推进会计档案管理工作电算化的有效路径初探

推进会计档案管理工作电算化的有效路径初探

作者：朱雁汾

来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第5期

文/山西文水县医疗保险管理服务中心??朱雁汾

【摘要】当前企业不断发展，对会计档案管理工作也提出了更高的要求，在这种情况下，

要提升会计档案管理工作的效率和效果，需要推动其电算化发展，需要采取有效的措施来实现，本文分析了推进会计档案管理工作电算化的有效路径。

【关键词】推进；会计档案管理工作；电算化；有效路径

会计档案工作属于管理学科的范畴，当前计算机在很多领域中都得到了广泛的应用，在会

计档案管理方面也得到了大范围的应用，很多企事业单位的会计核算系统都被计算机所取代，

会计电算化以及档案管理之间具有紧密的联系，电算化能够对会计档案范围进行拓展，促进档

案管理效果的提升，所以，企业需要采取有效的措施，推进会计档案管理工作电算化。

一、加强会计电算化档案的管理

要想更好地推进会计档案管理工作的电算化，就需要构建健全的管理制度体系，制定全面、具体的管理办法，通过法规制度的方式对管理工作提供指导和约束。企业需要强化对这一工作

的领导，构建会计档案的相关环节的管理制度，确保会计档案能够得到有序的存放、保管，为

检查提供便利，防止出现档案丢失、泄密以及损坏的问题；还要构建可行性较强的管理制度体系，企业需要结合规章制度的要求，制定具体的管理条例，确保会计档案管理电算化的完整以

及安全，进而给政策提供更好的服务。

（一）构建电算化会计档案的归档制度。会计档案保管中包括开发和应用会计电算化系统

的相关软件程序和文档资料；会计数据在没有打印成书面形式前，需要有效地对副本进行管理，对于现金日记账、总分类账、记账凭证、银行存款日记账打印输出需要依据相关的管理部门要

求进行落实，要及时将相关的报表以及账簿打印出来。

（二）构建保管制度。在制定的过程中需要结合国家档案局的标准进行构建，在这一过程中，介质的选择很重要，要选择优质的磁盘备份会计档案数据，对于储存盘以及备用盘需要分

开进行存放；还需要做好相关的防护工作，如防尘、防压、防腐蚀以及防光等，依据分类和相

应的数据对各种电子会计档案做出相应的编号，需要将文件的内容以及时间标记上，制作档案

管理文件卡片。

（三）构建严格的借用手续制度。要想查看会计档案，要经过财务部门的负责人批准才可以，依据档案管理的规定，规范地办理借阅手续；如果外部单位想要对本部门会计档案进行查看，就需要提供单位介绍信，要经过财务部门负责人以及主管领导的同意之后才可以。

（四）构建定期备份制度。需要定期备份会计数据到磁性介质，建立备查登记簿，对于备

份的各方面具体信息需要登记好；磁性介质较为特殊，这就需要档案管理人员能够定期的进行

检查和复制，避免出现信息损坏的问题。

（五）构建电算化软件的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对档案的每项内容都需

要明确相应的使用权限。普通数据可以对共享的范围进行拓展；但是机密数据就需要特定的人

员使用；关系到数据结构、原程序文件等，程序开发人员或者是主管人员能够使用，这样能够

有效地提升电子档案的安全性能，减少修改档案的情况。

二、提升会计工作人员的业务能力，提升其电算化素质

要想推进会计档案管理工作的电算化，就对会计工作人员提出了更高的要求，不仅需要具

备专业的知识，还需要有较强的计算机水平，能够熟练地应用计算机的相关功能，电算化软件

维护和系统安全有很高的要求，因此，提升管理人员的电算化能力很重要，进而提升电子档案

管理的水平，给会计提供可靠的信息，维护日常工作的正常开展，提升软件的开发水平。电算

化并不是一蹴而就的，而是需要不断优化的，这就要求档案管理人员具备较高的素质，构建一

支高素质的管理队伍十分重要。会计档案部门要有具备微电子、通信以及计算机等方面学历的

技术人员，进而优化当前业务人员结构单一的问题。企业需要注重对这些人员进行继续教育，

将分层次、分阶段培训作为原则，还需要结合业务的需要，加强对他们电算化技术和新方法、

技术的培训，进而促进他们电算化技能的提升。企业还需要构建科学的绩效考核评价机制，对

于业务能力好的人员要进行相应的奖励，鼓励有关人员能够更快地掌握电算化管理业务。

三、加强设施建设，为软硬件提供保障

要推进会计档案管理工作的电算化，就需要具备良好的软硬件基础设施作为保障，这是开

发利用档案资源的前提，其中心就是档案信息网络，关系到档案信息的各个操作环节，如传输、交换以及共享。这就要求部门领导能够改变以往的理念，充分认识到计算机网络技术的优势，

看到其对会计档案管理工作的积极影响，进而增加在这方面的投入，将会计档案电算化加入到

工作计划中，还需要当作考核的一项重要内容。主管领导需要提升对此的重视程度，掌握工作

的具体情况，提出相应的要求，有针对性地布置任务，为管理工作的开展提供指导作用，对于

工作中的困难要积极帮忙解决。要提升会计档案电算化管理的效果，就需要提供有效的存放仓库，里面的环境需要满足会计档案的存放要求；还需要购置高清晰度的激光打印机；要选择和

本部门业务要求相适应的软件功能；还要提升系统安全防护。通过各种措施，让软件和硬件方

面都可以得到保障，为会计档案管理工作电算化的发展奠定良好的基础。

四、结束语

综上所述，当前企业领导需要充分认识到会计档案管理电算化的重要作用，要结合其特点，构建相关的制度，加强人员的业务能力，加强软硬件的基础设施建设，为推动其电算化奠定良

好的基础。

【参考文献】

[1]潘正梅.浅谈会计电算化产生的背景及改进措施[J].军民两用技术与产品,2016(12).

[2]吴金城.如何保证电算化会计档案的安全[J].中国高新技术企业(中旬刊),2014(01).