会计电算化之总账管理系统

总账管理系统概述
总账管理系统的应用流程
总账日常业务处理
框中所包含的 项目已经在企 业应用平台中
设置完成
总账管理系统概述
总账管理系统的应用流程
总账初始化
总账期末处理
总账管理系统概述
总账管理系统的应用流程
总账日常业务处理
企业会计日常 业务有哪些？
开始下月业务
企业会计日常业务
1、购进业务的核算 2、生产业务的核算 3、销售业务的核算 4、利润及其分配的核算 5、其他业务的核算
总账管理系统初始化
选项设置-权限
– 制单权限控制到科目 • 单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以 使用的科目为费用类科目和现金科目
– 制单权限控制到凭证类别 • 限制某个操作员只能填制某个类别的凭证
– 操作员进行金额权限控制 • 系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制， 例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般 财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减 少由于不必要的责任事故带来的经济损失。
期初余额试算不平衡将（ ）。
A.不能填制凭证 B.不能修改期初余额 C.不能删除期初余额 D.不能记账
解析：D。
总账管理系统初始化
总账期初余额准备 – 准备总账各科目的期初数据 • 年初建账 – 准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某 企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业 2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余 额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是 2007年年初余额。 • 年中建账 – 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的 期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各 账户累计发生数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账 系统，那么，应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及 1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据 录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。
习题 凭证类别
在总账系统中设置记账凭证类别时，往往对制单所用科目有一定限制 ，如转账凭证，通常可以限定为（ ）类型。
A．借方必有现金科目或银行科目 B．贷方必有现金科目或银行科目 C．凭证必有现金科目或银行科目 D．凭证必无现金科目或银行科目
解析：D。
总账管理系统初始化
选项设置-权限 – 凭证审核控制到操作员
从基础信息、基础档案设置进入总账管理系统
第四章 总账管理系统
总账系统初始化 日常会计业务处理 账簿查询 期末处理
总账管理系统概述
地位
– 会计信息系统的核心子系统
功能
– 总账初始化 – 凭证管理 – 出纳管理 – 账簿管理 – 辅助核算管理 – 月末处理
总账系统的任务
总账系统的任务就是利用建立的会计科 目体系，输入和处理各种记账凭证，完 成记账、结账以及对账工作，输出各种 总分类账、日记账、明细账和有关辅助 账。
总账管理系统初始化
总账期初余额准备
– 准备辅助账各科目的期初数据 • 如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。
– 如何准备？ • 应收账款按客户整理 • 应付账款按供应商整理 • 个人往来按职员整理
总账管理系统初始化
总账期初余额录入
– 末级科目的余额可以直接输入。 – 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而
总账管理系统初始化
选项设置-凭证 – 凭证控制 • 现金流量科目必录现金流量项目 – 填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为 现金流量的科目”系统要求指定现金流量项 目及金额 • 自动填补凭证断号 – 新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断 号作为该凭证的凭证号 • 凭证录入时结算方式及票据号必录 – 在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须 录入结算方式及票据号。
– 两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方 式设置了票据管理
– 达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的 功能
• 赤字控制
– 控制对象：资金及往来科目或全部科目
– 达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额
没有录入期初余额
出现负数时，系统给予提示
就填制付款凭证• 可以使用应收受控科目
– 即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目 制单
• 如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据 ，则应选中该项。
– 允许修改、作废他人填制的凭证
• 如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现 凭证有误时是否允许修改或作废。
习题 凭证的修改和删除
需要对凭证进行修改和删除之前，以下操作顺序哪一个是正确的。（ ）
A.取消签字-取消记账-取消审核 B.取消审核-取消签字-取消记账 C.取消记账-取消签字-取消审核 D.取消记账-取消审核-取消签字
第4章 总账管理系统
4.1 总账管理系统概述 4.2 总账管理系统初始化 4.3 总账管理系统日常业务处理 4.4 账簿查询 4.5 总账管理系统期末处理
温故而知新
企业应用平台
复习思考题： 1. 如何设置会计科目？ 2. 用友ERP-U8中提供了哪些科目辅助核算功能？
会计科目
会计科目是会计核算方法之一。 会计科目是登记账簿、编制会计报告的基础。 用友软件中预置了一级会计科目，企业据实修改科目属性并
MPZH=
&&凭证号
MRQ=DATE（） &&日期
C语言程序设计- 转账凭证的输入处理为例
YN1=“Y” DO WHILE UPPER（YN1）=“Y” DIMENSION MZY（10） MKMDM（10） MJE（10） MJD（10） I=1 DO WHILE I<=10 MZY（I）=SPACE（24） &&摘要 MKMDM（I）=SPACE（7） &&科目代码 MJE（I）=0.0 &&金额 MJD（I）=SPACE（1） &&借贷方向 I=1+1 ENDDO 。。。。。。
现金流量科目
现金 银行存款 其他货币资金
总账管理系统初始化
选项设置-凭证打印 – 合并凭证显示、打印 • 选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和 凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式 合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明 细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证 录入时结算方式及票据号必录 – 打印凭证页脚姓名 • 决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、 审核人、记账人的姓名。
选项设置
– 必要性 为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用 需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统， 是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应 用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进 行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统 参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程 – 参数分类 凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计 日历、其他
得。 – 科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的
数量和外币信息。 – 科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输
入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累 计发生额可以直接输入。
总账管理系统初始化
总账与辅助账的关系
科目名称
方向 币别/计量
现金(1001)
账务核算模块结构图
C语言程序设计- 转账凭证的输入处理为例
*凭证输入程序（PZSR.PRG）
SELE 1
USE PZK1 &&临时凭证库
SELE 2
USE PZK2 && 正式凭证库
SELE 3
USE YEFS INDE YEFSKM &&科目余额发生额文件按科目代码建 立索引
MPZLX=“Z” &&凭证类型
总账管理系统概述
总账管理系统与其他系统的数据关系
成本管理
薪资管理 固定资产 应收应付 资金管理
记账凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证
记账凭证 其他费用
账证
总账
记账凭证 存货核算
余额表
财务分析 会计报表 决策支持
账务核算子系统数据流程图
逻辑输入流
虚线区为系统 的中心加工区
逻辑输出流
账务处理系统的主要功能模块
这主要通过选项的设置来实现。比如，凭证页 签、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计 日历和其他。
总账管理系统初始化 选项设置-凭证
总账管理系统初始化
选项设置-凭证
– 制单控制
• 制单序时控制：
– 该类凭证最后一张凭证日期〈=凭证日期〈=系 统日期
• 支票控制
制单过程中 不出现票号登记
录入框？百度文库
两种处理方式下的对比
计算机方式下的业务处理和手工方式下的业务 处理的工作内容和流程大概相似，有相同的地 方，也有所不同。
最大的相同表现在两个方面： ①凭证的处理；②需要存档输出的内容。 最大的不同也表现为两个方面： ①工作量的大小；②凭证、账簿、报表等查询分 析数据的方便性和灵活性。
总账管理系统的基本功能结构——初始化
习题（多选） 不同建账日期下期初余额录入方法
冠群公司财务部于2012年5月启用总账系统，则其建账时需要输入的各科目期 初余额数据有（ ）。
A．2011年全年借、贷方累计发生额 B．2012年年初余额 C．2012年1－4月份借、贷方累计发生额 D．2012年5月月初余额
解析：CD。
初始化前科目余额的准备工作是指（ ）。 A．准备年初余额 B. 准备启用月份前一个月的期末余额 C．准备年初余额和启用月份以前的借贷累计发生额 D．准备启用月份期初余额和以前各月期末余额 解析：C。
• 如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填 制的凭证，则应选择该选项。
– 出纳凭证必须经由出纳签字
• 出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的 业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为 ：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。
– 凭证必须经由主管会计签字
按企业会计制度分别 对应哪些会计科目？
手工方式下的数据处理流程
(1)根据原始凭证。填制记账凭证。 (2)根据记账凭证及所附的原始凭证，逐笔登记日记账。 (3)根据记账凭证及所附的原始凭证，逐笔登记明细账。 (4)根据记账凭证，定期编制科目汇总表或汇总记账凭证。 (5)根据科目汇总表或汇总记账凭证，定期登记总分类账。 (6)定期核算对总分类账、日记账、明细分类账。 (7)定期进行财产清查。 (8)根据核对无误后的总账、明细账编制会计报表。
补充明细科目。 1. 设置会计科目的原则：满足报表、相对稳定、系统衔接。 2. 增加会计科目：仅需明细科目、符合会计制度、编码规则... 3. 修改和删除会计科目：会计科目属性、注意事项。 4. 指定会计科目：出纳专管、出纳签字、查看日记账。
习题
填空：
1. 增加会计科目时，应先建立
科目，再增加
科
目。
2. 如果某科目已经使用，又需要在该科目下增设下级科目，则
系统将该科目中数据转入在其下增设的
科目上。
（答案：上级、下级、第一个明细）
会计科目
判断题：
1. 如果科目已录入期初余额，则可以删除。 2. 如果科目已制单，则可以删除。 3. 如果科目为非末级会计科目，则可以删除。 4. 如果科目被指定为“现金科目”，则可以删除。 5. 如果科目被指定为“现金科目”，则一定不能被删除。 6. 如果科目已制单，则可以修改。
习题 总账管理系统的工作程序
使用总账管理系统处理软件时，正确的工作顺序是（ ）。 A．日常业务处理、月末处理、系统初始化设置 B. 系统初始化设置、日常业务处理、月末处理 C．日常业务处理、系统初始化设置、月末处理 D. 系统初始化设置、月末处理、日常业务处理 解析：B。
总账初始化
主要包括系统选项设置和期初数据录入两项内 容。企业用户根据自身的管理需求，将系统设 置为适合企业自身特点的专用系统。
解析：D。
总账管理系统初始化
准备期初数据
– 为什么？
• 很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息 管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承 历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为 止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期 初数据，才能保持业务的完整性。
习题 准备期初余额
借
应收账款(1131) 借
年初余额
1-启用月累计 1-启用月累计