秘书实务之会议工作案例

秘书实务之会议工作案例

一、会前准备

案例1、（发会议通知）

天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下：

初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有此主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。

案例2、（会议资料准备）

天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设

备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。国有多家国外

公司竞标，所以材料很多。初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看见资料，从而影响了会议的进度。

案例3（拟议会议议程与日程）

天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标，以及人员招聘、选拔等问题。秘书钟苗在编制议程前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定奇，然后将要讨论的问题排上顺序。在设计具体的议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排一下，便打印交给了上司。如图：

上司认为这份议程表有问题，需要修改。

案例4（经费预算）

天地公司新产品发布会经费预算

公司定于2003年1月15日在金都大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。

一、场地租用费

金都大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元。

二、摄像设备租用费

拟租摄像机2台，每台每天租金2000元，共计4000元。

三、聘请专家咨询费

拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。

四、宴请费用

10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。

五、交通费用

租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。

六、会议用品费

资料限制费：每份宣传资料成本为5元，需中制2000份。共计10000元。

七、纪念品

到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元，此次会议经费总计10万元。

此预算提交总经理办出会审查批准。

会议筹备小组

二00四年一月三日案例5、

天地实业总公司第六届职工代表会议方案

天地实业总公司党委：

根据市总工会的指示，考虑我总公司第五届职工代表大会选出的领导班子已任期届满，总公司工会研究决定，于2003年11月20日至22日，在总公司俱乐部召开第六届职工代表大会。现将会议方案报告如下：

一、会议任务。召开总公司第六届职业代表大会，总结上届工会委员会工作，选举第六届总公司工会委员会，研究在“十五”计划期间，如何根据新形势。新任务刑展工会工作。

二、会议代表名额。出席第六届职工代表大会的代表，仍按总工会会员的比例，下达到各基层单位，通过民主选举产生。全公司共选上出席代表大会的代表80人。基层单位代表名额分配表附后。

三、会议议程及日程。11月20日，由第五届工会委员会主席赵丁一作《天地实业总公司2002年的来工会工作总结报告》，并交与会代表读者论代表讨论审议。11月21日，选举产生总公司第六届工会委员会。然后讨论在“十五”期间，如何根据新形势，新特点开展工会工作，并制订出第六届工会委员会工作规划。

四、会议召开办法。大会小会相结合，开幕式、闲幕度为大会，讨论分大会与小会两种形式。在小组讨论的基础上，各组选出代表，就“十五”期间的工会工作，在大会上发言。

五、会议的准备工作，拟组织两个精干的小组，分别总结上届工会委员会工作，起草下届工会委员会工作规划。准备作力争在11月18日之前完成。代表的选举工作，也在11月18日之前完成。

六、会议经费。因这次会议时间不长，又在总公司内召开，所需经费很少，我们研究，可由工会会费支出。

七、会议的后勤保障。与会代表将统一安排在公司招待所住宿住宿。伙食标准：每人每天100元，自助餐形成。22日晚安排会餐，公司车队将派出两辆大轿车供会议使用。

八、开幕式上，拟请党委书记明磊同志讲话。闭幕式只请主管工会工作的李书记讲话。

拟上报告，如有不妥，请指示。

二、会议中的服务

案例6、（接站）

天地公司定于2003年2月15日在京召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员，技术人员近百人参加。秘书初萌负责安排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺额一定的经验，降使部分与会者没能找到接站处，费了很大围折才找报到地点，因而损害了企业的良好形象。

案例7、（会中协调）

天地公司的新产品发布会即将开始，总经理秘书高叶正站在会议大厅的入口处，她一边做着最后的检查，一边在算着嘉宾的到来。她发现主席台

上放置的名签有问题，一位董事因故不能前来，名签却没有撤掉，而另一位嘉宾刚刚来电话说要来，签名还未准备好；这时他的手机又响了，原来是接电话台记者的汽车在路上抛错了，重新源转经来不及了；同时会议秘书组的人员来报，宣传材料不太够；此时嘉宾已陆续到来。

案例8、

天地实业公司生产部经理，经常通过召待会议来解决问题和处理工作，同时他自已又必须参加很多上司主持召开的会议。他感觉整天忙于各种会议，无暇处理，还造成了工作上的被动，为此下决心改进会议。

进去，他每召集一次会议，不管会议内容是什么，总是要求下属所有的负责人来开会。结果，会议规模很大。每位参加者为了表示对会议重视，大都至少提出一个问题，而多数问题，都与会议议题无关，这就难免使会议时间拖得很长。究竟怎样确定与会人员的范围才合理呢？经过认真分析研究，他找到了一个两全其美的办法。这就是：会前，先分发一份会议须知单，内容大都为：某月某日某点，在某会议室，讨论某问题，已邀请有关领导同志参加讨论，如你认为需要了解有关情况或愿参加讨论，届时出席。未到会者，我们将于会后立即送上会议讨论纪要，供你参考并提出意见。

进去每次会议都要十多人参加，并且时间很长。而现在只有少数几个人参加，再加一个记录的秘书，用一个小时左右就会把会开完了，而且也没有人感怠慢。

案例9、

天地公司总裁秘书施林受总裁委托，去公司的生产车间主持第一季度的生产运营会议，会议开始时，她首先发言道：“今天，我们主要谈一谈2004