足球俱乐部档案管理办法

XX足球俱乐部档案管理办法

1、目的

为加强公司档案管理，提高档案管理水平，有效保管和利用档案，为公司进一步发展提供服务，根据《中华人民共和国档案法》及相关法规、制度，结合公司实际情况，制订本办法。

2、适用范围

本办法适用于公司档案的收集、整理、移交、保管、借阅、利用、销毁工作。

3、职责

3.1行政及人力资源部设一名档案管理员，负责接收、整理、保管公司各部门档案，指导各部门档案管理工作。

3.2行政与人力资源部、法律及合规部、竞赛部、财务部应指定部门专（兼）职档案员，负责按附件中《归档范围》收集、整理本部门档案，并按规定时间向公司行政及人力资源部档案管理员移交档案。

4、主要内容

4.1 合同档案编码

4.1.1档案管理员按《合同分类、编号规则、保管期限一览表》（详见五）完成公司合同编码的分类工作。

4.1.2《合同分类、编号规则、保管期限一览表》由公司各部门根据当前部门职能讨论产生，收集范围应包含但不限于本《合同分类、编

号规则、保管期限一览表》内容。《合同分类、编号规则、保管期限一览表》应由各部门于每年年底牵头梳理，以防因部门职能变化而遗漏重要档案。

4.2档案分类、编号

4.2.1 一级类目设置

4.2.1档案分类：因职能不同，俱乐部与各专业集团的档案类目不同。

4.2.2 XX足球俱乐部，缩写为：ICBC。

4.2.1.1二级类目设置

根据不同问题及事项设置二级类目

4.2.1.1.1行政合同:行政管理类的相关合同。

4.2.1.1.2人力合同：人力管理类（包括深足俱乐部员工、一线队球员、预备队球员、青训队球员）的相关合同。

4.2.1.1.3财务合同：财务管理类（包括融资、肖像权等）相关合同。

4.2.1.1.4运营合同：运营管理类（包括场地改造、球场租赁、草坪整改等）相关合同。

4.2.1.1.5商务合同：商务管理类（包括球场广告投放、队歌制作、宣传片制作等）相关合同。

4.2.1.1.6竞赛合同

根据深足俱乐部一线队球员和预备队球员的球队运作设置：球员和教练的合同，有关球队的人员转会合同；

根据合同签署的时间设立年月日，例如：2017年1月22日，缩写为20170122；

根据合同签署顺序设立相关的编号，举例：深足俱乐部于2017

年1月22日签订了两份行政部门合同，则第一份合同编号为001，第二份合同编号为002。

4.2.1.1.8 俱乐部合同的一级类目、二级类目、名称及代码详见《合同分类、编号规则、保管期限一览表》。

4.2.2合同编码

行政档案（XZ ）、人力档案（RL ）、财务档案（CW ）、竞赛档案（JS ）、运营档案（YY ）、商务档案（SW ）、青训(QX ）

4.2.2.1二级类目编码

编号方法：XX 足球俱乐部缩写、一级类目代码、二级类目代码、年月日，用“-”连接。举例说明：

ICBC-XZ-20170122-001

4.3档案收集

4.3.1档案管理员按《归档范围》（详见附件一）完成公司档案的收集工作。

4.3.2《归档范围》由公司各部门根据当前部门职能讨论产生，收集范围应包含但不限于本《归档范围》内容。《归档范围》应由各部门于每年年底牵头梳理，以防因部门职能变化而遗漏重要档案。

4.4档案分类、编号

4.4.1档案分类：因职能不同，俱乐部与各专业集团的档案类目不同。

4.4.1.1公司设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目

一级类目代码（SZFC ）

二级类目代码（行政类目）

合同顺序

年月日 （2017年1月22日）