商务谈判组织与管理

第二章商务谈判的组织与管理

商务谈判活动离不开周密的组织与管理，特别是一些大型技术引进项目的商务谈判,往往是一项综合性活动，其谈判内容庞杂、涉及范围广泛。势必必须要求对诸如:谈判团队的构成、谈判人员的素质、谈判环境的分析、谈判对手的分析、谈判计划的制订、谈判现场的安排、谈判活动的管理七个方面对进行组织与管理。

第一节商务谈判团队的构成

一、谈判团队的构成

要实现谈判的预期目标，提高谈判效率,谈判团队的构成起着决定性的作用。在组团时要掌握以下原则:

1、结构合理

结构合理是指商务谈判团队的人员阵容中，年龄结构、知识结构和性格结构需要根据具体项目的大小、内容和难易程度来加以确定,做到年龄互补、知识互补和性格互补，这是商务谈判团队构成的基本原则。

2、规模适度

规模适度是指商务谈判团队要根据谈判对手的特点、项目的重要程度来配备谈判人员的人数，少而精的谈判团队往往容易发挥出谈判人员的最大潜能,易于集中意见,能够随机应变应对谈判。通常情况下，

●大型项目的谈判团队往往由团长(组长）、商务人员、技术人员、财务人员、律师(法

律顾问)、翻译人员等若干人员组成。在谈判全过程中，参谈人员也非一成不变,随着各个阶段内容的不同,谈判人员可以随时变更。如：在谈判开始阶段，负责起草协议的律师就无需到场;在协议阶段,技术人员、财务人员已完成使命;至于专家们可以作为谈判顾问而不是正式成员的身份出席谈判。

●小型项目的谈判小组的最佳规模往往为4人左右；

●货物贸易合同的谈判往往是单枪匹马进行。

3、分工明确

分工明确是指每个谈判人员都要有明确的分工，谈判中工作不得越位,角色（身份、职能)不得混淆,以便通力合作,协同作战。

由于谈判的具体内容、范围、性质、经验、素质和能力的不同,谈判团队的人员的构成也会不同，但是无论团队构成如何确定，都必须符合取胜（达标、双赢)、高效、易控的基本要求。

二、谈判人员的分工

商务谈判团队组成后,要对成员进行明确的分工,除了谈判团队的负责人外，最重要的是还需确定主谈人和辅谈人，及其谈判中的地位、职责。

1、谈判团队负责人

谈判团队负责人是谈判团队的核心,直接关系谈判的成败。必须具备自信心、决策能力、观察判断力、组织协调沟通能力、激励能力等。

负责人的职责是:代表本方利益组织谈判，负责上传下达，充分调动他人的积极性、主动性和创造性,发挥他人的能力、智慧和作用。

２、主谈人

在商务谈判的全过程(或某一阶段或针对某个具体议题），以主谈人的立场和观点为主进行谈判。主谈人必须具备广泛的知识、丰富的谈判经验、思维敏捷、善于分析和决断、较强的应变和表达能力、驾驭谈判进程的能力、熟练相关专业技术,能与谈判团队中的其他成员团结协作,默契配合。

主谈人的职责是:代表本方做正式发言、全面负责谈判事宜、确定谈判方案、协调谈判的筹备工作、通过谈判策略和技巧的实施以实现谈判目标、调动积极性形成合力、及时汇报、组织谈判文件的记录起草修订和签署(需经授权）。

谈判团队负责人与主谈人都是谈判能否达到预期目标的关键人物。在大型商务谈判活动中，谈判团队负责人往往也是商务谈判的全过程的主谈人。

３、辅谈人

辅谈人也称陪谈人,是指陪同、配合、协助主谈进行谈判的其他所有谈判人员(如商务人员、技术人员、财务人员、律师或法律顾问、翻译人员等)。

辅谈人的职责是：做好主谈人的助手和参谋、参与谈判方案的制订、必要时适时提醒主谈人、为主谈人提供必要的补充发言(通常需经主谈人同意)、参与谈判文件的记录起草修订和签署。

4、主谈人的变更

在商务谈判中,往往并非在谈判的全过程中自始至终、一成不变地都由一人担当主谈人,特别是在大型的商务谈判中,往往在某一阶段甚至某个具体议题的谈判中,指定一个临时的主谈人。比如：

●商务条款谈判时，以商务人员作为主谈人，技术、财务和法律等人员则处于辅谈人

的地位；

●技术条款谈判时，则以技术人员作为主谈人,商务、财务和法律人员则处于辅谈人的

地位。

5、谈判人员的配合

在商务谈判活动中,团队负责人、主谈人、辅谈人等成员间的配合对于谈判是否取得成功至关重要，有时甚至可以起到决定性的作用。但是，谈判团队成员间的配合，绝不是一朝一夕可以达到的,往往需要长期的磨合。

特别是在谈判过程中,本方的一切重要的、关键的观点、评价、意见和结论都必须由主谈向对方表述，辅谈不得随意谈论和发表个人的观点，特别是不能谈论和发表与主谈不一致的意见。

在主谈发言时,一个称职的辅谈应该自始至终以言谈或举止等尽可能的方式予以支持，如可以采用口头语言、肢体语言、面部表情、纸条、文件、图片、实物等方式。

当对方刁难、攻击主谈时，辅谈可以及时向对方予以反驳，使主谈摆脱困境，维护主谈的地位,加强主谈的谈判威望;当谈判内容涉及到辅谈所熟知的专业问题时,辅谈可以及时向对方提出详尽、充足的论据。

第二节商务谈判人员的素质(教材不全面)

商务谈判人员的成长环境、教育背景、生活经历等会对其综合素质产生较大的影响、使谈判人员的综合素质有着极大的差异,这些差异主要体现在:性格(ｃharａcter)、品行(moraｌity）、能力(ａbilitｙ)等方面。现代商业谈判对谈判人员的综合素质的要求越来越高,这些差异成为直接影响谈判的进程和结果的重要因素之一。

一、性格

优秀的谈判人员除了要具有良好的气质外还要有良好的性格,某种意义上讲,两者较大程度分别是源于先天和后天的。

心理学家们对于性格的定义多达50种，我们平常所说的外向、内向、好强、固执、坦诚、腼腆、文雅、温柔、柔弱等性格只是具体性格的不同表现形式。教材在p．42的2．2.3商务谈判团队成员的性格构成一节中,将谈判人员的性格分为：独立型、活跃型、急躁型、顺应型、精细型、沉静型等。这里,我们从商业谈判的角度出发,分为:权力型、说服型、执行型、疑虑型。