秘书学考试题及答案

秘书学考试题及答案一、填空题1、秘书活动的产生必须具备两个基本条件:一是(秘书活动产生的前提条件即社会管理组织)的出现;二是(秘书活动产生的必要条件即文字和公文)的出现。

2、公文处理包括(收文处理)、(发文处理)和(公文处理)三个基本环节。

3、礼仪基本内容包括(仪容)、(仪表)、(仪姿.仪态)、(气质风度) 。

4、办公室管理包括四个要素:(组织目标)、(符合目标的运转方式)、(管理人员)和(科技管理手段) 。

5、秘书是在各种社会组织中，为领导者或私人(办文)、(办会)和(办事)的参谋和助手。

6、秘书面临的沟通有两种形式:(纵向沟通)、(横向沟通) 。

7、(会议纪要)，适用于记载、传达会议情况和议定事项。

8、(调查报告)是对某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究成果而写出的有情况、有分析的书面报告。

9、我国现行的13种行政公文中最典型的上行文种是(请示)和(报告)，既可上行又可下行，还可平行的公文文种是(函)。

10、办公室布局一般有(封闭式)和(开放式)两种。

传统的办公室主要是(封闭式)的，现在较多采用(开放式)布局。

11、秘书在商务场合的着装应做到四个协调:与(环境)协调、与(社会角色)协调、与(自身条件)协调和与(时节)协调。

12、秘书工作的主要构成要素可以概括为(办文)、(办会)和(办事)。

二、判断题1、通知是最为常见的行政公文，属于知照性公文。

(√)2、通告的使用范围大于公告。

(×)3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。

(×)4、会议记录是记载、传达会议情况和议定事项的公文。

(×)5、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节。

(√)6、会议具有必要性、适宜性、合法性、可行性等特征。

(√)7、公文处理要遵循及时、准确、公开、统一、简化的基本原则。

(×)8、启封是秘书特有的职责，单位和领导的所有文件、信件，秘书人员都有权拆封。

(×)9、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。

(√)10、文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要及时销毁。

(√)11、接待通常包括五要素:来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式。

(×)12、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。

(√)13、名片应放在伸手可及的地方，以便随时取出，如放在裤子后口袋里。

(×)14、握手应遵循“尊者决定”的原则，即由身份尊贵的人决定双方有无握手的必要。

(√)15、跨部门的横向沟通通常采用会议、备忘录、报告等形式，其中报告是最经常采用的沟通形式。

(×)16、开放参观活动是指将组织内部有关场所和作业程序对外开放的活动。

(√)17、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准:方便;整洁舒适;和谐统一;安全。

(√)18、为他人作介绍时，应将男士介绍给女士，将职位低者介绍给职位高者。

(√)19、宴请和会谈的座次安排一般应遵循国际上“主左客右”的惯例安排。

(√)20、值班时应做到:准确、严谨、及时、热情。

(√)21、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手。

(√)22、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和具体。

(√)23、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。

(×)24、请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点。

(×)25、在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、严肃，并防止他人作弊。

(√)26、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构——太史寮。

(√)27、印章是一种标志，具有权威作用、法律效力和凭证作用。

(√)28、会见的目的是正式交换意见，须达成书面协议并正式签署协议。

(×)29、商务交际的礼节与礼貌主要包括:致意、介绍、握手、寒暄等。

(√)30、会见合影，按礼宾次序，一般由主人居中，以主人右手为上，主客双方间隔排列。

(√)三、选择题1、我国最早的秘书机构产生于:(A)A、商朝B、战国C、秦朝D、汉朝2、(B)的出现是秘书活动产生的前提条件。

A、皇帝B、社会管理组织C、文字D、公文3、贴黄是(D)首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。

A、商朝B、秦朝C、汉朝D、唐朝4、指出下列不属于秘书工作主要内容的选项:(C)A、办文B、办事C、办证D、办会5、汉末曹操为魏王时，设“(D)”，从此，“秘书”由指物转为指人。

A、太史B、尚书C、丞相D、秘书令6、请指出对公文处理的特点说法错误的一项。

(C)A、政治性B、时限性C、公开性D、规范性7、代表大会的会场布置要体现的是(C)气氛。

A、庄严肃穆B、热烈喜庆C、庄严隆重D、自由活泼8、下列选项不属于公文处理的作用的一项是:(D)。

A.助手作用B.枢纽作用C. 查考作用D. 总结作用9、下列程序中不属于发文处理阶段的是(D)。

A.拟稿B.审核C.缮印D.批办10、下列选项不属于会后工作的一项是(C)。

A、清理会议文件B、离会与送别C、撰写会议记录D、会议工作总结11、法规性公文以(C)日期为成文日期。

A、签发B、用印C、批准D、定稿12、官印被作为公文有效性的标记，是从(B)开始的。

A、商朝B、汉代C、唐朝D、宋朝13、(C)是指主要领导人对审核过的文稿进行最后审阅，并签字同意发文。

A、批办B、注办C、签发D、分发14、横向沟通最经常采用的沟通形式是(B)。

A、面谈B、会议C、备忘录D、报告15、秘书做好随从工作的主要目的是(C)。

A.为领导者创造良好环境B.保证领导者身体健康C.节约领导时间D.提高领导效能16、下列选项不属于办公室的办事原则的是:(D)。

A、服务原则B、高效原则C、保密原则D、分散原则17、下列选项不属于办公室日常事务管理的是:(D)。

A、邮件管理B、值班管理C、印信管理D、行政管理18、秘书应把(D)作为接待工作的主要依据。

A.领导指示B.单位条件C.来宾要求D.接待方案19、(C)曾四次担任中央秘书长和军委总政治部秘书长职务。

A、毛泽东B、周恩来C、邓小平D、瞿秋白20、“尊者决定”的原则适用于(C)。

A、致意B、介绍C、握手D、寒暄21、下列选项不属于秘书职业着装“TOP”原则是(D)。

A、整齐的B、适合特殊场合的C、舒适愉快的D、高级的22、下列中不符合设计合理的办公室环境标准的选项是(D)。

A、方便B、安全C、整洁舒适D、豪华23、接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是(C)。

A、告诉他打错了，然后挂电话。

B、告诉对方你的号码是什么。

C、仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。

D、告诉他，查清楚号码再打。

24、下列中不属于公文处理的基本环节的选项是(C)。

A、收文处理B、发文处理C、办文处理D、公文管理25、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构(A)。

A、太史寮B、丞相府C、尚书台D、太尉府26、(A)是在收文处理和发文处理中的一个共同的工作程序。

A、登记B、拟办C、批办D、用印27、(A)适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

A、报告B、请示C、函D、调查报告28、下列中不属于商务交际的礼节与礼貌的选项是(A)。

A、宴请B、致意C、握手D、寒暄29、档案集中制度产生于(D)。

A、商朝B、秦朝C、唐朝D、宋朝30、(D)是指文件承办完毕，由经办人在公文处理单上注明处理结果和处理日期。

四、简答题秘书活动产生必须具备的条件是什么?答:秘书活动产生必须具备的条件有两个:(1)秘书活动产生的前提条件，即社会管理组织的出现。

(2)秘书活动产生的必要条件，即文字和公文的出现。

2、请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么?答:秘书职业道德规范的具体内容有以下几点:(1)文明礼貌。

(2)爱岗敬业。

(3)诚实守信。

(4)办事公道。

(5)勤俭节约，消费有度。

(6)遵纪守法，熟知熟用法规。

(7)团结协作，互助友爱。

(8)实事求是，勇于创新。

3、请简述秘书工作有什么作用?答:秘书工作有以下几点作用:(1)参谋智囊的作用。

(2)事务助手的作用。

(3)枢纽的作用。

(4)协调的作用。

(5)窗口的作用。

(6)信息的作用。

4、请简述收文处理和发文处理的环节。

答:收文处理，指各单位围绕所收公文进行的一系列程序性工作，主要包括对公文的签收、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办等工作环节;发文处理，指各单位围绕所发公文进行的一系列程序性工作，主要包括对公文的拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记和分发等工作环节。

5、请简述会务工作的原则。

答:会务工作的原则包括:(1)认真领会领导意图和会议的指导思想;(2)熟悉和掌握会议的组织领导情况;(3)协助领导拟定会议安排;(4)精心组织，周到服务;(5)重视并妥善做好会议的善后工作。

6、会议纪要与会议记录有什么区别?答:会议纪要与会议记录的区别有四点:(1)性质不同。

会议纪要是规定性行政公文，而会议纪要是记录会议情况和议定事项的事物性文书。

(2)内容的繁简程度不同。

会议纪要的内容是对会议记录进行整理、提炼而形成的会议内容的要点，重点体现会议的宗旨;而会议记录是对会议情况的原始、详尽的记录，重点体现会议的过程性和具体性。

(3)形式有所不同。

会议纪要具有公文的规范格式，而会议记录的形式则比较灵活和自由，会议纪要通常采用总分式结构，而会议记录则采用顺时结构。

(4)处置方式和作用不同。

会议纪要一般可以文件的形式发布或在报刊升公开发表，用来“传达会议情况和议定事项”，而会议记录只作为内部资料，以备查考。

7、请简述接待工作的原则答:接待工作的原则有:(1)热情大方，注重实效。

(2)认真负责，细致周到。

(3)确保安全，内外有别。

(4)勤俭节约，讲究礼仪。

8、请简述办公室的办事原则答:办公室的办事原则主要包括:(1)服务原则。

(2)高效原则。

(3)保密原则。

(4)统一原则。

五、案例分析(一)意外的电话这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。

公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。

十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。

面对这种情况，于雪应该如何处理?现在于雪有这么几种选择:a、李总，对不起!我们老总正在开会，不能接听电话。

b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。

回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗?c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。

d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话!e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。

问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

答:选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方:“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗?”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。