用excel制作自动记录的考勤表

用 Excel 制作自动记录的考勤表

作为一项规章制度，几乎每个公司、部门都要进行考勤登记，其结果一般都和工资挂钩。传统的考勤登记方式不外乎以下两种：一是在制作、印刷好的考勤表上填写员工的姓名，然后由考勤员每天记录各员工的迟到、早退、病假、事假、旷工等情况，再在月末进行统计；另一种就是使用“打卡机”，在人员比较多的单位用得比较多，末了也要考勤员记录和统计。传统考勤方式的缺点不言自明：工作量大、出错几率高、需要专用设备、统计分析麻烦。你可以用 Excel 制作简单、快捷、准确的考勤表。

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1.制作考勤表的基本框架首先要进行的工作当然就是新建工作簿，在工作表中输入姓名、日期，制订考勤表的基本框架。

（1）启动 Excel ，新建一个工作簿，命名为“ 2004年员工考勤表”，在工作簿中建立 12 个工作表，分别记录每个月的考勤状况，将每个月的工作表依次命名为“一月”、“二月”、“三月”等。

（2）在当月工作表的 A1、B1 单元格中分别输入“姓名”、“日

期”，在A2单元格中输入第1个员工的姓名，接着选择A2、A3单元格，然后点击“合并及居中”按钮将两个单元格合并为 1 个单元格，按照以上方法录入其他员工的姓名。

（3）在单元格C1中输入“ 1-1 ”，程序将自动转成“ 1月1日” （这里假定考勤从1月1日开始）。用鼠标点选单元格 C1，并移动鼠标到单元格的右下角，待出现实心“十”字的填充柄后，按住左键拖动到需要

的位置，这样在 1月 1日后便形成了一个日期序列。

(3)点击日期序列最后的“自动填充选项”智能填充标记，选择“以工作日填充”命令，程序便自动将星期六、日去掉，不计入考勤日期。

(4)默认情况下日期格式是某月某日，其实我们可以统一去掉

前面的月。框选整个日期行，然后点击“格式T单元格”菜单命令，在出现的“单元格格式”对话框中点击“数字”选项卡。在“分类” 列表中点选“自定义” 项，在类型框中输入“ d" 日 "”，然后点击“确定”按钮。这样选区中的日期格式就全变了。

2.录制记录上下班时间的宏

在制作完考勤表的基本框架后，我们接着就需要录制一个记录员工上下班时间的宏：

(1)点选工作表中的任意单元格，然后点击“工具T宏T录制新宏”菜单命令，进入“录制新宏”对话框。在“宏名”框中输入准备录制的宏的名称——“返回当前时间”，“确定”后即进入宏的录制阶段。

(2)输入公式“ =NO() ”，然后按回车键，接着点击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮结束录制。

这样，“返回当前时间”宏便录制完了，执行此宏将在活动单元格中返回当前的日期和时间。

3.制作宏按钮

接下来就是在 B 列中制作一些按钮，用来调用“返回当前时间” 的宏，以记录员工上下班时间。下面我们就一起来看看其具体制作步骤：

(1)点击“视图T工具栏T绘图”菜单命令，打开“绘图”工具栏，

接着选择“绘图”工具栏中的“绘图T对齐T对齐网格”项。这一步的主要

目的是使后面绘制的按钮尺寸正好和单元格一样大。

(2)点击“视图-工具栏-窗体”菜单命令，打开“窗体”工

具栏，然后点击“窗体”工具栏上的“按钮”，接着在单元格B2中

拖动鼠标绘制一个按钮， Excel 将自动打开“指定宏”对话框，点选其中的“返回当前时间”宏，并点击“确定”按钮。这一步的目的是将“返回当前时间”宏指定给按钮，这样，点击按钮便会执行此宏。

(3)点击按钮，将按钮上的文字更改为“上班”，并对文字大小、字体进行设置。然后点击“绘图”工具栏上的“选择对象” 按钮，并按住Ctrl键，用鼠标将刚才制作的按钮拖到 B3中，即将制作好的按钮复制到B3中，并将按钮上的问题更改为“下班”。

注意：如果不按下“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮，则点击按钮后，将执行“返回当前时间”的宏命令。

(4)确认“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮被选中，点击“下班”按钮，然后按住 Shift 键再点击“上班”按钮，将两个按钮

同时选中。点击Ctrl键，用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到 B列的其余单元格中。

4.记录出勤

有了前面的制作，出勤的记录就非常简单了：只需点选待插入上下班时间的单元格，点击同一行中的“上班”或“下班”按钮即可。当然如果是“事假”、“病假”等则需要直接输入。不过点击“上班”、“下班”按钮返回了很长一串数字，其实我们只需要诸如“ 13:30 ” 这样的时间即可。因此，需要作如下设置：

选中整个考勤记录区域，然后点击“格式T单元格”菜单命令，

在出现的“单元格格式”对话框中点击“数字”选项卡，在分类框中选中“时间”，在“类型”框中点中“ 13:30”，最后点击“确定” 即可。

接下来我们需要做的一件事情是：把出勤记录由公式结果转换成具体的时间数值。否则当公式被重新计算后，其结果将更改。选中表中的所有数据单元格，点击右键选择“复制”命令，点选“编辑T选择性粘贴”菜单命令，在“选择性粘贴”对话框中选中“数值”项，然后点击“确定”按钮即可。

5.月末统计

一般来说，月末会是考勤员最忙的时候。为什么呢？因为他们需要对整月的考勤进行统计，但在本例中，只需要用简单的公式和函数，便能很容易进行月末统计，具体操作如下：

（1）在日期行之后的单元格中依次输入“迟到” 、“早退” 、“病假”、“事假”等需要统计的项目。并将这几列中的单元格上下两两合并，使之对应于姓名行。

(2)点击单元格Z2,然后键入公式“二C0UNTIF(C2:Y2, ">830")” (这里假设上班时间为8:30 )，并按回车键，Z2单元格中便会出现

“XX’所有迟于8:30上班的工作日天数。同理在 AA2单元格中输入公式“二COUNTIFC3:Y3, "<17:30 ” ")”(假设下班时间为 17:30 ), 并按回车键，AA2单元格中便会出现“ XX’所有早于17:30下班的工作日天数。

(3)点击AB2单元格输入公式“二COUNTIF(C2:Y3,"事假")”, 并按回车键确认，AB2单元格中便出现了“ XX’本月的事假次数。按照类似的方法在单元格 AC2 AD2 AE2输入公式，公式的具体内容跟 AB2中的类似，只需将