电子政务信息化建设

电子政务环境下政府电子文件管理新探索

何玲

【摘要】：政府电子文件是指政府机关在履行职能、处理事务和日常管理活动中直接形成、处理和保存的电子文件。它是政务活动的主要凭证和真实记录，是政府机构的重要信息资源。

随着我国电子政务发展进程的加快，政府电子文件的数量日益增加，其管理问题已无法回避。

政府电子文件的出现是一场记录革命，它引发了包括文件、档案管理在内的记录管理的革命。

政府电子文件具有与传统纸质文件的不同特性，其管理的理论、原则、方法和模式也不尽相同，其管理已成为我国档案界关注的热点问题。与传统的文件、档案管理相比，政府电子文件管理具有变量多、目标复杂、技术含量高、更新快等新的特点，从而对其管理活动提出了更高的要求，需要在科学的管理思想和原则的指导下，从政策、制度与技术方法的不同方面采用新的对策。我国对政府电子文件的管理研究起步较晚，很多理论问题还在探讨中，政府电子文件管理实践急需理论的指导。我国电子政务的发展过程基本上与我国的信息化历程同步，是沿着“机关内部的办公自动化”——“管理部门的电子化工程”——“全面的政府上网工程”这条主线展开的，目前已经取得了许多重要进展。随着电子政务建设的不断深入，政府电子文件的数量猛增。作为政务活动的主要工具和真实记录，政府电子文件流是电子政务系统中最核心的信息流，政府电子文件管理也成为电子政务建设必不可少内容之一。在电子政务环境下，政府电子文件管理不同于传统文件、档案管理，面临管理理念、管理原则和管理业务的变革，需要构建全新管理模式与管理体系，需要法律规范的约束和人员素质的提高。自20世纪90年代以来，国内外档案学者和档案机构都从理论与实践方面关注电子文件的管理问题，比较分析它与传统文件管理的异同。在电子政务环境下，政府电子文件管理是信息时代档案工作者面临的新问题，需要来自理论和实践方面持续不断的探索。我国对政府电子文件的管理研究起步较晚，很多理论问题还在探讨中。目前，我国电子文件管理的研究侧重于关于电子文件管理的行政有效性和法律证据性问题、关于电子文件保管与信息的安全问题和关于电子文件管理原则、管理业务环节与纸质文件管理的比较等方面的探讨，对电子政务环境下政府电子文件管理的理论与实践诸问题的探讨不多。本文针对政府电子文件管理与业务的变革创新方面一些问题进行的思考和探讨。

【关键词】：电子电子文件政府管理

【学位授予单位】：四川大学

【学位级别】：硕士

【学位授予年份】：2007

【分类号】：G276;D630

【目录】：

∙摘要2-4

∙英文摘要4-8

∙ 1 综述8-13

∙ 1.1 选题背景8-10

∙ 1.2 研究现状10-11

∙ 1.3 文章结构11

∙ 1.4 重点、难点与创新之处11-13

∙ 2 我国电子政务建设与政府电子文件管理的现状分析13-24

∙ 2.1 我国电子政务建设发展概述13-16

∙ 2.1.1 我国电子政务建设的发展历程13-14

∙ 2.1.2 电子政务与办公自动化、政府上网的关系14-15

∙ 2.1.3 电子政务建设为政务信息公开服务15-16

∙ 2.2 政府电子文件概述16-19

∙ 2.2.1 政府电子文件的概念16-17

∙ 2.2.2 政府电子文件的特点17-19

∙ 2.3 电子政务环境下我国政府电子文件的管理现状及存在的问题19-24

∙ 2.3.1 我国政府电子文件的管理现状19-20

∙ 2.3.2 我国政府电子文件管理存在的主要问题20-24

∙ 3 政府电子文件工作面临的管理变革24-31

∙ 3.1 管理理念的变革——突出前端控制和全程管理原则24-25

∙ 3.1.1 前端控制原则24-25

∙ 3.1.2 全程管理原则25

∙ 3.2 管理业务的变革——文件管理流程的再设计25-26

∙ 3.3 全新管理模式的构建26-29

∙ 3.3.1 机构电子文件全新管理模式的思考27-28

∙ 3.3.2 档案馆电子文件管理模式的思考28-29

∙ 3.4 法律法规体系的完善29-31

∙ 4 政府电子文件工作面临的技术变革31-37

∙ 4.1 电子文件的元数据管理——重新认识原始性问题31-33

∙ 4.2 电子文件管理系统的开发与建设33-34

∙ 4.3 电子文件载体与信息内容的保护——主要防止信息的变更与丢失34-37 ∙ 4.3.1 信息加密技术35

∙ 4.3.2 身份验证技术35

∙ 4.3.3 数字签名技术35-36

∙ 4.3.4 防火墙技术36

∙ 4.3.5 防写措施36-37

∙ 5 电子政务环境下政府电子文件管理策略探索37-45

∙ 5.1 加强宏观管理、完善管理体制37-38

∙ 5.1.1 政府电子文件的管理不能脱离档案部门37

∙ 5.1.2 “双套制”管理不应取消37-38

∙ 5.2 完善法律法规、制度标准，形成政府电子文件管理的法规体系38-39 ∙ 5.2.1 明确电子文件管理体制，完善相关法规标准建设38

∙ 5.2.2 尽早形成政府电子文件管理的法规体系38-39

∙ 5.3 完善技术措施，实施管理创新39-41

∙ 5.3.1 重视元数据在政府电子文件管理领域的运用39

∙ 5.3.2 重视电子环境下政府电子文件标准检索体系的建立39-40

∙ 5.3.3 政府电子文件的信息保护是技术创新的重点40-41

∙ 5.4 政府电子文件管理应与档案信息化建设统筹考虑41-45

∙ 5.4.1 加强宏观管理，统一认识、统一组织43

∙ 5.4.2 加强档案管理信息化的软硬件基础设施建设43-44

∙ 5.4.3 加快制定档案信息资源管理标准和专门人才培养44-45

∙ 6 结束语45-46

∙参考文献46-47

∙攻读硕士期间主要科研成果47-49

∙致谢49

《武汉大学》2004年

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电子政务环境下的电子文件及其归档管理

石珂

【摘要】：随着电子政务的发展，政府处理事务过程中产生了丰富的电子文件，电子文件逐渐成为文件的主流，将对政府、社会及大众担负起文件和档案特有的证据价值和文献参考价值。电子文件是电子政府在电子政务系统中开展各种业务活动的原始记录，有保存价值的电子文件将进行归档处理并作为电子档案得到长久保存，以备考查。随着电子政务系统的目趋完善，电子文件保存系统和档案信息管理系统将作为电子政务系统的重要组成部分而得到重视和发展。基于文件产生和保存环境的发展，电子文件的归档工作将不仅仅体现在归档接口处，更将体现在电子文件的生成、采集、保存以及移交等工作过程中。做好文件及其归档管理，就需要对电子政务系统中的电子文件及其保存环境有个宏观的认识和理解。本文论述了电子政务环境下的电子文件及其归档管理，文章采用了“从外到内”的整体思想和基于工作流程“从前到后”的流程模式，以及同一问题多角度分析的思路。从宏观介绍到微观分析，本文共分为四大部分。第一部分介绍了电子政务及其相关概念的定义，以最新的角度分析了电子政务四个方面的工作对象和内容。同时从“电子化”和“信息共享”两个角度分析了电子政务所实现的协同工作平台，及其对文件管理工作的影响；第二部分从宏观上介绍了电子政务系统中的电子文件，从不同的角度出发介绍了电子文件的类型、产生、采集及其保存环境。

同时，分析了电子政务系统中电子文件管理的系统和组织要求，并得出了实现电子文件系统化管理的步骤；第三部分是电子政务系统中的电子文件归档，详细分析了电子文件归档工作，包括前期在政务系统中实施的理论思想和工作流的引入，到归档流程的控制管理，最后保存入档案信息管理系统中，实现了从文件整个生命周期的角度关注的文件归档工作的完