1材物料采购管理办法

一总则

第一条为加强对材物料采购工作的监督管理，规范材物料采购行为，配合成本预控，确保产品质量，切实保障公司利益。根据国家的有关法规，特制订本办法。

第二条本办法是指本公司各部门、单位按实际需要采购产品，从采购的决策、申报程序、价格监督、质量验收等全过程的控制。

第三条本办法适用于公司工程建设、交通运输等所需的各种原材料、构（零）配件、燃料、辅料、设备、固定资产及其他物资的采购管理。

二采购计划

第四条下属单位要根据生产经营需要制订年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划必须在每年的十二月上报给经营管理部备案，次年的七月份可对全年的采购计划进行调整，并及时通知各有关部门实施；月度采购计划应根据年度的采购计划（包括调整计划）进行制定并提前一个月上报给公司经营管理部备案。

第五条采购部门根据采购地区、材料特性及市场需要，分别制订材料采购实施期限。遇有变更时，应及时修正。

第六第采购管理是成本预控的重要组成部分，也是产品质量保证的前提，公司经营管理部负责全公司采购的监督管理（包括审价、合同和程序等的审核），各下属单位负责采购工作的具体实施和日常管理工作。

三采购申请

第七条采购申请的提出：

1、生产性材料：由生产管理部门（工程部、机务部）提出申请，询价员进行询价，采购部门（物供部或采购经办人员）办理采购，由物料管理部门（仓库）进行物料管理或直接送至生产现场。

2、非生产性材料如固定资产、办公用品、劳保用品、招待纪念品等，由使用部门提出申请，交所属办公室统一办理采购。

3、对于重要材料和特殊服务性的单位的采购，各下属单位总经理可指派专人或指定部门协助办理采购业务。

第八条公司所有的采购活动，均须由申请部门经办人员根据材料库存量、用料计划、服务要求等，填写申请表。申请表中应注明材物料的品名、规格、数量、服务内容、要求、需求日期及注意事项，按申请审批权限经各级审核后交采购部门采购（各部门分别编号），并将申请表送采购部门。

第九条紧急需要材料，由申请部门在申请表中注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送审核。

第十条凡国家规定的控购商品，还须国家有关部门办理审批手续。

第十一条凡具有共性的材料，需以集中计划办理采购的，按申请核准程序核定材料项目后，通知各申请部门按计划提出申请，采购部门定期集中办理采购。凡经常性使用，且使用量大的材料，采购部门应事先选定采购对象，议定长期的供应价格，经核准后通知各申请部门按需要提出申请。

第十二条采购申请的核准：

一、下列额度的材物料采购申请，经所在单位审核后，由公司总经理核准：

1、固定资产及控购商品的采购：按公司《财务收支审批制度》有关规定核准；

2、非生产性材料购置，申请总金额在五万元以上（含五万元）的；

3、项目建设所需各种材物料、设备、机械等（指甲供、甲定），申请金额在十万元以上（含十万元）的；

4、其他生产性材物料、机配件、燃油料等，申请金额在三十万元以上（含三十万元）的。

二、不属于上述范围的材物料采购申请，均由各单位，按审核程序，由单

位法人代表或法人代表授权人核准。

三、具备招投标条件的须进行招标，招投办法参照《建设工程招投标管理（暂行）规定》。

四、财务开支仍按中昌字（2000）20号文件执行。

第十三条采购项目的撤销

一、采购项目的撤销应立即由申购部门通知采购部门停止采购，同时，在申请表上加盖红色“撤销”戳记及注明撤销原因。

二、采购部门办妥撤销后，按下列规定办理：

1、采购部门在原申请表加盖“撤销”章后，返回原申请部门；

2、原申请表已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门将原申请表退回原申请部门；

3、原申请表不能撤销时，采购部门应通知原申请部门。

四询价、议价

第十四条采购第一责任人责任：

1、采购经办人员为第一责任人。

2、采购第一责任人必须对采购对象的选择、询价、比价、议价、采购程序以及考察报告的真实性和时效性负有主要责任。

第十五条采购管理领导责任：

单位采购管理的分管领导对采购对象的选择、采购的申请、考察报告以及采购价格负有领导责任。

第十六条采购经办人员接到申请表后，应根据申购材料的缓急，参考市场行情，本单位采购记录或厂商、供应商（以下统称采购对象）的资料，对符合要求的采购对象进行询价、议价，必要时进行信息发布。

第十七条采购经办人员负责对采购对象的各项资料进行全面收集，并会同申请部门的有关人员进行筛选，提交资料报告。

对采购对象收集的资料主要包括：

1、营业执照、生产许可证、银行出具的资信证明、资质证明、制造厂家的授权书等；

2、产品鉴定证书、产品获得过的国优、部优等的荣誉证书和国家有关部门的推荐证书；

3、产品的说明书、报价单（交货时间、地点、方式等）以及产品组成的材料清单；

4、社会信誉、使用的技术设备情况、技术人员配备情况、企业内部机构设置及管理情况、规模、资产负债情况、生产能力、近三年的年营业额等；

5、产品（服务）使用情况、售后服务情况、保修情况等；

6、最近三年涉及的主要诉讼案件；

7、其他需要收集的资料。

第十八条采购经办人员在询价时，应向采购对象详细说明所需产品的品名、规格、质量要求、服务内容、交货日期、地点、交货方式、付款办法等。

第十九条询价可以采用信函、电话、传真、电子邮件（应有书面确认）或直接面谈的方式进行。

第二十条根据询价情况，采购经办人员精选三家以上的采购对象进行议价。

第二十一条采购部门在议价时，必须设定议价目标，由预结算、工程技术、采购经办等有关人员（必须二人以上）共同与采购对象进行洽谈，根据采购对象的供应能力、服务内容、质量保证能力、付款办法、价格等内容，选择二家采购对象。

第二十二条采购对象的报价单中的规格要求与申购材料略有不同或属代用品者，采购经办人员应在“采购询价单”上予以说明。

第二十三条采购部门接到紧急采购的口头通知后，部门经理应指定经办人员先行询价、议价，待接到“申请表”后，按采购程序优先办理。

第二十四条对于大宗原燃料的采购、工程建设的主要原材料的采购以及

其他金额较大的采购等，符合招标采购条件的，应尽量实行招标采购。

第二十五条有条件的企业可有专职或兼职询价员，但不能同时担任采购员、保管员。

五验证与索赔

第二十六条由采购经办人员组织申请部门及使用部门等有关人员，对产品进行验证。验证要求：认真检查其品种、规格、型号、服务内容、质量等是否与实际相符，产品的合格证、检测报告、材质证明等是否与要求一致，其他的要求是否与合同条款相符。

第二十七条对有异疑的产品，须抽样送国家有关检测部门重新检验。

第二十八条在进行产品进行质量验证或检验时，对可能影响公证检验的部门和单位应予回避。

第二十九条当发现采购的产品不符合合同要求时，即应由采购部门提供书