常见公文格式错误

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4.公文机关标识
公文机关标识就是人们 通常所说的“红头”。一般由 117cm 发文机关全称或规范化简称后 加上“文件”，如“惠州市发 展和改革局文件”。对于“文 件”形式的发文机关标识，有 三种情况要注意： 第一，上行文与下行文、 平行文的标识位置不同。凡是 上报的公文，为了方便上级机 关领导批示，规定发文机关标 识距上页边距离为117mm; 而用于平行文或下行文的公文， 其发文机关标识距上页边距离 为62 mm 。 如右图:
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5. 成文日期
成文日期是公文生效的时间，要用汉字 书写，即俗称为“大写”，不能用阿拉伯数 字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。公 文成文日期以负责人签发的日期为准，联合 行文以最后签发机关负责人的签发日期为准; 电报以发出日期为准。
年份应用六角符号“〔〕”，不能用中括号“［］”、小括号“（）” 等。序号是发文的流水号，一般都是按文件的形式统一编号。如果是联合 行文，只标主办机关的发文字号。发文字号的位置一般置于发文标识下空 两行的地方，根据不同公文的特点，有居左“请示” 、居中“通知” 、 11 居右“函”、“批复”、“报告”、“议案”、“复函” 三种特点。
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2.秘密等级和保密期限
公文如需标识秘 密等级，用3号黑体 字，顶格标识在版 心右上角第1行，两 字之间空1字; 如需 同时标识秘密等级 和保密期限，用3号 黑体字，顶格标识 在版心右上角第1行， 秘密等级和保密期 限之间用“★”隔 开。
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3.紧急程度
公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在 版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等 级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行， 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行; 如需同时标识秘 密等级、保密期限与紧急程度时，秘密等级和保密期限之 间用“★”隔开标识在版心右上角第1行，紧急程度标识 在版心右上角第2行。 以上所介绍的公文份数序号、秘密等级、紧急程度 的标识方法不适用信函式的公文。
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一、机关的公文格式
公文（包括电报），是行政机关在行政管理过 程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依 法行政和进行公务活动的重要工具。组成公文的要 素分为: (一) 眉首 置于公文首页红色反线以上的各要素
统称眉首;
(二) 主体
统称主体;
置于红色反线至主题词之间的各要素 置于主题词以下的各要素统称版记。
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2. 主送机关
主送机关是指公文的主要受理机关，应 当使用全称或者规范化简称、统称。如“广 东省发展和改革委员会”简称为“省发展改 革委”，不能简称为“省发改委”; “惠州 市发展和改革局”简称为“市发展改革局”， 不能简称为“市发改局”;“惠州市安全生产 监督管理局”应简称为“市安全监管局”， 不能简称为“市安监局”等。
6.签发人
上报的公文需标 识签发人，平行排列 于发文字号右侧。如 有多个签发人，主办 单位签发人姓名置于 第一行，其他签发人 姓名从第二行起在主 办单位签发人姓名之 下按发文机关顺序依 次顺排，发文字号与 最后一个签发人姓名 处在同一行上。
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（二）主体
1. 标题 2. 主送机关 3. 正文 4. 附件说明 5. 成文日期 6. 印章 7. 附注
2000年8月24日国务院公布了 《国家行政机关公文处理办法》 （国发〔2000〕23号），这是行政 机关现行公文格式规范的重要依据。 今天，我从机关公文格式、几种常 见的机关公文格式特点及常见错误 三个方面进行剖析：
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公文格式规范及常见错误剖析
一、机关的公文格式
二、几种常用公文格式特点
三、常见错误剖析（重点介绍）
16Baidu Nhomakorabea
主送机关一般标在标题下空1行的左侧 顶格处，回行时仍顶格，最后一个主送机 关名称后标全角冒号。如主送机关名称过 多而使公文首页不能显示正文时，应将主 送机关名称移至版记中的主题词之下，抄 送之上，标识方法同抄送。这种情况我们 很少遇到，但也应该掌握，预防万一。
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3. 正文
正文位于主送机关名称下1行，每自然段 左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 一般每面排22行，每行排28个字。正文提出 要符合国家法律、法规及其他有关规定; 文字 表述准确; 人名、地名、数字、引文准确; 结 构层次序数规范; 使用法定计量单位; 简称规 范; 正确使用阿拉伯数字等。
图示如下:
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1. 标题 2. 主送机关 3. 正文 4. 附件说明 5. 成文日期 6. 印章 7. 附注
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1. 标题
公文的标题应概括地说明公文的内容并 标明公文种类。公文标题中除法规、规章名 称加书名号外，一般不用标点符号; 公文标题 要做到排列对称美观，并且在回行时不能把 完整的词拆开等。
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4.公文机关标识
第二，联合行 文时，主办机关排 列在前，“文件” 两字居于发文机关 名称右侧上下居中。 第三，不管联合 行文的机关多少， 第一页必须留出发 文字号、标题、主 送机关以及最少一 行正文的位置。
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5.发文字号
发文字号由发文机关代 字、年份和序号组成。机关 代字一般由两个层次组成： 第一个层次是发文机关代字; 第二个层次是发文机关主办 文件的部门的代字，如“市 府办”是由“市政府”和 “办公室”两部分的代字联 合组成。发文字号尽量以简 化为好。年份要用全称，不 能简化，如“〔2010〕”不 能写成“〔10〕”。
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4. 附件说明
公文的附件是正文内容的组成部分，与公文下 方一样具有同等效力。公文如有附件，应当注明附件 顺序（阿拉伯数字）和名称。具体方法是在正文下空 1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附 件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订， 并在附件左上角第1行顶格标识“附件”字样，有序 号时标识序号，如“附件1”、“附件2”、“附件3” 等，附件的序号和名称前后标识应一致。
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(三) 版记
具体如下：
（一）眉首
1.公文份数序号。 2.秘密等级和保密期限。 3.紧急程度。 4.公文机关标识。 5.发文字号。 6.签发人。
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1.公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每 份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用 阿拉伯数码标识在版心左上角第1行。除电报之外， 凡是机密等级以上的公文都要求编上公文份数序 号。