各职能部门负责本部门归口条款的第三层次文件的编制，部门主管、管理者代表或质量负责人批准。

3.5 文控室负责所有受控文件的发放、更改、回收、销毁等工作，各部门负责控制本部门的文件发放、接受和使用。

3.5 外来文件（指国际、国家标准、行业标准、顾客或供方的文件等）由相关部门主管领导、管理者代表或质量负责人确认后，文控室根据管理者代表或质量负责人确定的分发范围和数量进行发放，文控室负责外来文件的发放工作。

3.6 其它各部门负责管理各自的文件和资料。

3.7 各部门制定的受控文件，正版统一交文控室负责管理，文控室负责所有受控文件发放的工作。

3.8 文控室结合内部质量审核，组织对质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证能力要求》的文件和资料进行评审与更新。

4．程序

4.1文件分类

1. 第一层：质量手册，是纲领性文件。

2. 第二层：程序文件，是指导性文件。

3. 第三层：管理性、检验性、技术性，是可操作性文件。

第三层次文件是作为部门运行质量体系的常用实施细则，包括：

①管理标准、工作标准（管理规定、管理制度、质量职责和权限、任职要求等）；

②检验标准（关键零部件和材料检验标准、过程检验标准、例行检验、最终产品检验标准等）；

③技术标准（技术标准、工艺作业指导书、工艺流程、操作规程等）；

4. 第四层：质量记录，应清晰、完整作为产品符合规定要求的证据，具有可追溯性。

质量记录是一种特殊类型的文件，应依据质量记录的要求进行控制，质量记录应有适当的保存期限，质量记录的标识、储存、保管和处理都要作出明示的管理规定。

4.2文件的编号

1. 质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证能力要求》的文件的编号规则

①质量手册

OUKE/QM-2008，OUKE表示公司名称（欧科电器），QM表示质量手册，2008表示为2008年编制。

②程序文件

OUKE/QP-1

OUKE/QP-1，OUKE表示公司名称（欧科电器），QP表示程序文件，1表示第1个程序文件，其余按顺序编号依此类推。

③第三层次文件

OUKE/WI-QC-01

OUKE表示公司名称，WI表示第三层次文件，QC-01表示品质部第1个文件，其余依此类推。

第三层次文件按分部门的英文缩写简称来编号，采购部（PU），仓库（WH），

行政部（AD），工程部（ED），开发部（RD），品质部（QC），文控室（FC），生产部（MD），注塑部（ID），销售部（SA），品牌部（BD），售后服务部（SE），出口部（EX）。

④质量记录

Form No. ：QC-01

Form No.表示质量记录，QC表示品质部，01表示第1个记录，其余按顺序依此类推，其它部门质量记录的编号按部门的代号来表示（同上），质量记录的格式如果要更改后，在记录编号后面加上A、B字母，加A表示第一次更改，加B表示第二次更改，其余依此类推。

⑤外来文件

外来文件不作任何编号，按外来文件本身的标准号来登记受控并发放到相关部门。

4.3文件编制、审核、批准、发放

1. 质量手册由文控室负责编制，管理者代表或质量负责人审核，总经理批准后发布。

2. 程序文件、第三层次文件由各归口部门负责组织编制，经部门主管审核后报质量负责人或管理者代表批准。

3. 批准后的正本文件，由文控室在封面或首页盖“受控正本”印章，并由文控室统一管理。受控正本文件发放前，由文控室在复印后的副本封面或首页加盖“受控副本”章，并注明版本号、分发号。

4. 文控室负责所有受控文件的发放、回收、销毁工作，应做好发放登记手

续，领用人签收，在《文件发放、回收、销毁记录表》做好相关人员的签名/日期。

5. 因文件破损需重新换发新文件时，分发号不变，由文控室收回相应旧文件。

6. 文件发布前和更改应受到授权人批准，以确保文件是充分与适宜的（内容正确、表达清晰、完整，与其它文件协调一致，并容易理解）。

7. 文控室应确保在文件使用的各场所都能及时得到相关文件的适用的有效版本。

8. 文控室在发放文件时应确保文件清晰、易于识别。

9. 如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的法律、法规文件等，由文控室分发并按外来文件要求控制。

10. 文控室编制一份文件总清单，便于掌握文件总体情况，并确保各部门获得同一文件的有效版本。

4.4文件的受控标识

1. 受控文件分为“受控正本”和“受控副本”两种。以其封面或首页的受控印章加以区别。

2. 文控室负责在质量手册、程序文件封面上加盖受控印章表明其受控状态，第三层次文件在文件的首页或封面盖受控印章，受控副本文件必须有分发号、文件编号、文件名称、版本号等标识。

3. 供应商、顾客或其它政府机构需要提供本公司的文件，只提供现行的受控文件，不盖“受控副本”章，改版或换页不负责提供最新的版本文件。