应用文写作基础第三章第三节报告请示批复练习
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第三章行政公文
第三节报告请示批复
教学目标:
知识目标:
1.掌握报告、请示、批复三种文体的行文关系和具体写作要求与方法。
2.理解报告、请示和批复之间的区别和联系。
能力目标:
能仿照例文拟写报告、请示、批复三种公文。
教学重点:报告和请示的写法
教学方法:设问导疑、讲授讨论、比较分析
课时安排:二课时
教学过程
第一课时
[导入]
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级机关的询问时使用的公文。
请示是向上级机关请求指示、批准时使用的公文。
批复是答复下级机关的请示事项时使用的公文。
三种文体既有区别又有联系。
[新授]
一、报告
(一)报告写作的基本格式
1.标题
报告标题大多采用公文的常规写法,即可以由发文机关 + 主要内容 + 文种构成的完整标题,如《××学院关于招生情况的报告》;也可以由主要内容 + 文种构成,如《关于粮食政策性财务挂账停息的报告》。
2.上款
写明主送机关。
3.正文
(1)缘由
报告缘由,交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。缘由要能概括说明全文主旨,开门见山,起名立意。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题,然后过渡到下文,答复上级的询问。
(2)报告事项
报告事项,是正文的核心。应将工作的主要情况、措施与结果,成效与存在的问题等分段加以表述,要以数据和材料说话,内容力求既翔实又概括。
不同类型的报告,内容上各有不同的侧重点。
(3)结束语
报告的结束语应另起一行,空两个字来写。根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语,工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“请审阅”、“以上报告,请审查”;答复报告多用“专此报告”。因报告是单向性公文,所以类似“以上报告当否,请批示”的结束语是不妥当的。
4.落款
写明发文机关和日期,如标题中已有发文机关,落款处可只写发文时间。
(二)各类报告的写法
1.工作报告
工作报告的正文一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训,今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长,可标出序数分条分项陈述,也可列小标题分部分或分问题写。
基本情况,可简要交待时间、背景和工作条件;主要成绩,应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚;经验体会,是对工作实践的理性认识,要从实际工作中概括出规律性的东西,以便指导工作;存在问题,是写出工作中的缺点与不足;基本教训,是分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训;今后意见,是提出改进工作的意见,或者提出今后开展工作的建议。
2.情况报告
情况报告一般以“情况――原因――教训――措施”的结构来写。先将情况叙述清楚,然后分析情况产生的原因,接着总结经验教训,最后提出下一步的行动措施。
情况报告多数写成专题报告,其写法不强求一律,但都要力求做到:
第一,内容集中、单一,突出重点,抓住事物本质,实事求是地反映情况。
第二,把情况和问题讲明白,把事情的经过、原委、结果、性质写清楚。
第三,若要提出处理意见和建议,要写得具体、明确、简要,尤其是注意提出意见、建议的写作角度,不能在报告中夹带请示事项。
第四,情况报告写作要及时,以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。
3.建议报告
建议报告的内容一般比较集中,多写成专题报告。
正文可分为情况分析和意见措施两部分。
情况分析部分可介绍情况、分析问题,或者说明提出意见建议的目的、原因和依据。这部分一般写得较简明。
意见措施部分是此类报告的写作重点,要求切合实际地提出做好某项工作的意见、措施、建议。这部分往往采取条文式写法,并且每条开头常有一个提示句。
多数建议报告是有待上级机关批转的。
结语常用:“以上报告如无不妥,请批准有关单位执行。”
4.答复报告
答复报告一般写答复的意见或处理结果,是依据上级要求回答的问题进行写作,所以要写得周全而有针对性。这种报告内容针对性最强,上级询问什么,就答复什么,有问必答,答其所问,不能答非所问。表述要明确、具体,语言要准确、得体,不可含糊其辞、模棱两可。
它的正文包括答复依据和答复事项两部分。答复上级要求回答的问题,要写得十分简要,有时一两句话即可说明。答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果,既要写得周全,又不要节外生枝,答非所问。正文写法比较灵活,或先写依据,后一并答复,或边写依据,边逐一答复。
(三)例文评析
1.要正确使用文种
对于报告,受文机关不用答复,因此,报告与请示不能混用。报告事项不得夹带请示事项,否则会因报告不需批复而影响请示事项的处理和解决。
2.要重点突出
报告的内容要根据主题的要求来安排,分清主次轻重 , 不要面面俱到。要注意处理好点和面的关系,既要有典型的事例,又要有面上的综合性的情况,条理清楚,逻辑严密。
3.材料要真实
向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度,如实汇报,不能夸大和虚构成绩或情况,欺骗上级。所以,起草报告的人员,应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。
第二课时
二、请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
凡是下级机关无权解决、无力解决以及按规定应经上级决断的问题,必须正式行文向上级机关请示。
(一)请示的种类
根据请示的内容和目的不同,可以将其分为三类。
1.请求指示的请示。需要上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定的,对如何处理新情况作出明确的指示等请示,即属此类。这类请示,多涉及政策上、认识上的问题。
2.请求批准的请示。这是请求上级解决某些实际困难和问题,或要求对本单位处理某个问题的意见作出批示的请示。这类请示,多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题。
3.请求批转的请示。职能部门针对涉及面广的某些工作提出了处理意见和办法,需要有关方面协同办理,但按规定又不能要求平级机关和不相隶属的机关照办,而需要请求上级领导机关或综合部门审定后批转有关方面执行。
(二)请示的写法
各类请示的写法基本一致。
1.标题
由发文机关、事由和文种构成,如《××市××区人民政府关于解决优质西瓜生产基地建设资金的请示》。不能写成“请示报告”或“申请”。标题中的事由要明确,语言要简明。
2.上款
一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式;受双重领导的机关向上级机关请示,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。
3.正文
(1)请示缘由
请示缘由是上级机关批准的依据,应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。这部分是为请示事项做铺垫的。简要不意味着简单化,必须讲清情况,理由充足,不能笼统、含糊,不能夸大事实,这样才能有说服力。
(2)请示事项
请示事项是请示的核心,就是要将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出,请求上级机关作出答复。内容要具体,所提建议和要求要切实可行;用语要明确肯定,不能含糊其辞;若内容多,可分条列项;语气要得体,一般应写“拟”怎么办,而不能写“决定”怎么办。如需要上级机关审核、批准的事项,要进行具体细致地分析,还可提出处理意见和倾向性意见,供领导参考。提出的请示,要符合有关方针、政策,切实可行。
(3)请示要求
请示要求是请示的结语部分,为了使请示的事项得到答复,发文机关应明确提出要求解决问题的方法或途径。一般是另起一行空两字书写。请示结语语气要谦恭,常用的结语有:“以上请示当否,请批复”、“妥否,请批复”、“特此请示,请予批示”、“请批准”、“请指示”等等。若是请求批转的请示,则以“以上请示如无不妥,请批转各地执行”等语作结。
正文根据内容的多少,可分别采用篇段合一式、三段式或总分条文式结构。
4. 落款
写明发文机关和成文时间。
(三)请示写作的注意事项
1.坚持一事一文
内容力求单一,切忌把互不相关的事写在一件请示里,使上级机关难于批复,以致影响工作。
2.避免多头请示