医院基建档案管理办法

医院基建档案管理

办法

附件1：

吉林省人民医院基建档案管理办法

为加强基本建设项目文件材料的管理工作，确保医院基本建设档案（以下简称基建档案）的完整、系统和安全，充分发挥其在项目建设、使用、改建、扩建及维护工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《重大建设项目档案验收办法》（档发[ ]2号）等相关规定，结合医院实际工作情况，制定本办法。

一、基建档案的管理范围

医院基建档案是指建筑物、地上地下管线等基本建设工程在可行性研究、规划审批、勘察设计、施工监理、设备安装、竣工验收、预算决算和使用维护活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料。

医院基本建设项目中的新建工程、原有建筑的改建扩建工程及水暖、电气、消防等管网改造工程形成的文件材料属基建档案管理范围；不改变房屋原有建筑结构及管线设计的屋面防水、墙面粉刷、门窗更换等零星维修工程产生的文件材料不属于基建档案管理范围，应纳入文书档案管理。

二、基建档案的所有权

基建档案属医院所有，任何个人不得据为已有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。

三、基建档案管理原则

（一）实行集中统一管理的原则，建立以院办档案室为核心，基建办、房产维修等科室为基础的管理网络，以确保医院基建档案的完整、系统、安全和有效利用。

（二）基建档案管理工作要纳入医院基建计划、管理制度和岗位职责中，做到档案管理与项目进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理、预立卷工作；项目竣工验收时，同步完成文件材料的归档工作。

（三）勘察设计、工程承包、现场指挥、项目监理等单位应明确一位负责人分管档案工作，遵守档案管理制度，在各自的职责范围内做好文件材料的收集、整理、保管、预立卷及归档工作。

四、基建档案归档原则

（一）归档材料必须对医院当前与长远工作具有参考价值和凭证作用。

（二）必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证材料完整、准确、系统。

（三）必须遵循档案的自然形成规律，保持材料间的有机联系。

五、基建档案归档范围

主要包括项目审批、可行性研究、设计文件、工程管理、施工组织、竣工验收、预算决算等方面的文件材料，具体归档范围详见《吉林省人民医院基建项目文件材料归档范围和保管期限表》。

不归档的文件材料

（一）正式施工前的草图、未定型图纸；

（二）重份文件和重份图纸；

（三）无查考价值的临时性、事务性文件。

六、基建档案归档要求

（一）归档的文件材料必须是原件，做到移交手续齐全、

格式统一、字迹清楚、图面清晰，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、红色、铅笔等易褪色的书写材料。

（二）具有法律依据和凭证效力的文件材料，领导签字和单位印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。建设过程中使用文件材料不允许随意更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

（三）应根据基建文件材料的形成规律和便于查考的原则进行组卷，各类材料按文件性质分别组成案卷。

（四）声像资料应保证载体的有效性，长期存储的电子文件必须使用不可擦除型光盘。

（五）归档份数：竣工图归档两套，文字材料、底图和声像材料各归档一套。

（六）基建项目档案的保管期限分为：永久、定期两种，其实际保管期限不得短于建筑物的实际存在（使用）年限。

七、基建档案验收

（一）档案验收是基建项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或验收不合格的项目，不得进行或经过项目竣工验收。基建档案验收应在工程竣工验收前3个月完成。

（二）成立以基建办公室、院办档案室等科室共同组成的基建档案验收组，并召开验收会议。项目设计、施工、监理等单位的相关人员列席会议。

（三）档案验收时，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式，重点验收项当前期管理、隐蔽工程、竣工验收、质量检验、重要的合同及协议等文件材料。

（四）档案验收组半数以上成员同意的为合格，由验收组出具验收意见；验收不合格的，由档案验收组提出整改意见，并进行复查；复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。

八、基建档案归档程序

（一）基建办公室、房产维修等科室的兼职档案员及设计、施工、监理单位负责人应按照归档范围，分别做好基建文件材料的收集、整理、预立卷工作。

（二）各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将应归档的文件材料向基建办公室、房产维修科移交归档；有尾工的应在尾工完成后及时移交。

（三）填写基建档案移交目录，一式两份，连同案卷经院办公室专职档案员核查合格后，交接双方在移交目录上签字，各执一份